Ennen yrityksen perustamista on hyvä omistaa hetki tulevien kulujen kartoittamiselle. Miksi? Kululaskelman avulla tiedät, paljonko sinun pitää tienata kattaaksesi kulusi eli miten hinnoittelet työsi. Ja tämä on yrittäjälle varsin tärkeää.
Miksi tehdä kululaskelma?
Omien kulujen laskeminen ja niihin varautuminen on osa budjetointia. Budjetissa huomioidaan sekä kulut että tulot, mutta paneudutaan tässä tekstissä ennen kaikkea kulupuoleen.
On suositeltavaa tehdä ainakin alustavat laskelmat kuluistasi ennen kuin ryhdyt tositoimiin. Jos teet liiketoimintasuunnitelman esimerkiksi rahoituksen hakemista varten, laskelma on yleensä pakollinen. Voit lukea oppaastamme tarkemmin liiketoimintasuunnitelman teosta ja saat sieltä myös tarvittavien laskelmien pohjat.
Laskelmasta on ennen kaikkea hyötyä sinulle: se auttaa selkeyttämään kulurakenteesi ja alustaa hinnoitteluasi.
Kun tiedät kulusi, tiedät, paljonko sinun pitää saada tuloja ja myös budjettien laatiminen on helpompaa. Suunnitelmallisuus on yksi ammattimaisen ja osaavan yrittäjän merkki.
Budjettien tekeminen ei ole mitenkään pakollista, mutta ehdottomasti suositeltavaa. Budjetit auttavat sinua suunnittelemaan yrityksesi taloutta ja asettamaan tavoitteita sen sijaan, että arvailet ja näet vasta jälkikäteen kirjanpidosta, miten yritykselläsi on mennyt.
Ja kun budjettikausi on ohi, voit tarkastella mennyttä kautta, oppia siitä ja siten tehdä aina parempia budjetteja.
Miten ennustaa yrityksen kulut?
Mistä sitten lähteä liikkeelle, jos olet aivan uusi yrittäjä? Kulujen arviointi voi tuntua turhalta ekstratyöltä, kun yritystoiminnan alussa on paljon muitakin tehtäviä hoidettavana. Mutta toistetaan se vielä: budjetti kannattaa tehdä.
Kokonaisen budjetin tekeminen perustuu ainakin aluksi arvioon.
Budjetissa on arvioitu menojen lisäksi myös tulot, joita et voi yleensä uutena yrittäjänä tietää varmasti. Kuluihinkin kuuluu jonkun verran arviointia, mutta ainakin tietyt kiinteät kulut on helpompi arvioida kuin tuleva myynti.
Yritystoimintasi luonteesta sinulla voi olla erilaisia kuluja. Jos olet kotona toimistoa pitävä läppärityöskentelijä, ovat jatkuvat kulut luonnollisesti pienempiä kuin fyysisiä tuotteita valmistavalla ja kivijalassa myyvällä yrittäjällä.
Varaudu kiinteisiin ja muuttuviin kuluihin
Yrityksellä voi olla kahdenlaisia kustannuksia: kiinteitä ja muuttuvia.
Kiinteitä kuluja ovat esimerkiksi vuokra tai puhelinliittymä. Nämä kustannukset toistuvat siis tasaisesti kuukaudesta toiseen, yleensä yritystoiminnastasi ja sen kuun myynnistä riippumatta.
Muuttuvat kulut sen sijaan vaihtelevat kuukausittain, ja niihin vaikuttaa liiketoimintasi laajuus. Esimerkiksi materiaalihankinnat kuuluvat muuttuviin kustannuksiin: mitä enemmän valmistat (ja myyt) tuotetta, sitä enemmän tarvitset materiaaleja. Loogista.
Keskeisimpiä pakollisia kulueriä ovat verot ja yrittäjän eläkevakuutus (YEL). Sinun täytyy ottaa YEL, jos työtulosi ylittää YEL-rajan eli 8 063,57 euroa vuodessa (2021) ja yritystoiminta jatkuu vähintään neljä kuukautta. YEL perustuu arvioosi yritystoimintasi työtulosta, ja voit ottaa sen haluamastasi eläkevakuutusyhtiöstä.
Verot ja YEL koskettavat (melkein) kaikkia yrittäjiä, mutta niiden lisäksi liiketoiminnastasi riippuen kiinteitä ja muuttuvia kuluja voivat olla esimerkiksi:
- Vakuutukset (alallasi pakolliset vakuutukset + vapaaehtoiset vakuutukset)
- Puhelin ja nettiyhteys
- Toimiston/toimitilan vuokra
- Työvälineet ja ohjelmistot
- Materiaalihankinnat
- Oman osaamisen ylläpito, kurssit, seminaarit jne.
- Markkinointi- ja asiakashankintakulut (nettisivut, käyntikortit, logo, messumaksut jne.)
- Mahdollisten työntekijöiden palkat
- Liittojen jäsenmaksut
- Kirjanpitäjä ja taloudenhallinnan kulut
Apua omien kulujen hahmottamiseen ja hallintaan
Kun polkaiset yritystoimintasi käyntiin, pitää sinun tietysti pitää silmällä, miten kulusi kehittyvät. Ovatko menosi suuremmat kuin olit ennakoinut? Riittääkö liikevaihtosi kattamaan kulut?
Kulujen seurannan lisäksi sinun pitää käsitellä kulut oikeaoppisesti kirjanpitoasi varten. Tarvitset kulusta tositteen (eli kuitin) ja sinun pitää luokitella, mihin kirjanpitoluokkaan se kuuluu.
Holvi helpottaa kulujen hallintaa kahdella tapaa.
Ensinnäkin Holvi-tiliin kuuluu maksutta Holvi Business Mastercard® -maksukortti. Kun hoidat menosi Holvi-kortilla, voit tallentaa kuitin saman tien vaikka puhelimella tilin tietoihin oikean maksun yhteyteen. Jos sinä tai kirjanpitäjäsi on luonut menoluokkia Holviin, voit kategorisoida maksut ja menot oikeisiin luokkiin. Esimerkiksi voit luoda taksikuiteille oman menoluokan “taksikulut.” Näin helpotat kirjanpitoa (ja maksat vähemmän kirjanpitäjällesi).
Toiseksi Holvi-tilillä hahmotat helpommin kulusi. Näet tililtä, paljonko sinulla on ollut menoja tiettynä kautena ja samalla näet myös tulosi. Sinun ei siis tarvitse ylläpitää erillistä Excel-taulukkoa, vaan näet menosi ja tulosi kätevästi suoraan Holvi-tililtäsi.
/6_how_it_works.png?width=477&name=6_how_it_works.png)
