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Wie schreibt man eine Rechnung

Buchhaltung · 14.06.18, 14:03 · Juliane Neumann

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Rechnungen – wir kennen sie alle, aber als Selbstständiger musst du sie nicht nur bezahlen, sondern auch schreiben. Vielleicht stehst du gerade selbst vor deiner ersten Rechnung und fragst dich jetzt, was du alles zu diesem Thema wissen musst. Mit der Frage bist du aber nicht allein. Gerade am Anfang gibt es viele Selbstständige, die sich genau diese Frage stellen. Es gibt tatsächlich einiges zu beachten, denn eine ordnungsgemäße Rechnung wird erst zu einer solchen, wenn sie bestimmte Angaben enthält.

 

Wer muss eine Rechnung schreiben?

Diese Frage kann man an sich ziemlich kurz beantworten: eigentlich jeder Unternehmer. Wenn du eine Leistung oder ein Produkt verkauft hast, musst du dafür für deine Kunden eine Rechnung schreiben. Auf den ersten Blick mag das vielleicht nach einer dieser Aufgaben aussehen, die man als Unternehmer nun mal machen muss, aber zum einen brauchst du sie für das Finanzamt und zum anderen sind sie auch für dich selbst wichtig, dass du weißt, wie es um die Zahlen deiner Firma steht.

 

Wenn du an andere Unternehmen oder juristische Personen verkaufst oder eine Leistung erbringst, muss die Rechnung innerhalb von 6 Monaten gestellt werden. Ist dein Kunde eine Privatpersonen, besteht keine Rechnungspflicht, aber für dich ist es natürlich besser, weil du, wie gesagt, deine Einnahmen nachweisen musst und du so den Überblick behältst. Eine Ausnahme zu dieser Regelung bei Privatpersonen sind Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück – dann besteht die Rechnungspflicht.

 

Was gehört auf eine Rechnung?

Selbstständige und Kleinunternehmer müssen beim Schreiben auf ein paar Details achten, dass alle Pflichtangaben enthalten sind:

  1. Vollständiger Name des Unternehmens und ggf. die Rechtsform
  2. Anschrift des Unternehmens
  3. Vollständiger Name und Adresse des Empfängers
  4. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Steuernummer
  5. Rechnungsdatum
  6. Fortlaufende Rechnungsnummer
  7. Name und Menge der Ware bzw. Dienstleistung
  8. Zeitpunkt der Lieferung bzw. der Dienstleistung
  9. Entgelt der Leistung (netto)
  10. die anfallende Umsatzsteuer als Betrag
  11. Umsatzsteuersatz (7 % oder 19 %) bzw. falls keine Umsatzsteuer anfällt der Grund dafür
  12. Bei Gutschriften muss der Hinweis „Gutschrift“ vorhanden sein
  13. Rabatte, Skonti oder Boni müssen ebenfalls vermerkt werden

 

Neben diesen Angaben, die unbedingt genannt werden müssen, solltest du in deinem eigenen Interesse auch noch das Zahlungsziel, also die Frist zur Zahlung, und deine Kontodaten angeben. Das Zahlungsziel solltest du ruhig so genau wie möglich stellen und nicht mit Angaben wie „binnen 30 Tage‟ versehen. Du kannst unsere kostenlose Vorlage für Excel herunterladen, mit der alles schnell erstellt ist.

 

Die Rechnungsnummer

Hierbei handelt es sich um eine fortlaufende Nummer, deren Reihenfolge für das Finanzamt nachvollziehbar sein muss. Diese Nummer darf nur einmal vergeben werden und kann aus Ziffern und Buchstaben bestehen, zum Beispiel 2018-001.

Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID?

Die Steuernummer dient dazu, die Rechnungen einem Rechnungssteller zuzuordnen. Als umsatzsteuerpflichtiger Selbstständiger hast du aber zwei Steuernummern: deine private Steuernummer und deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Ust.-IdNr.). Aus datenschutzrechtlichen Gründen ist es möglich, statt der Steuernummer die Ust.-IdNr. anzugeben. Eine der beiden Nummern musst du allerdings auf jeden Fall auf der Rechnung verwenden, weil diese sonst nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Deine Umsatzsteuer-Id. besteht aus 9 Ziffern mit dem Länderkürzel vorweg, für Deutschland DE.

 

Kleinbetragsrechnungen – was sind die Unterschiede?

Bei Beträgen bis zu 250 € handelt es sich um Kleinbetragsrechnungen. Für diese sind die Pflichtangaben ein wenig vereinfacht. Du benötigst:

  1. Vollständiger Name und Anschrift des Unternehmens
  2. Datum der Ausstellung
  3. Name und Menge/Umfang der Leistung bzw. Ware
  4. Brutto-Entgelt der Leistung (inkl. anfallender Steuer)
  5. Anzuwendender Umsatzsteuersatz bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung

 

Was sich allerdings nicht unterscheidet, ist die Aufbewahrungspflicht – die ist bei beiden Rechnungstypen gleich, nämlich 10 Jahre.

 

Rechnungen bei Kleinunternehmern

Wenn du von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machst, musst du keine Umsatzsteuer ausweisen. Kleinunternehmer ist der, dessen Umsatz im Gründungsjahr weniger als 17.500 € beträgt und im Folgejahr bei unter 50.000 € liegt. Als Kleinunternehmer musst du aber dennoch die Pflichtangaben beachten wie jeder andere auch. Da für dich als Kleinunternehmer die Steuerinformation entfällt, sind deine Angaben wie folgt:

  1. Vollständiger Name und Anschrift des Unternehmens
  2. Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  3. Datum der Ausstellung
  4. Fortlaufende Rechnungsnummer
  5. Name und Menge der Ware bzw. Leistung
  6. Zeitpunkt der Lieferung bzw. Dienstleistung
  7. Entgelt
  8. Im Voraus festgelegte Minderungen des Entgelts

 

Du musst nicht zwangsweise darauf hinweisen, dass du die Kleinunternehmerregelung anwendest, aber es ist dennoch ratsam, es zu tun, um mögliche Fragen, Beanstandungen oder ggf. Zahlungsverzug zu vermeiden.

Alles kompliziert? Rechnungsstellung geht auch einfach

Wie du siehst, gelten ein paar Regeln beim Thema Rechnung. Obendrein darfst du nicht vergessen, dass du Rechnungen in einem Format verschicken musst, das nicht mehr veränderbar ist, sodass nicht im Nachhinein Änderungen vorgenommen werden können.

 

Du kannst dir die Rechnungsstellung mit bestimmten Tools oder einem Rechnungsprogramm jedoch ziemlich leicht machen. Die Vorteile liegen auf der Hand, aber ganz oben steht natürlich das Vermeiden von Fehlern oder das Vergessen von wichtigen Angaben. Denn: eine fehlerhafte Rechnung zieht immer Arbeit mit sich und muss erneut ausgestellt werden. Darüber hinaus sparst du Zeit. Du kannst mit den passenden Tools professionelle Rechnungen ziemlich automatisiert und schnell erstellen und musst dafür nur ein paar Klicks tätigen. Aber da hört es nicht auf: mit der Rechnungsstellung von Holvi bekommst du Benachrichtigungen in Echtzeit ganz automatisch, wenn eine Rechnung bezahlt wurde. Du erstellst also einfach deine Rechnung online, versendest sie und bekommst dann eine Nachricht, wenn der Kunde sie bezahlt hat. Den Rechnungsstatus kannst du auch einfach überprüfen und siehst so, ob es noch offene Rechnungen gibt. So wirst du im Handumdrehen Herr deiner Rechnungen und behältst immer den Überblick.

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