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Grundlagen der Buchhaltung für Selbstständige

Buchhaltung · 16.02.17 17:18 · Monika Butterweck

Buchhaltung für Selbstständige Freelancer EÜR Papierlos Grundlagen

Im Traum von der Selbstständigkeit ist meist kein Platz für Papier- und Finanzkram. Umso böser das Erwachen, wenn man feststellt, dass die Buchhaltung dennoch gemacht werden muss. Das kann im ersten Moment überwältigend sehr viel, sehr langweiliger Arbeit sein, doch je schneller du dich organisierst, desto einfacher wird deine Reise durch den Zahlendschungel.

Was es ganz grundsätzlich zu beachten gilt, damit die Buchhaltung nicht zum Albtraum wird, hier in unserem Blog:

In der Regel hast du als Freiberufler, Selbstständiger oder Kleinunternehmer vereinfachtes Spiel. Dank Kleinunternehmerregelung bist du nicht an doppelte Buchführung gebunden. Steuererklärung und Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) reichen deinem Steuerberater am Ende des Geschäftsjahres völlig aus. Falls du dir nicht sicher bist, ob die Kleinunternehmerregelung in deinem Fall greift, frage am besten direkt bei deinem Steuerberater nach.

Die EÜR mag zwar eine vereinfachte Form der Buchführung sein, doch auch sie muss sorgfältig geführt werden. Ohne gut organisierten Papierkram kommst du nicht weit.

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Korrekte Aufbewahrung macht die EÜR zum Geschenk für Selbstständige

In der EÜR dokumentierst du alle Einnahmen und Ausgaben deines Unternehmens. Der Überschuss der Einnahmen über den Ausgaben ist dein Gewinn. Jeder Betrag muss aufgezeichnet und belegt werden, daher ist es zwingend, Rechnungen aufzubewahren. Dazu kann der metaphorische Schuhkarton oder ein Aktenordner herhalten, doch heutzutage gibt es computerbasierte Programme, die deine Belege übersichtlich, sicher und ganz ohne staubigen Schuhkarton aufbewahren. Meist brauchst du die Papierrechnungen nicht mehr und kannst die digitalisierten Rechnungen einfach per E-Mail an deinen Steuerberater schicken. Doch bevor du etwaige Belege auf Papier vernichtest, kläre es zunächst mit deinem Steuerberater ab. Nicht, dass das Finanzamt am Ende doch noch einen Papierbeleg braucht.

Bei digitalen Rechnungen sieht die Situation ganz anders aus. Dort „kann“ nicht nur digital aufbewahrt werden, es muss digital aufbewahrt werden. Du kannst eine Rechnung, die du im Original als PDF-Datei erhalten hast, nicht einfach ausdrucken und in einen Ordner legen. Du musst sie zwingend digital, in dem Format, in dem sie bei dir eingegangen ist, aufbewahren.

Gute Organisation = Unkomplizierte EÜR

Übersichtlichkeit nimmt dir einen Haufen Arbeit ab, vor allem, wenn du deine EÜR selber erstellen willst. Daher ist es ratsam deine Belege zu kategorisieren. „Einnahme“ und „Ausgabe“ sind als Kategorien schon mal ein guter Anfang. Doch auch Spesen, wie Fahrt- oder Reisekosten, sollten sorgfältig kategorisiert werden. So wird die EÜR zum Kinderspiel und du behältst einen guten Überblick über den Finanzstatus deines Unternehmens.

Achte auf einige grundlegende Dinge:

  • Notiere alle Einnahmen und Ausgaben chronologisch in der EÜR
  • Bewahre ohne Ausnahme alle Belege sorgfältig auf
    • Papierbelege bestenfalls auch digitalisiert aufbewahren
    • Digitale Belege zwingend im Originalformat aufbewahren
  • Kategorisiere deine Belege (Einnahme, Ausgabe, Spese, etc.)

Wenn man weiß, worauf man achten muss, macht Buchhaltung vielleicht nicht gleich Spaß, bereitet aber auch nicht mehr so viel Angst. Verfolgst du die Grundlagen gewissenhaft, sparst du dir Zeit, Nerven und Geld zum Ende des Geschäftsjahres.


Holvi vereint alles, was moderne Selbstständige brauchen, in einem digitalen Geschäftskonto. Die nützlichen Zusatzfunktionen wie automatisierte Buchhaltung und Rechnungserstellung helfen dir, dich wieder auf deine Kernkompetenzen zu konzentrieren. Überlasse Holvi die nervigen Aufgaben und sei wieder Macher!

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