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title: Der Bund verlangt die XRechnung – so schreibst du sie
description: Seit Ende 2020 akzeptiert der Bund nur noch E-Rechnungen. Wie kannst du eine XRechnung erstellen? Was sind ZUGFeRD & Co? Alles zur E-Rechnung.
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[Workaround – der Holvi-Blog](https://blog.holvi.com/de)

# [Der Bund verlangt die XRechnung – so schreibst du sie](https://blog.holvi.com/de/e-rechnung-pflicht-beim-bund)

 Geschrieben von [Thomas Schex](https://blog.holvi.com/de/author/thomas-schex) | 18.12.22, 15:18

Wenn du als Selbstständige\*r für den Bund arbeitest, hast du vielleicht schon von E-Rechnungen gehört. Warum?

> Seit 27. November 2020 akzeptiert die öffentliche Verwaltung des Bundes keine Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen mehr.

Bei **Rechnungen an den Bund über 1000 €** ist also das Format XRechnung oder ZUGFeRd-Rechnung Pflicht. Mehr [Details zur verpflichtenden E-Rechnung liest du hier](https://www.e-rechnung-bund.de/rechnungssteller/).

In diesem Artikel erfährst du alles über die E-Rechnung, und wie du sie erstellst. Infos zur E-Rechnungs-Pflicht ab 2025 erhältst du in unserem neueren Artikel.

## E-Rechnung an den Bund – Fragen und Antworten

1. [E-Rechnung, was ist das überhaupt?](https://blog.holvi.com/de/e-rechnung-pflicht-beim-bund?hs_amp=true#Was-ist-die-Erechnung)
2. [Ist die XRechnung Pflicht in Deutschland?](https://blog.holvi.com/de/e-rechnung-pflicht-beim-bund?hs_amp=true#XRechnung-Pflicht)
3. [Wieso das alles? – die EU-Richtlinie](https://blog.holvi.com/de/e-rechnung-pflicht-beim-bund?hs_amp=true#wieso)
4. [Was brauche ich, um elektronische Rechnungen an den Bund zu schreiben?](https://blog.holvi.com/de/e-rechnung-pflicht-beim-bund?hs_amp=true#Was-brauche-ich-elektronische-rechnungen)
5. [E-Rechnung erstellen – wie schreibe ich eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung an den Bund?](https://blog.holvi.com/de/e-rechnung-pflicht-beim-bund?hs_amp=true#Wie-schreiben)
6. [ZUGFeRD oder XRechnung? – Formate erklärt](https://blog.holvi.com/de/e-rechnung-pflicht-beim-bund?hs_amp=true#Zugferd-oder-XRechnung)
7. [Wie sieht eine XRechnung aus?](https://blog.holvi.com/de/e-rechnung-pflicht-beim-bund?hs_amp=true#wie-sieht-eine-xrechnung-aus)
8. [Kann ich eine PDF-Rechnung in XRechnung umwandeln?](https://blog.holvi.com/de/e-rechnung-pflicht-beim-bund?hs_amp=true#pdf-in-xml-umwandeln-xrechnung)
9. [Wie bewahre ich eine elektronische Rechnung auf?](https://blog.holvi.com/de/e-rechnung-pflicht-beim-bund?hs_amp=true#wie-aufbewahren)
10. [Wie viel kosten mich E-Rechnungen?](https://blog.holvi.com/de/e-rechnung-pflicht-beim-bund?hs_amp=true#kosten)
11. [Glossar – Begriffe, die du gerne wieder vergessen darfst](https://blog.holvi.com/de/e-rechnung-pflicht-beim-bund?hs_amp=true#Glossar)

## E-Rechnung, was ist das überhaupt?

Elektronische Rechnungen sind Rechnungen in einem strukturierten, **maschinenlesbaren Format**. Das heißt, sie enthalten XML-Daten. Die Rechnungsinfos werden also digital zwischen Unternehmen und Institutionen ausgetauscht. Der Vorteil: Das spart Verwaltungsaufwand und vermeidet Fehler. E-Rechnungen können automatisch verarbeitet und schneller bezahlt werden.

**Achtung – eine gewöhnliche Rechnung, die du als PDF per E-Mail verschickst, ist keine E-Rechnung.**

## Ist die XRechnung Pflicht in Deutschland?

Wenn du öffentliche Auftraggeber des Bundes oder Bundesbehörden als Kunden hast, dann ist für dich **seit 27. November 2020** die E-Rechnung Pflicht.

XRechnung ist das bevorzugte Format das Bundes, aber du kannst auch andere Formate der E-Rechnung nutzen – dazu später mehr.

