Du hast mal wieder einen Beleg verloren oder er ist in der Wäsche gelandet? Damit das nie wieder passiert, kannst du mit Holvi deine Belege einfach per App scannen. Welche Vorteile die digitale Belegerfassung hat, erfährst du in diesem Artikel.

Warum Selbstständige ihre Belege erfassen müssen

Als Nachweis für die Buchhaltung

Belege sind ein wichtiger Bestandteil deiner Buchhaltung. Sie dienen als Nachweis, dass eine Ausgabe für dein Unternehmen tatsächlich stattgefunden hat. Ohne dazugehörigen Beleg kannst du die betriebliche Ausgabe nicht steuerlich geltend machen. Abgesehen von der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von Belegen, liegt es aber auch in deinem eigenen Interesse, Belege nicht zu verlieren.

Für den Vorsteuerabzug

Als Unternehmer profitierst du vom sogenannten Vorsteuerabzug. Vorsteuer nennt man die Umsatzsteuer, die Unternehmen beim Erwerb von Waren oder Leistungen an den Lieferanten oder Dienstleister zahlen. Als Selbstständiger und Unternehmer kannst du die gezahlte Vorsteuer vom Finanzamt zurückholen bzw. von der Summe der von dir eingenommenen Umsatzsteuer abziehen. Dadurch verringert sich die Umsatzsteuerzahllast, also der Betrag, den du in regelmäßigen Abständen an das Finanzamt abführen musst.

Für die Steuererklärung

Außerdem kannst du betriebliche Ausgaben in deiner Einkommensteuererklärung gelten machen. Den Gewinn ermittelst du, indem du alle betrieblichen Ausgaben von deinen Einnahmen abziehst. Da die Einkommensteuer nur auf den Gewinn erhoben wird, lohnt es sich natürlich, alle Ausgaben im zugelassenen Maße abzusetzen. Jeder verloren gegangene Beleg bedeutet letztlich verlorenes Geld.

Warum Belege digital erfassen?

Belege als Bild oder PDF-Datei zu speichern und zu verwalten ist sehr bequem und bringt dir viele Vorteile:

1. Du erledigst deine Buchhaltung ganz nebenbei

Wenn du sofort nach dem Kauf ein Foto von dem Beleg machst und ihn mit der Holvi-App speicherst, ist die Buchhaltung so gut wie erledigt. Du musst Belege nicht mehr später manuell zusammensuchen und mühevoll einzelnen Transaktionen zuordnen.

2. Du sparst wertvolle Zeit

Dank der digitalen Belegerfassung gehören nervtötende Zettelwirtschaften der Vergangenheit an. Dein Steuerberater hat Zugriff auf alle relevanten Daten, ohne dass du physische Ordner und Papiersammlungen durch die Gegend transportieren musst - eine Win-win-Situation, die Zeit und Kosten spart.

3. Du siehst in Echtzeit deine Umsatzsteuer

Holvi berechnet deine Umsatzsteuerzahllast automatisch. Wenn du deinen gesamten Zahlungsverkehr über Holvi abwickelst, werden die jeweiligen Steuerbeträge für Einnahmen und Ausgaben gespeichert. Dank der praktischen Umsatzsteuerreports gehören mühevolles Rechnen und Fehler der Vergangenheit an.

Wie funktioniert Belege erfassen mit der Holvi-App?

Zu alle Transaktionen in Holvi kannst du bequem den dazugehörigen Beleg hochladen. Zum Beispiel für Überweisungen, Kartenzahlungen und Spesen.

Belege zu einer Kartenzahlung erfassen

1. Installiere die Holvi-App.

Die Download-Links für Android und iOS findest du auf unserer Seite zur Holvi-App.

2. Bezahle per Karte.

Nach jeder Zahlung mit deiner Business Mastercard erhältst du eine Benachrichtigung auf deinem Smartphone.

3. Scanne den Beleg und ergänze Buchhaltungsinfos.

Tippe auf die Benachrichtigung, mache ein Foto von deinem Beleg, wähle den richtigen Steuersatz und die passende Kategorie – fertig! Holvi verknüpft den Beleg automatisch mit der dazugehörigen Transaktion.

Push-Nachricht nach einer Kartenzahlung

Belege zu anderen Zahlungen erfassen

In der Holvi-App oder über den Webbrowser kannst du jederzeit Belege als PDF-Datei oder Bilddatei zu einer Transaktion speichern: 

  1. Suche die gewünschte Transaktion aus. Du kannst auch gezielt nach Transaktionen ohne Beleg suchen.
  2. Klicke auf die Transaktion und füge einen Beleg hinzu (PDF oder Bilddatei).
  3. Wähle den zutreffenden Umsatzsteuersatz und wähle die passende Kategorie – fertig!

Wenn du in Holvi Rechnungen schreibst, entstehen automatisch auch Belege.

Und wenn du doch mal eine Quittung verloren hast?

Verlorene Belege sind ärgerlich. Zu oft sollte dir das nicht passieren, denn das Finanzamt verlangt eine saubere Buchhaltung von dir. Aber keine Sorge: Lässt sich ein Beleg im Ausnahmefall nicht finden, gibt es eine Lösung: So schreibst du einen Eigenbeleg

Fazit: Eine Belege-App erleichert dir die Buchhaltung

Belege bereiten vielen Selbstständigen Tag für Tag Kopfzerbrechen. Mit der Holvi-App und dem Holvi Geschäftskonto kannst du den Beleg sofort beim Kauf erfassen und digital speichern. Du musst Belege nie wieder suchen und kannst jederzeit auf alle relevanten Daten zugreifen. Ist die Sache einmal erledigt, brauchst du nicht mehr drüber nachdenken!