Wusstest du, dass die meisten Selbstständigen ab 1. Januar 2025 E-Rechnungen akzeptieren müssen? Nein? Dann geht es dir wie vielen anderen, die von der E-Rechnungs-Pflicht überrascht wurden. Was sich ändert und was du tun solltest, erfährst du in diesem Artikel.
ℹ️ Was ändert sich ab 1. Januar?
Bisher hatten Selbstständige und Kleinunternehmen nur wenig Berührungspunkte mit E-Rechnungen. Es gab bisher nur eine Pflicht zur E-Rechnung bei Rechnungen an Behörden. Das ändert sich nun:
Ab 1. Januar 2025 dürfen Unternehmen anderen Unternehmen innerhalb Deutschlands E-Rechnungen senden. Für Selbstständige, egal ob Kleinunternehmen oder KMU, bedeutet das: Du bist verpflichtet, E-Rechnungen zu akzeptieren. Es gibt nur wenige Ausnahmen, zum Beispiel Kleinbetragsrechnungen.
Auch das Thema Archivierung rückt damit in den Fokus: Elektronische Rechnungen müssen unveränderbar archiviert werden.
🧾 Was sind E-Rechnungen?
E-Rechnungen enthalten maschinenlesbare Daten im XML-Format. Je nach Format kann die E-Rechnung in einem PDF eingebettet sein oder eine reine XML-Datei sein. Eine herkömmliche Rechnung im PDF-Format ist keine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes.
Viele Selbstständige sind nicht auf die E-Rechnungs-Pflicht vorbereitet
Da die meisten Holvi-Kund*innen von den neuen Regelungen betroffen sind, haben wir im September 30 Selbstständige befragt. Das Ziel: Ein Stimmungsbild zur E-Rechnung zu bekommen. Das Ergebnis war wenig überraschend: 44% der Befragten wissen wenig oder gar nichts zur E-Rechnungs-Pflicht.
Ich höre das erste Mal davon.
Selbstständiger, 32 Jahre
Ich hab davon noch nie gehört. Hoffentlich kann ich einfach weiter PDFs als E-Mail verschicken.
Selbstständiger, 38 Jahre
Einige, die schon von der E-Rechnungs-Pflicht gehört haben, sind sich nicht im Klaren darüber, dass sie selbst betroffen sind:
Als Kleinunternehmen muss ich doch keine E-Rechnung nutzen?
Selbstständiger, 47 Jahre
Es ist zwar richtig, dass Unternehmen erstmal keine E-Rechnungen versenden müssen. Dafür gelten noch Übergangsfristen bis 2027 bzw. 2028. Geschäftliche Kontakte können aber bereits freiwillig auf die E-Rechnung umstellen. In diesem Fall hast du keine Wahl: Du musst ihre E-Rechnung akzeptieren.
Keine Sorge: Es ist gar nicht schwer, E-Rechnungen zu öffnen, wenn du eine passende Software gewählt hast.
Wie öffnest du eine E-Rechnung?
Nehmen wir an, ein geschäftlicher Kontakt sendet dir eine E-Rechnung an deine E-Mail-Adresse. Je nach Format kann die E-Rechnung unterschiedlich aussehen.
E-Rechnungen im XML-Format sind nur mit E-Rechnungs-Software lesbar
E-Rechnungen im XML-Format enthalten nur maschinenlesbaren Code. Das ist zum Beispiel bei der XRechnung der Fall, das Standardformat für Behörden. Zwar könntest du die Datei mit einem Internetbrowser öffnen und versuchen, die einzelnen Zeilen zu entschlüsseln, praktikabel ist das aber nicht.
Beispiel für eine XRechnung im XML-Format
So sieht eine E-Rechnung im XML-Format aus. Quelle: Koordinierungsstelle für IT-Standards
Um E-Rechnungen im XML-Format zu öffnen, brauchst du eine E-Rechnungs-Software. Das kann zum Beispiel die E-Rechnungs-Funktion im Holvi Geschäftskonto sein. Du gehst so vor:
- Du lädst die E-Rechnungs-Datei hoch
- Du siehst eine Visualisierung der E-Rechnung
- Jetzt kannst du die Rechnungsdaten prüfen
- Auf Wunsch bezahlst du die E-Rechnung direkt in deinem Geschäftskonto.
Hybride E-Rechnungen enthalten eine PDF-Ansicht
Nun gibt es auch hybride E-Rechnungen, zum Beispiel das ZUGFeRD-Format, das sich im B2B-Bereich durchgesetzt hat. Diese E-Rechnungen bestehen aus einer PDF-Datei, die wie eine gewöhnliche Rechnung aussieht, und einem versteckten XML-Teil.
Verbindlich ist nur der maschinenlesbare Code
Das Problem: Zwar kannst du diese E-Rechnungen auch ohne Software ansehen. Rechtlich verbindlich ist aber nur der unsichtbare XML-Teil. Ohne E-Rechnungs-Software kannst du also die eigentliche E-Rechnung nicht überprüfen. Im schlimmsten Fall könnte sich die PDF-Ansicht von den XML-Daten unterscheiden – ganz gleich ob mutwillig oder versehentlich.
Auf der sicheren Seite bist du nur, wenn du E-Rechnungen immer mit einer E-Rechnungs-Software prüfst.
Das sollte deine E-Rechnungs-Software können
- Erhaltene E-Rechnungen öffnen
- Eine Visualisierung der E-Rechnungs-Daten anzeigen
- Die Zahlung anstoßen
- Die E-Rechnung revisionssicher archivieren (GoDB-konform)
- Export-Funktion oder Login für deine Steuerberatung
Diese E-Rechnungs-Software gibt es
1. Kostenlose E-Rechnungs-Tools
Kostenlose Rechnungsgeneratoren und Rechnungs-Vorschauen eignen sich, um E-Rechnungs-Funktionen zu testen. Allerdings ist damit keine rechtssichere Archivierung möglich, der Datenschutz ist unklar und möglicherweise sind die Tools nicht dauerhaft verfügbar.
2. Geschäftskonto mit E-Rechnungs-Funktion
Praktisch, um den alltäglichen E-Rechnungs-Verkehr zu verwalten. Vorteile: Kostengünstig, kein extra Login nötig, E-Rechnungen können direkt im Geschäftskonto bezahlt werden.
3. Buchhaltungssoftware
Wer schon eine Buchhaltungssoftware nutzt, findet darin meist eine E-Rechnungs-Funktion. Ein digitales Geschäftskonto wie das von Holvi kannst du bequem mit deiner Buchhaltungssoftware verbinden.
Achtung: Checke die Preise und den Leistungsumfang deiner Buchhaltungssoftware. Fällt dafür ein Aufpreis an, lohnt sich ein Kostenvergleich: Mit einem Geschäftskonto mit E-Rechnungs-Funktion könntest du günstiger fahren.
E-Rechnungen ausdrucken? Darum besser nicht
Für Rechnungen gilt eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. Dabei gilt: Rechnungen müssen im Ursprungsformat aufbewahrt werden. Eine E-Rechnung auszudrucken ist daher keine gute Idee: Aufbewahren musst du sie in elektronischer Form – und zwar revisionssicher! Dafür benötigst du ein entsprechendes Tool.
So bewahrst du Rechnungen auf
- Papierrechnungen: In Papierform oder revisionssicher in digitaler Form
- Elektronische Rechnungen: Nur in digitaler Form – revisionssicher
- Rechnungen via E-Mail: Die E-Mail selbst muss nicht archiviert werden, solange sie nur als Transportmittel für eine PDF- oder E-Rechnung dient und selbst keine buchhalterischen Infos enthält.