Schreibst du deine Rechnungen noch mit Word und Excel? Seit Januar 2017 gelten die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung von Büchern). Sie besagen, dass Geschäftsvorgänge unveränderbar aufgezeichnet werden müssen. Das gute alte Word-Dokument reicht also nicht mehr aus. Was tun?
Wusstest du, dass du mit Holvi auch Rechnungen schreiben kannst?
Manche Selbstständige glauben, dass Holvi einfach nur ein gewöhnliches Geschäftskonto mit Firmenkarte ist. Nö! Holvi kann noch mehr – du kannst in deinem Konto ganz bequem Rechnungen schreiben und ganz nebenbei auch die Buchhaltung online vorbereiten und so eine Menge Zeit sparen.
Die Zeit ist reif – sag Tschüss zur guten alten kostenlosen Rechnungsvorlage und probiere die Rechnungsfunktion in deinem Holvi Konto aus.
So schreibst du professionelle Rechnungen online
Alles, was du brauchst, sind deine Login-Daten in dein Holvi Konto. Dort kannst du ganz bequem professionelle Rechnungen anlegen, die alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten.
1. Wer ist Empfänger*in?
Speichere deine Kund*innen am besten im Inventar – dann musst sie sie nur einmalig eingeben. Schon ab der zweiten Rechnung kannst du deine Empfängerangaben mit wenigen Klicks ergänzen.
2. Lege häufig genutzte Produkte oder Dienstleistungen an
Ähnlich funktioniert es auch für die Produkte oder Leistungen, die du verkaufst. Wenn du eine Rechnung schreibst, wählst du einfach die zutreffenden Artikel aus der Liste aus und gibst die gewünschte Einheit (z.B. Arbeitsstunden) und Menge ein.
Holvi berechnet automatisch die Endsumme deiner Rechnung, schlägt den von dir gewählten Umsatzsteuersatz auf den Nettopreis auf und versieht die Rechnung mit dem aktuellen Datum und einer Rechnungsnummer.
3. Speichern, fertig, los.
Im letzten Schritt kannst du die Rechnung mit wenigen Klicks per E-Mail versenden. Du hast aber auch die Möglichkeit, erst ein PDF-Dokument zu erstellen und es dann auf die von dir bevorzugte Weise an den Kunden zu schicken.
Rechnungen auch per App schreiben
Bist du gerade unterwegs? Mit der Holvi-App gelingt die Rechnungsstellung auch mit dem Smartphone. Falls du eine größere Ansicht bevorzugst, kannst du alternativ auch die Browser-Version öffnen. Rechnungen “on the go” - mit Holvi kein Problem!
Holvi kann auch E-Rechnungen
Hast du öffentliche Auftraggeber des Bundes als Kunden? Dann wird für dich ab 27. November 2020 die E-Rechnung Pflicht. Mit Holvi kannst du ganz bequem E-Rechnungen erstellen.
Das geht so einfach wie eine gewöhnliche Rechnung – um die technischen Details musst du dir keine Gedanken machen.
Mit ZUGFeRD & XRechnung erfüllst du ganz einfach die E-Rechnungs-Pflicht bei Rechnungen an den Bund.
Einfache Übersicht über offene Rechnungen
- In deinem Konto siehst du jederzeit den Status einer Rechnung – also ob sie gesendet, offen, bezahlt oder überfällig ist.
- Auch Kund*innen, die es mit der Zahlungsfrist nicht so genau nehmen, behältst du im Blick.
Was aber noch viel wichtiger ist: Du erhältst sofort eine Benachrichtigung, wenn der oder die Kund*in eine Rechnung bezahlt hat. Du musst dich also nicht mehr täglich im Online-Banking anmelden oder regelmäßig Kontoauszüge ziehen, um auf dem Laufenden zu bleiben.
Schöner Nebeneffekt: Du behältst deine Finanzen im Blick
Mit der Kontoprognose in deinem Holvi Konto siehst du sofort, wie sich deine Finanzen im aktuellen Monat entwickeln.
Und dank der Rechnungsfunktion kannst du sogar in die Zukunft sehen. Die smarte Kurve zeigt auch die erwarteten Zahlungseingänge, also Rechnungen, die noch offen sind und von deinen Kund*innen bald bezahlt werden.
Du musst also nicht mehr mühevoll Zahlen analysieren, Reports ziehen oder Excel-Tabellen führen, um einen Überblick über deinen Cashflow zu bekommen.
Erhalte eine Umsatzsteuer-Vorschau
Für deine Umsatzsteuervoranmeldung musst du wissen, wie viel Umsatzsteuer du von deinen Kunden eingenommen und wie viel Vorsteuer du selbst beim Kauf von Waren oder Dienstleistungen bezahlt hast.
Diese Zahllast herkömmlich zu berechnen ist eine mühsame Arbeit, die einige Selbstständige selbst übernehmen, andere überlassen sie gleich einem Steuerberater.
Mit Holvi kannst du deine Umsatzsteuerzahllast ganz leicht ermitteln – vorausgesetzt du wickelst den gesamten Zahlungsverkehr deines Unternehmens über Holvi ab.
- Wenn du eine Rechnung an einen Kunden schickst, wählst du den zutreffenden Umsatzsteuersatz für das Produkt oder die Leistung aus. Die Umsatzsteuer wird automatisch berechnet und auf den Nettobetrag der Rechnung aufgeschlagen. Der Steuerbetrag, den du von deinem Kunden bekommst, wird von Holvi gespeichert.
- Wenn du etwas für dein Business kaufst, fügst du in deinem Holvi Konto den zutreffenden Umsatzsteuersatz zur Transaktion hinzu.
So aktivierst du alle Features der Rechnungsfunktion
Falls du Holvi bisher noch nicht für deine Rechnungsstellung genutzt hast, musst du du diese Funktion erst aktivieren. Dafür fügst du dein Logo und die Stammdaten deines Unternehmens zur Rechungsvorlage hinzu. Die Informationen sind jetzt gespeichert und werden automatisch auf jeder Rechnung angezeigt.
- Erstelle eine neue Rechnung mit wenigen Klicks. Holvi speichert deine Kontakte automatisch ab. Sind die Kontaktdaten eines Kunden einmal angelegt, reichen bei der nächsten Rechnung wenige Klicks.
- Holvi nummeriert die Rechnungen automatisch. Wähle das Datum und die Zahlungsfrist frei aus.
- Lege eine Liste von Artikeln an. Wenn du eine Rechnung erstellst, wählst du die gewünschten Artikel (Dienstleistungen oder Produkte) einfach per Mausklick aus der Liste aus.
- Füge bei Bedarf Anhänge zur Rechnung hinzu.
- Wähle die Art der Rechnungsstellung: Sende die Rechnung direkt als E-Mail oder erstelle ein PDF-Dokument.
- Sende deine Rechnung an den Kunden!
Probiere die Rechnungsfunktion in deinem Holvi Konto doch gleich aus. Und falls du noch kein Geschäftskonto hast – mit Holvi kannst du in wenigen Minuten ein Geschäftskonto eröffnen.
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