### In welchen Bundesländern ist die E-Rechnung Pflicht?

E-Rechnungen sind bereits verpflichtend, wenn du Rechnungen an diese Länder schreibst:

- Baden-Württemberg
- Bremen
- Hamburg
- Saarland

In diesen Ländern ist die E-Rechnung noch nicht Pflicht:

- Bayern
- Berlin
- Brandenburg
- Niedersachsen
- Nordrhein-Westfalen
- Sachsen
- Sachsen-Anhalt
- Schleswig-Holstein
- Thüringen

In diesen Ländern wird die E-Rechnung bald Pflicht:

- Mecklenburg-Vorpommern (ab 1.4.2023)
- Rheinland-Pfalz (ab 1.1.2024)
- Hessen (ab 17.4.204)

### Wie sieht es bei Unternehmen aus?

Unabhängig davon stellen auch mehr und mehr Konzerne und große Unternehmen auf den E-Rechnungsstandard um. Arbeitest du für diese Kunden oder möchtest du für sie arbeiten? Dann mach dich schlau zur E-Rechnung.

Es ist ganz einfach – wir erklären es dir hier.

## Wieso das alles – die EU-Richtlinie

Die Pflicht zur E-Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor geht auf die Verabschiedung der europäischen Richtlinie 2014/55/EU ("Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen") vom 16. April 2014 in Deutschland zurück.

Auch andere EU-Länder haben dies bereits gesetzlich vorgeschrieben, Deutschland holt gerade auf.

> Die EU treibt die E-Rechnung bei öffentlichen Aufträgen voran.

Die EU verspricht sich von der elektronischen Rechnungsstellung **Kosteneinsparungen**. In Deutschland sollen jährlich 6,5 Milliarden Euro an Kosten eingespart werden.

## Was brauche ich, um elektronische Rechnungen an den Bund zu schreiben?

### Du kannst manuell über die Internetplattform des Bundes (ZRE) eine XRechnung erstellen.

Falls du nur wenige Rechnungen versendest, gibt es eine händische, aber zeitaufwändige Lösung. Du kannst eine konventionelle **Rechnung online in eine E-Rechnung umwandeln** lassen. Das funktioniert über die [Weberfassung auf der ZRE](https://www.e-rechnung-bund.de/ubertragungskanale/weberfassung/) (Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes). Dazu musst du die Rechnungsdaten per Hand eintragen.

### Viel einfacher: XRechnung & ZUGFeRD mit einer Software erstellen – zum Beispiel Holvi.

Mit einer Software kannst du sehr viel einfacher eine XRechnung schreiben. Erstelle einfach mit wenigen Klicks eine [E-Rechnung](https://www.holvi.com/de/e-rechnung-erstellen/) im maschinenlesbaren Format. Auch um den korrekten Versand musst du dir keine Gedanken machen – du gibst einfach die E-Rechnungs-Adresse ein, klickst auf Senden, fertig.

 

## E-Rechnung erstellen – wie schreibe ich eine XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung an den Bund?

Im Holvi Geschäftskonto schreibst du eine XRechnung genauso schnell wie und einfach wie eine gewöhnliche Rechnung:

1. Du erstellst deine Rechnung.
2. Du wählst als Versandmethode "E-Rechnung".
3. Als Empfänger gibts du die E-Rechnungsadresse (die Leitweg-ID) deines Kunden ein.
4. Die Rechnung wird automatisch als E-Rechnung versendet.

Im Hintergrund laufen jetzt relativ komplizierte Prozesse ab – die dich zum Glück nicht interessieren brauchen. Du kannst dich darauf verlassen, dass deine E-Rechnung im korrekten Format beim Rechnungsempfänger – dem Bund – ankommt.

 

## ZUGFeRD oder XRechnung? Formate der E-Rechnung

Zugegeben, durch die vielen **E-Rechnungsformate** durchzublicken, ist nicht ganz einfach. Musst du aber gar nicht. Nur so viel:

- XRechnung, ein reines Datenformat, ist das bevorzugte Format des Bundes.
- Das hybride ZUGFeRD-Format (mit PDF-Ansicht) hat sich im B2B-Bereich durchgesetzt, wird aber auch von Behörden akzeptiert, da es ebenso die Anforderungen der EU-Richtline erfüllt.

Egal ob XRechnung oder ZUGFeRD – Holvi unterstützt beide Formate.

## Wie sieht eine XRechnung aus?

Zugegeben, nicht wirklich spannend. Würdest du eine XRechnung öffnen, siehst du nicht mehr als **viele Zeilen von maschinenlesbarem Code**.

Die XRechnung wird schließlich von einem Rechnungseingangssystem verarbeitet, bevor der Rechnungsempfänger sie das erste Mal zu Gesicht bekommt und freigibt.

Das heißt aber nicht, dass du deine E-Rechnungen nicht mehr ansehen kannst. In Holvi kannst du deine E-Rechnungen wie eine konventionelle Rechnung öffnen und ansehen, auch wenn die eigentliche Rechnung im maschinenlesbaren Format vorliegt.

