Schreibst du gerade deine erste Rechnung und bist etwas ratlos, was du dabei beachten musst? Du bist nicht nicht allein – gerade am Anfang ihrer Selbstständigkeit stellen sich viele diese Frage. In diesem Artikel erklären wir dir, wie du eine Rechnung richtig und ordnungsgemäß schreibst.
Kurz gesagt: Wenn du eine Leistung oder ein Produkt an ein Unternehmen oder eine juristische Person verkaufst, musst du dafür eine Rechnung schreiben. Die Frist zur Rechnungsstelllung beträgt 6 Monate.
Ist dein Kunde eine Privatpersonen, bist du nicht zur Rechnungsstellung verpflichtet – zur Dokumentation der eigenen Einnahmen und Ausgaben für das Finanzamt ist das aber sinnvoll. Außerdem erleichtert es dir die vorbereitende Buchhaltung. Und sollte es sich um Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück handeln, bist du wiederum zu einer Rechnung verpflichtet.
Bist du selbstständig oder Kleinunternehmer, musst du beim Schreiben der Rechnung an deine Kunden auf ein paar Details achten. Diese Pflichtangaben gehören auf eine Rechnung:
Neben diesen Angaben, die unbedingt genannt werden müssen, solltest du in deinem eigenen Interesse auch noch das Zahlungsziel, also die Frist zur Zahlung, und deine Kontodaten angeben. Das Zahlungsziel solltest du ruhig so genau wie möglich stellen und nicht mit Angaben wie „binnen 30 Tage‟ versehen.
Nutze unsere kostenlose Rechlungsvorlage als Excel – oder schreibe Rechnungen mit dem Geschäftskonto von Holvi.
Hierbei handelt es sich zum Beispiel um eine fortlaufende Nummer, deren Reihenfolge für das Finanzamt nachvollziehbar sein muss. Diese Nummer darf nur einmal vergeben werden und kann aus Ziffern und Buchstaben bestehen, zum Beispiel 2018-001.
Die Steuernummer dient dazu, die Rechnungen einem Rechnungssteller zuzuordnen. Als umsatzsteuerpflichtiger Selbstständiger hast du aber zwei Steuernummern: deine private Steuernummer und deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Ust.-IdNr.). Aus datenschutzrechtlichen Gründen ist es möglich, statt der Steuernummer die Ust.-IdNr. anzugeben. Eine der beiden Nummern musst du allerdings auf jeden Fall auf der Rechnung verwenden, weil diese sonst nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Deine Umsatzsteuer-Id. besteht aus 9 Ziffern mit dem Länderkürzel vorweg, für Deutschland DE.
Bei Beträgen bis zu 250 € handelt es sich um Kleinbetragsrechnungen. Für diese sind die Pflichtangaben ein wenig vereinfacht. Du benötigst:
Was sich allerdings nicht unterscheidet, ist die Aufbewahrungspflicht – die ist bei beiden Rechnungstypen gleich, nämlich 10 Jahre.
Wenn du von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machst, musst du keine Umsatzsteuer ausweisen. Kleinunternehmer ist der, dessen Umsatz im Gründungsjahr weniger als 22.000 € beträgt und im Folgejahr bei unter 50.000 € liegt. Was muss auf einer Kleinunternehmer-Rechnung stehen?
Du musst nicht zwangsweise darauf hinweisen, dass du die Kleinunternehmerregelung anwendest. Der Hinweis „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ reicht.
Hast du öffentliche Auftraggeber als Kunden? Dann ist für dich seit 27. November 2020 die E-Rechnung Pflicht. Keine Sorge – das ist ganz einfach.
Eine E-Rechnung erstellen geht genauso bequem wie eine konventionelle Rechnung erstellen – mit Holvi mit wenigen Klicks online.
Wie du siehst, ist es gar nicht so einfach, alle Pflichtangaben beim Rechnungen schreiben im Kopf zu behalten.
Rechnung für Selbstständige – alle Guides im Überblick |