Im Traum von der Selbstständigkeit ist meist kein Platz für Papier- und Finanzkram. Umso böser das Erwachen, wenn man feststellt, dass die Buchhaltung dennoch gemacht werden muss. Das kann im ersten Moment sehr viel öde Arbeit sein, die dich überfordert. Doch je schneller du dich organisierst, desto einfacher wird deine Reise durch den Zahlendschungel.
Als Freiberufler*in kannst du dich glücklich schätzen – du musst nicht die aufwändige doppelte Buchführung machen, sondern eine Steuererklärung mit Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) reichen am Ende des Geschäftsjahres völlig aus. Das Gleiche gilt für Gewerbetreibende, die nicht im Handelsregister eingetragen sind und weniger als 800.000 Euro Jahresumsatz und 80.000 Euro Jahresgewinn haben.
In der EÜR dokumentierst du alle Einnahmen und Ausgaben deines Unternehmens. Der Überschuss der Einnahmen über den Ausgaben ist dein Gewinn. Jeder Betrag muss aufgezeichnet und belegt werden, daher ist es zwingend, Rechnungen aufzubewahren.
Die EÜR ist zwar eine vereinfachte Form der Buchführung, doch auch hier ist Sorgfalt angesagt. Ohne etwas Organisation stößt du schnell an Grenzen.
Dazu kann der metaphorische Schuhkarton oder ein Aktenordner herhalten, einfach ist es aber Belege übersichtlich, sicher und ganz ohne staubigen Schuhkarton digital aufbewahren. Dazu brauchst du inzwischen nicht einmal mehr ein separates Programm.
Mit dem Geschäftskonto von Holvi kannst du Belege einfach per App speichern und so die Buchhaltung online vorbereiten.
Die digitalisierten Rechnungen kannst du einfach exportieren und per E-Mail an deinen Steuerberater senden – statt mühsam einen Stapel Papierrechnungen zu versenden oder persönlich vorbeizubringen. Bei Holvi kannst du DATEV-Reports exportieren, die dein Steuerberater direkt in seine Software importieren kann.
Belege und Rechnungen aufzubewahren macht dennoch Sinn – bevor du etwaige Belege auf Papier vernichtest, kläre es zunächst mit deinem Steuerberater.
Bei Rechnungen, die von Anfang an digital sind, sieht die Situation ganz anders aus. Eine Rechnung, die du im Original als PDF-Datei erhalten hast, kannst du nicht einfach ausdrucken und in einen Ordner legen. Du musst sie zwingend digital, in dem Format, in dem sie bei dir eingegangen ist, aufbewahren.
Übersichtlichkeit nimmt dir eine Menge Arbeit ab, vor allem, wenn du deine EÜR selber erstellen willst. Daher ist es ratsam deine Belege zu kategorisieren. „Einnahme“ und „Ausgabe“ sind als Kategorien schon mal ein guter Anfang. Doch auch Spesen, wie Fahrt- oder Reisekosten, sollten sorgfältig kategorisiert werden. So wird die EÜR zum Kinderspiel und du behältst einen guten Überblick über den Finanzstatus deines Unternehmens.
Achte auf einige grundlegende Dinge:
Wenn du weißt, worauf du achten muss und regelmäßig deine Buchhaltung per App vorbereitest, verliert der Papierkram an Schrecken. Und du sparst dir Zeit, Nerven und Geld.
