Belege gehen schnell verloren oder werden unlesbar. Damit du keinen Ärger mit dem Finanzamt bekommst, solltest du in diesem Fall einen Eigenbeleg schreiben. Wie das funktioniert, erfährst du in diesem Artikel.

Warum musst du Belege gut aufbewahren?

Vielleicht hast du diesen Grundsatz schon einmal gehört: "Keine Buchung ohne Beleg". Als Selbstständige*r bist du verpflichtet, eine saubere Buchhaltung zu führen. Dazu gehört, dass du deine Belege sorgfältig aufbewahrst – in manchen Fällen sogar 10 Jahre lang. Und du solltest das auch tun, wenn du keinen Stress mit dem Finanzamt willst. Um es dir einfach zu machen, kannst du zum Beispiel mit der Holvi-App deine Belege erfassen.

Uff… Was tust du also, wenn mal ein Beleg verschwunden ist?

Was ist ein Eigenbeleg?

Der Eigenbeleg ist genau für den Notfall gedacht, wenn ein Beleg für die Steuererklärung verschwunden ist. In diesem Fall kannst du einen Ersatzbeleg erstellen. Dieser sollte alle wichtigen Informationen enthalten, die das Finanzamt benötigen könnte. 

Wann darfst du einen Eigenbeleg erstellen?

Der Eigenbeleg ist eine Ausnahme und sollte nicht zum Standardfall werden. Dennoch gibt es einige Situationen, in denen ein Eigenbeleg deine Rettung sein kann.

Übliche Situationen, die einen Eigenbeleg benötigen könnten:

  • Verlorene Quittungen
  • Gestohlene Quittungen
  • Unlesbare Quittungen
  • Defekte/fehlende Belegausgabe
  • Reisenebenkosten

Was gehört auf einen Eigenbeleg?

Es gibt keine offizielle Vorlage für den Eigenbeleg – eigentlich untypisch für das Finanzamt. Aber keine Sorge, wir haben für dich hier eine Anleitung, was auf dein Eigenbeleg gehört. Weiter unten kannst du unsere kostenlose Vorlage herunterladen und direkt ausfüllen.

Die Faustregel: alles, was auf einer normalen Quittung steht, gehört auch auf deinen Eigenbeleg.

Eigenbeleg-Muster

  1. Überschrift = Eigenbeleg
    Dein Eigenbeleg sollte immer als Eigenbeleg identifizierbar sein. Beschrifte deinen Eigenbeleg auf keinen Fall als "Quittung", da dies als Urkundenfälschung angesehen werden kann. 

  2. Betrag (in Euro)
    Wie viel hat die Ware oder Dienstleistung gekostet?

  3. Zahlungsempfänger*in
    Wer hat die Zahlung erhalten? Wenn möglich, gebe hier den offiziellen Namen und die vollständige Anschrift an.

  4. Verwendungszweck
    Um welche Betriebsausgabe handelt es sich? Hier kannst du Angaben zu der gelieferten Ware oder Dienstleistung machen.

  5. Zahlungsdatum
    An welchem Tag hast du die Zahlung getätigt?

  6. Begründung für den Eigenbeleg
    Ohne eine Begründung kann es passieren, dass das Finanzamt den Eigenbeleg ablehnt. Hier kannst du gerne ausführlich sein.

  7. Datum und eigene Unterschrift
    Wenn es sich um ein Unternehmen handelt, dann muss der Unternehmer den Eigenbeleg unterschreiben (oder ein Mitarbeiter mit einer Vollmacht).

Eigenbeleg-Vorlage zum herunterladen

Hier kannst du unsere kostenlose Eigenbeleg-Vorlage herunterladen. Fülle die Vorlage einfach als Ersatzbeleg aus und drucke sie aus. Benutze dafür gerne die Erklärungen oben in dem Eigenbeleg-Muster.

 

Eigenbeleg-Vorlage

Buchhaltungstipps – erhöhe die Chance, dass dein Eigenbeleg anerkannt wird

Du hast kein Anrecht darauf, dass dein Eigenbeleg von dem Finanzamt akzeptiert wird. Es gibt aber ein paar Tricks, die deine Chancen erhöhen können.

1. Das Glück liegt in der sauberen Buchhaltung

Es ist nicht empfehlenswert, den Eigenbeleg zum Standardfall zu machen. Zu viele Eigenbelege rücken deine Buchhaltung schnell in ein schlechtes Licht. Das Finanzamt kann Vertrauen in deine Buchhaltung verlieren und im schlimmsten Fall wird deine ganze Buchhaltung sogar abgelehnt. Lass es lieber nicht dazu kommen.
 
 

Unser Tipp: Digitalisiere deine Belege

Fotografiere deine Belege direkt nach jedem Zahlungsvorgang ab. Damit reduzierst du die Chance, dass ein wichtiger Beleg verschwindet. Ganz einfach geht das mit dem Geschäftskonto von Holvi. Mit der Holvi-App scannst du ganz bequem deine Belege und speicherst sie in deinem Konto. Die App erinnert dich direkt nach einer Kartenzahlung daran, den Beleg zu speichern.

Einfache Buchhaltung mit Holvi

 

2. Verwende Eigenbelege nur bei geringen Ausgaben


Die Anerkennungswahrscheinlichkeit ist wesentlich höher, wenn die ursprüngliche Ausgabe unter 150 Euro lag. Eigenbelege eigenen sich deshalb eher für kleine Betriebsausgabe wie zum Beispiel Fahrkarten. 

 

Unser Tipp: Frag lieber nochmal nach

Bei Betriebsausgaben, die mehr als 150 Euro gekostet haben, kann es sein, dass das Finanzamt deinen Eigenbeleg nicht akzeptiert. Versuche deshalb am besten, vom Zahlungsempfänger nachträglich einen ordnungsgemäßen Beleg zu bekommen.

 

3. Sei proaktiv und liefere Beweise

Du musst deinen Eigenbeleg gut begründen können. Um deine Begründung zu stärken solltest du Beweise liefern. Kontoauszüge, die die Zahlung aufzeigen, eignen sich sehr gut als Nachweis.

 

Unser Tipp: Zahle mit einer Firmenkarte

Wenn du Geschäftsausgaben per Karte bezahlst, gehen dir Zahlungen und Belege nicht so leicht verloren. Ganz sicher gehst du mit den smarten Zahlungskarten von Holvi. Nach jeder Zahlung erinnert dich die Holvi-App daran, den Beleg zu scannen und ihn sicher im Konto zu speichern. So verlierst du nie wieder einen Beleg.

Unsere Business Mastercard® Zahlungskarten