Holvi Blog für Selbstständige & Freelancer*innen

Die E-Rechnung an den Bund wird Pflicht – so bereitest du dich vor

So geht Holvi, Selbstständigkeit · 03.11.20 16:17 · Thomas Schex

Wenn du als Selbstständige*r für den Bund arbeitest, hast du vielleicht schon von E-Rechnungen gehört. Warum?

Ab 27. November 2020 akzeptiert die öffentliche Verwaltung des Bundes keine Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen mehr. 

Richtig gehört, bei Rechnungen an den Bund über 1000 € wird das Format XRechnung oder ZUGFeRd-Rechnung zur Pflicht. Mehr Details zur verpflichtenden E-Rechnung liest du hier.

Was bedeuten diese Begriffe? Und noch wichtiger, was bedeutet das für dich?

 

E-Rechnung an den Bund – Fragen und Antworten

  1. E-Rechnung, was ist das überhaupt?
  2. Wird die XRechnung zur Pflicht in Deutschland?
  3. Wieso das alles? – die EU-Richtlinie
  4. Was brauche ich, um elektronische Rechnungen an den Bund zu schreiben?
  5. Wie erstelle ich eine E-Rechnung an den Bund?
  6. ZUGFeRD oder XRechnung? – Formate erklärt
  7. Wie sieht eine XRechnung aus?
  8. Wie bewahre ich eine elektronische Rechnung auf?
  9. Wie viel kosten mich E-Rechnungen?
  10. Glossar – Begriffe, die du gerne wieder vergessen darfst

 

E-Rechnung, was ist das überhaupt?

Elektronische Rechnungen sind Rechnungen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format. Das heißt, sie enthalten XML-Daten. Die Rechnungsinfos werden also digital zwischen Unternehmen und Institutionen ausgetauscht. Der Vorteil: Das spart Verwaltungsaufwand und vermeidet Fehler. E-Rechnungen können automatisch verarbeitet und schneller bezahlt werden.

Achtung – eine gewöhnliche Rechnung, die du als PDF per E-Mail verschickst, ist keine E-Rechnung.

 

Wird die XRechnung zur Pflicht in Deutschland?

Die Frage aller Fragen. Hier die Antwort:

Wenn du öffentliche Auftraggeber des Bundes oder Bundesbehörden als Kunden hast, dann wird für dich ab 27. November 2020 die E-Rechnung Pflicht.

XRechnung ist das bevorzugte Format das Bundes, aber du kannst auch andere Formate der E-Rechnung nutzen – dazu später mehr.

Bundesländer, Kommunen und andere öffentliche Auftraggeber werden voraussichtlich ab 2021 die Pflicht zur E-Rechnung umsetzen.

Unabhängig davon stellen auch mehr und mehr Konzerne und große Unternehmen auf den E-Rechnungsstandard um. Arbeitest du für diese Kunden oder möchtest du für sie arbeiten? Dann mach dich schlau zur E-Rechnung.

Es ist ganz einfach – wir erklären es dir hier.

 

Wieso das alles – die EU-Richtlinie

Die Pflicht zur E-Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor geht auf die Verabschiedung der europäischen Richtlinie 2014/55/EU ("Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen") vom 16. April 2014 in Deutschland zurück.

Auch andere EU-Länder haben dies bereits gesetzlich vorgeschrieben, Deutschland holt gerade auf.

Die EU treibt die E-Rechnung bei öffentlichen Aufträgen voran.

Die EU verspricht sich von der elektronischen Rechnungsstellung Kosteneinsparungen. In Deutschland sollen jährlich 6,5 Milliarden Euro an Kosten eingespart werden.

 

Was brauche ich, um elektronische Rechnungen an den Bund zu schreiben?

 

Du kannst manuell über die Internetplattform des Bundes (ZRE) eine XRechnung erstellen.

Falls du nur wenige Rechnungen versendest, gibt es eine händische, aber zeitaufwändige Lösung. Du kannst eine konventionelle Rechnung online in eine E-Rechnung umwandeln lassen. Das funktioniert über die Weberfassung auf der ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes).

 

Noch einfacher: XRechnung & Zugferd mit einer Software erstellen – zum Beispiel Holvi.

Mit einer Software kannst du sehr viel einfacher eine XRechnung erstellen. Sie erstellt die E-Rechnung im maschinenlesbaren Format und sorgt für den korrekten Versand – mit wenigen Klicks, so einfach wie eine konventionelle Rechnung.

 

Tipp: Nutze Holvi Grower für unbegrenzte E-Rechnungen

Mit Holvi Grower kannst du direkt in deinem Geschäftskonto unbegrenzt E-Rechnungen erstellen und mit wenigen Klicks versenden.

Du brauchst keine zusätzliche Software und auch keine lästigen Rechnungsportale der Regierung. Stattdessen hast du alles, was du für dein B2B- oder B2G-Business benötigst, an einem Ort.

 

 

Wie erstelle ich eine E-Rechnung an den Bund?

