Holvi Blog für Makers & Doers

Warum lohnt sich die Rechnungsstellung mit Holvi?

So geht Holvi · 18.06.19 10:21 · Hanna Meiners

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Wir führen das Holvi Grower Preismodell wieder ein. Dieses Angebot enthält diverse nützliche Tools für Selbstständige. Vom Geschäftskonto über die Holvi Business Mastercard und Buchhaltungsberichte bis zu unbegrenzter Rechnungsstellung. In diesem Artikel erfährst du, wie du dir deine Arbeit erleichterst, indem du Rechnungen online in deinem Holvi Geschäftskonto schreibst.

Schreibst du deine Rechnungen noch mit Word und Excel? Seit Januar 2017 gelten die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung von Büchern). Sie besagen, dass Geschäftsvorgänge unveränderbar aufgezeichnet werden müssen. Das gute alte Word-Dokument reicht also nicht mehr aus. Was tun?

Holvi ist mehr als ein Geschäftskonto

Viele Selbstständige glauben, dass Holvi einfach nur ein gewöhnliches Geschäftskonto mit Firmenkarte ist. In der Tat bilden das Konto und die dazugehörige Business Mastercard das Herzstück, aber Holvi kann noch viel mehr. Zusammen mit dem Konto erhältst du alle Tools für dein Finanzmanagement von der Rechnungsstellung bis zur digitalen Belegerfassung in einem kostengünstigen Paket.

Wie kannst du die verschiedenen Funktionen nutzen und wie erleichtern sie  deinen Alltag?

So schreibst du professionelle Rechnungen online

In Holvi kannst du ganz einfach professionelle Rechnungen erstellen, die alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten.

1. Wer ist der Empfänger?

Alle neuen Empfängerdaten werden automatisch gespeichert und in einem Verzeichnis hinterlegt, wodurch du sie nur beim ersten Mal manuell eingeben musst. Bereits ab der zweiten Rechnung reicht ein einziger Klick und alle relevanten Informationen werden automatisch auf der Rechnung ergänzt.

2. Lege häufig genutzte Produkte oder Dienstleistungen an

Ähnlich funktioniert es auch für die Produkte oder Leistungen, die du verkaufst. Wenn du eine Rechnung schreibst, wählst du einfach die zutreffenden Artikel aus der Liste aus und gibst die gewünschte Einheit (z.B. Arbeitsstunden) und Menge ein. Holvi berechnet automatisch die Endsumme deiner Rechnung, schlägt den von dir gewählten Umsatzsteuersatz auf den Nettopreis auf und versieht die Rechnung mit dem aktuellen Datum und einer Rechnungsnummer.

3. Speichern, fertig, los.

Im letzten Schritt kannst du die Rechnung mit wenigen Klicks per E-Mail versenden. Du hast aber auch die Möglichkeit, erst ein PDF-Dokument zu erstellen und es dann auf die von dir bevorzugte Weise an den Kunden zu schicken.

Rechnungen auch per App schreiben

Bist du gerade unterwegs? Mit der Holvi App gelingt die Rechnungsstellung auch mit dem Smartphone. Falls du eine größere Ansicht bevorzugst, kannst du alternativ auch die Browser-Version öffnen. Rechnungen “on the go” - mit Holvi kein Problem!

Erfahre mehr über Rechnungen schreiben mit Holvi.

Einfache Übersicht über offene Rechnungen

Dank integrierter Rechnungsverfolgung bist du immer über den Status deiner versendeten Rechnungen informiert. Du siehst sofort, welche Rechnungen bereits bezahlt wurden und welche noch offen sind.

Selbstständige müssen damit rechnen, dass Kunden es manchmal mit den Zahlungfristen nicht so genau nehmen. Bei einem herkömmlichen Konto musst du dann Tag für Tag den Kontostand prüfen, ob der erwartete Rechnungsbetrag endlich eingetroffen ist. Wenn du viel um die Ohren hast, kann es auch mal vorkommen, dass dir eine offene Rechnung nicht sofort auffällt. Bis du es bemerkst und dem Kunden eine Zahlungserinnerung schickst, können mehrere Tage oder Wochen vergehen – nicht gerade günstig für deinen Cashflow.

Mit Holvi behältst du den Status einer Rechnung jederzeit leicht im Blick. Du siehst sofort, ob der Status einer Rechnung gesendet, offen, bezahlt oder überfällig ist. Was aber noch viel wichtiger ist: Du erhältst sofort eine Benachrichtigung, wenn der Kunde eine Rechnung bezahlt hat. Du musst dich also nicht mehr täglich im Online-Banking anmelden oder regelmäßig Kontoauszüge ziehen, um auf dem Laufenden zu bleiben.