## Kann ich eine PDF-Rechnung in XRechnung umwandeln?

Einen einfachen Konverter von PDF in XRechnung gibt es leider nicht. Das liegt daran, dass eine XRechnung maschinenlesbare, strukturierte Daten enthält, die in der herkömmlichen PDF-Rechnung nicht enthalten sind.

Um ein PDF in eine E-rechnung umzuwandeln, musst du die Daten händisch in einen Rechnungsgenerator eintragen.

 Sinnvoller ist es, gleich [eine Rechnungssoftware zu nutzen](https://blog.holvi.com/de/e-rechnung-pflicht-beim-bund?hs_amp=true#Was-brauche-ich-elektronische-rechnungen), wie die von Holvi.

## Wie bewahre ich eine elektronische Rechnung auf?

Es gelten die gleichen **Aufbewahrungspflichten wie für konventionelle Rechnungen**.

- 10 Jahre lang
- In ursprünglicher Form, das heißt im elektronischen Format

**Ein Papier-Ausdruck der elektronischen Rechnung ist nicht gültig.**

## Wie viel kosten mich E-Rechnungen?

Mit [Holvi Pro](https://www.holvi.com/de/preise/) kannst du unbegrenzt elektronische Rechnungen schreiben – ohne Zusatzkosten. In der Monatsgebühr von 15 € sind außerdem nützliche Buchhaltungsfeatures enthalten, die dir das Leben und deine Steuererklärung einfacher machen. Versprochen!

## Fazit – die Pflicht zur E-Rechnung an den Bund in 2021

- Seit 27. November 2020 ist die elektronische Rechnung Pflicht für Rechnungssteller an die öffentliche Verwaltung auf Bundesebene.
- Dadurch sollen 6,5 Milliarden Euro an Kosten eingespart werden
- Wenn du als Selbstständige\*r Dienstleistungen für den Bund erbringst, darfst du seit 27. November 2020 keine herkömmlichen Rechnungen mehr versenden.
- XRechnung ist das bevorzugte Format des Bundes.
- Am einfachsten schreibst du E-Rechnungen mit einer Software.
- Mit dem Holvi Geschäftskonto kannst du mit wenigen Klicks [elektronische Rechnungen erstellen](https://www.holvi.com/de/e-rechnung-erstellen/) und versenden.

Mehr Infos: [www.e-rechnung-bund.de/rechnungssteller](https://www.e-rechnung-bund.de/rechnungssteller/)

## Glossar – Begriffe, die du gerne wieder vergessen darfst

Für alle, die noch mehr Lust auf Fachbegriffe haben: Unser Glossar rund um die E-Rechnung.

### Leitweg-ID

Die Adresse des Rechnungsempfängers. Bund und Länder haben sich auf dieses standardisierte Format geeinigt. Als Rechnungssteller\*in bekommst du die Leitweg-ID vorab mitgeteilt, zum Beispiel bei der Vergabe.

### OZG-RE

Onlinezugangsgesetzkonforme Rechnungseingangsplattform. Diese Plattform brauchst du, wenn du manuell E-Rechnungen an Behörden der mittelbaren Bundesverwaltung und kooperierende Bundesländer versenden willst.

### PEPPOL

Das ist so etwas wie das Übertragungsnetzwerk für E-Rechnungen. Wenn du ein Rechnungsprogramm wie das von Holvi benutzt, wird deine E-Rechnung im Hintergrund über dieses Netzwerk versendet.

### ZRE

Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes. Hier kannst du E-Rechnungen manuell an Einrichtungen der unmittelbaren Bundesverwaltung ein (z. B. Ministerien und Bundesoberbehörden) einreichen.

### ZUGFeRD

Zentraler User Guide des [Forums elektronische Rechnung Deutschland.](https://www.ferd-net.de/)

### XML-Datei

XML steht für "Extensible Markup Language". Das bedeutet übersetzt "erweiterbare Auszeichnungssprache" und dient dazu, Daten zwischen Anwendungen auszutauschen.

### XRechnung

Ein E-Rechnungs-Standard mit strukturierten XML-Daten. XRechnung wurde auf Basis der Europäischen Norm EN 16931 entwickelt.

 

| ## Rechnung für Selbstständige – alle Guides im Überblick - [Wie schreibt man eine Rechnung?](https://blog.holvi.com/de/wie-schreibt-man-eine-rechnung) - **Jetzt ist die E-Rechnung Pflicht: Wie du Rechnungen an den Bund schreibst** - [Die Mehrwertsteuer sinkt – wie Selbstständige ihre Rechnungen anpassen](https://blog.holvi.com/de/mehrwertsteuersenkung-selbststaendige-rechnungen-anpassen) - [Warum lohnt sich die Rechnungsstellung mit Holvi?](https://blog.holvi.com/de/warum-lohnt-sich-die-rechnungsstellung-mit-holvi) - [Kostenlose Rechnungsvorlage – hier einfach herunterladen](https://pages.holvi.com/de/kostenlose-rechnungsvorlage) |
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