E-Rechnung erstellen und versenden mit HolviGenauso, wie du eine gewöhnliche Rechnung mit Holvi schreibst.

  1. Du erstellst deine Rechnung.
  2. Du wählst als Versandmethode "E-Rechnung".
  3. Als Empfänger gibts du die E-Rechnungsadresse (die Leitweg-ID) deines Kunden ein.
  4. Die Rechnung wird automatisch als E-Rechnung versendet.

Im Hintergrund laufen jetzt relativ komplizierte Prozesse ab – die dich zum Glück nicht interessieren brauchen.

 

ZUGFeRD oder XRechnung? Formate der E-Rechnung

Zugegeben, durch die vielen E-Rechnungsformate durchzublicken, ist nicht ganz einfach. Musst du aber gar nicht. Nur so viel:

  • XRechnung ist das bevorzugte Format des Bundes.
  • Aber auch das ZUGFeRD-Format erfüllt die Anforderungen der EU-Richtline.

Egal ob XRechnung oder ZUGFeRD – Holvi unterstützt beide Formate, du brauchst dir also keine Gedanken machen. Die Wahl des passenden Formats geschieht im Hintergrund.

 

Wie sieht eine XRechnung aus?

Zugegeben, nicht wirklich spannend. Würdest du eine XRechnung öffnen, siehst du nicht mehr als viele Zeilen von maschinenlesbarem Code.

Die XRechnung wird schließlich von einem Rechnungseingangssystem verarbeitet, bevor der Rechnungsempfänger sie das erste Mal zu Gesicht bekommt und freigibt.

Das heißt aber nicht, dass du deine E-Rechnungen nicht mehr ansehen kannst. In Holvi kannst du deine E-Rechnungen wie eine konventionelle Rechnung öffnen und ansehen, auch wenn die eigentliche Rechnung im maschinenlesbaren Format vorliegt.

 

Wie bewahre ich eine elektronische Rechnung auf?

Es gelten die gleichen Aufbewahrungspflichten wie für konventionelle Rechnungen.

  • 10 Jahre lang
  • In ursprünglicher Form, das heißt im elektronischen Format
Ein Papier-Ausdruck der elektronischen Rechnung ist nicht gültig.

 

Wie viel kosten mich E-Rechnungen?

Mit dem Grower Konto von Holvi kannst du unbegrenzt elektronische Rechnungen schreiben – ohne Zusatzkosten. In der Monatsgebühr von 12 € sind außerdem bis zu 3 Holvi Business Mastercard Zahlungskarten enthalten. Und Buchhaltungsfeatures, die dir das Leben einfacher machen. Versprochen!

 

Fazit – die Pflicht zur E-Rechnung an den Bund in 2020

  • Ab 27. November 2020 wird die elektronische Rechnung Pflicht für Rechnungssteller an die öffentliche Verwaltung auf Bundesebene.
  • Dadurch sollen 6,5 Milliarden Euro an Kosten eingespart werden
  • Wenn du als Selbstständige*r Dienstleistungen für den Bund erbringst, darfst du ab 27. November keine herkömmlichen Rechnungen mehr versenden.
  • XRechnung ist das bevorzugte Format des Bundes.
  • Am einfachsten schreibst du E-Rechnungen mit einer Software.
  • Mit dem Holvi Geschäftskonto kannst du mit wenigen Klicks elektronische Rechnungen erstellen und versenden.

Mehr Infos: www.e-rechnung-bund.de/rechnungssteller

 

Glossar – Begriffe, die du gerne wieder vergessen darfst

Für alle, die noch mehr Lust auf Fachbegriffe haben: Unser Glossar rund um die E-Rechnung.

Leitweg-ID

Die Adresse des Rechnungsempfängers. Bund und Länder haben sich auf dieses standardisierte Format geeinigt. Als Rechnungssteller*in bekommst du die Leitweg-ID vorab mitgeteilt, zum Beispiel bei der Vergabe.

OZG-RE

Onlinezugangsgesetzkonforme Rechnungseingangsplattform. Diese Plattform brauchst du, wenn du manuell E-Rechnungen an Behörden der mittelbaren Bundesverwaltung und kooperierende Bundesländer versenden willst.

PEPPOL

Das ist so etwas wie das Übertragungsnetzwerk für E-Rechnungen. Wenn du ein Rechnungsprogramm wie das von Holvi benutzt, wird deine E-Rechnung im Hintergrund über dieses Netzwerk versendet.

ZRE

Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes. Hier kannst du E-Rechnungen manuell an Einrichtungen der unmittelbaren Bundesverwaltung ein (z. B. Ministerien und Bundesoberbehörden) einreichen.

ZUGFeRD

Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland.

XML-Datei

XML steht für "Extensible Markup Language". Das bedeutet übersetzt "erweiterbare Auszeichnungssprache" und dient dazu, Daten zwischen Anwendungen auszutauschen.

XRechnung

Ein E-Rechnungs-Standard mit strukturierten XML-Daten. XRechnung wurde auf Basis der Europäischen Norm EN 16931 entwickelt.

 

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