 

Behalte deine Finanzen jederzeit im Blick

Eine weitere praktische Funktion ist die Cashflow-Übersicht. Holvi stellt alle deine Einnahmen und Ausgaben als leicht verständliches Diagramm im Home-Bereich dar. Beim Einloggen in dein Holvi Konto siehst du anhand der Grafik sofort, wie dein aktueller Monat sich bisher finanziell entwickelt hat. Du kannst sogar in die Zukunft sehen – die smarte Kurve zeigt auch die erwarteten Zahlungseingänge. Das sind Rechnungen, die noch offen sind und von deinen Kunden bald bezahlt werden. 

Du musst also nicht mehr mühevoll Zahlen analysieren, Reports ziehen oder Excel-Tabellen führen, um einen Überblick über deinen Cashflow zu bekommen.



Berechne die Umsatzsteuerzahllast mit wenigen Klicks

Wenn dein Unternehmen umsatzsteuerpflichtig ist, musst du deine Umsatzsteuerzahllast regelmäßig an das für dich zuständige Finanzamt überweisen. Das setzt natürlich voraus, dass du deine Umsatzsteuervoranmeldung gemacht hast. Wie viel Umsatzsteuer hast du von deinen Kunden eingenommen und wie viel Vorsteuer hast du selbst beim Kauf von Waren bezahlt? Einige Selbstständige berechnen ihre Zahllast selbst, andere überlassen diese Aufgabe einem Steuerberater.

Mit Holvi kannst du deine Umsatzsteuerzahllast ganz leicht ermitteln – vorausgesetzt du wickelst den gesamten Zahlungsverkehr deines Unternehmens über Holvi ab.

Wenn du zum Beispiel eine Rechnung an einen Kunden schickst und den zutreffenden Umsatzsteuersatz für das Produkt oder die Leistung auswählst, wird die Umsatzsteuer automatisch berechnet und auf den Nettobetrag der Rechnung aufgeschlagen. Der Steuerbetrag, den du von deinem Kunden bekommst, wird von Holvi gespeichert.

Wenn du hingegen etwas für dein Business kaufst, kannst du nachträglich den zutreffenden Umsatzsteuersatz für den Einkauf auswählen. Die von dir gezahlte Vorsteuer wird ebenfalls gespeichert. Anhand der gesammelten Daten (Einnahmen + Ausgaben) berechnet Holvi deine Umsatzsteuerzahllast.

 

So aktivierst du alle Features der Rechnungsfunktion

Falls du Holvi bisher noch nicht für deine Rechnungsstellung genutzt hast, musst du du diese Funktion erst aktivieren. Dafür fügst du dein Logo und die Stammdaten deines Unternehmens zur Rechungsvorlage hinzu. Die Informationen sind jetzt gespeichert und werden automatisch auf jeder Rechnung angezeigt.

  1. Erstelle eine neue Rechnung mit wenigen Klicks. Holvi speichert deine Kontakte automatisch ab. Sind die Kontaktdaten eines Kunden einmal angelegt, reichen bei der nächsten Rechnung wenige Klicks.
  2. Holvi nummeriert die Rechnungen automatisch. Wähle das Datum und die Zahlungsfrist frei aus.
  3. Lege eine Liste von Artikeln an. Wenn du eine Rechnung erstellst, wählst du die gewünschten Artikel (Dienstleistungen oder Produkte) einfach per Mausklick aus der Liste aus.
  4. Füge bei Bedarf Anhänge zur Rechnung hinzu.
  5. Wähle die Art der Rechnungsstellung: Sende die Rechnung direkt als E-Mail oder erstelle ein PDF-Dokument.
  6. Sende deine Rechnung an den Kunden!

Sobald der Kunde seine Rechnung bezahlt hat, erhältst du eine Push-Benachrichtigung über deine Holvi App. Die Umsatzsteuer wird automatisch gespeichert, so dass deine Umsatzsteuerzahllast immer auf dem aktuellen Stand ist.


Mit Holvi macht Rechnungen schreiben Spaß

Traditionell gehört die Rechnungsstellung nicht gerade zu den Lieblingsbeschäftigungen von Unternehmern. Aus diesem Grund schieben viele das Schreiben von Rechnungen unnötig auf, was sich wiederum negativ auf die Liquidität des Unternehmens auswirken kann.

Mit der kinderleichten Rechnungsstellung von Holvi gibt es keinen Grund mehr das Thema auf die lange Bank zu schieben. Hol dir jetzt unser kostenloses Infopaket um herauszufinden, wie du Holvi für dein Business nutzen kannst.

 

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