Wenn du als Selbstständige*r für den Bund arbeitest, hast du vielleicht schon von E-Rechnungen gehört. Warum?
Seit 27. November 2020 akzeptiert die öffentliche Verwaltung des Bundes keine Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen mehr.
Bei Rechnungen an den Bund über 1000 € ist also das Format XRechnung oder ZUGFeRd-Rechnung Pflicht. Mehr Details zur verpflichtenden E-Rechnung liest du hier.
In diesem Artikel erfährst du alles über die E-Rechnung, und wie du sie erstellst.
Elektronische Rechnungen sind Rechnungen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format. Das heißt, sie enthalten XML-Daten. Die Rechnungsinfos werden also digital zwischen Unternehmen und Institutionen ausgetauscht. Der Vorteil: Das spart Verwaltungsaufwand und vermeidet Fehler. E-Rechnungen können automatisch verarbeitet und schneller bezahlt werden.
Achtung – eine gewöhnliche Rechnung, die du als PDF per E-Mail verschickst, ist keine E-Rechnung.
Wenn du öffentliche Auftraggeber des Bundes oder Bundesbehörden als Kunden hast, dann ist für dich seit 27. November 2020 die E-Rechnung Pflicht.
XRechnung ist das bevorzugte Format das Bundes, aber du kannst auch andere Formate der E-Rechnung nutzen – dazu später mehr.
E-Rechnungen sind bereits verpflichtend, wenn du Rechnungen an diese Länder schreibst:
In diesen Ländern ist die E-Rechnung noch nicht Pflicht:
In diesen Ländern wird die E-Rechnung bald Pflicht:
Unabhängig davon stellen auch mehr und mehr Konzerne und große Unternehmen auf den E-Rechnungsstandard um. Arbeitest du für diese Kunden oder möchtest du für sie arbeiten? Dann mach dich schlau zur E-Rechnung.
Es ist ganz einfach – wir erklären es dir hier.
Die Pflicht zur E-Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor geht auf die Verabschiedung der europäischen Richtlinie 2014/55/EU ("Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen") vom 16. April 2014 in Deutschland zurück.
Auch andere EU-Länder haben dies bereits gesetzlich vorgeschrieben, Deutschland holt gerade auf.
Die EU treibt die E-Rechnung bei öffentlichen Aufträgen voran.
Die EU verspricht sich von der elektronischen Rechnungsstellung Kosteneinsparungen. In Deutschland sollen jährlich 6,5 Milliarden Euro an Kosten eingespart werden.
Falls du nur wenige Rechnungen versendest, gibt es eine händische, aber zeitaufwändige Lösung. Du kannst eine konventionelle Rechnung online in eine E-Rechnung umwandeln lassen. Das funktioniert über die Weberfassung auf der ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes). Dazu musst du die Rechnungsdaten per Hand eintragen.
Mit einer Software kannst du sehr viel einfacher eine XRechnung schreiben. Erstelle einfach mit wenigen Klicks eine E-Rechnung im maschinenlesbaren Format. Auch um den korrekten Versand musst du dir keine Gedanken machen – du gibst einfach die E-Rechnungs-Adresse ein, klickst auf Senden, fertig.
Im Hintergrund laufen jetzt relativ komplizierte Prozesse ab – die dich zum Glück nicht interessieren brauchen. Du kannst dich darauf verlassen, dass deine E-Rechnung im korrekten Format beim Rechnungsempfänger – dem Bund – ankommt.
Zugegeben, durch die vielen E-Rechnungsformate durchzublicken, ist nicht ganz einfach. Musst du aber gar nicht. Nur so viel:
Egal ob XRechnung oder ZUGFeRD – Holvi unterstützt beide Formate, du brauchst dir also keine Gedanken machen. Die Wahl des passenden Formats geschieht im Hintergrund.
Zugegeben, nicht wirklich spannend. Würdest du eine XRechnung öffnen, siehst du nicht mehr als viele Zeilen von maschinenlesbarem Code.
Die XRechnung wird schließlich von einem Rechnungseingangssystem verarbeitet, bevor der Rechnungsempfänger sie das erste Mal zu Gesicht bekommt und freigibt.
Das heißt aber nicht, dass du deine E-Rechnungen nicht mehr ansehen kannst. In Holvi kannst du deine E-Rechnungen wie eine konventionelle Rechnung öffnen und ansehen, auch wenn die eigentliche Rechnung im maschinenlesbaren Format vorliegt.
Einen einfachen Konverter von PDF in XRechnung gibt es leider nicht. Das liegt daran, dass eine XRechnung maschinenlesbare, strukturierte Daten enthält, die in der herkömmlichen PDF-Rechnung nicht enthalten sind.
Um ein PDF in eine E-rechnung umzuwandeln, musst du die Daten händisch in einen Rechnungsgenerator eintragen.
Sinnvoller ist es, gleich eine Rechnungssoftware zu nutzen, wie die von Holvi.Es gelten die gleichen Aufbewahrungspflichten wie für konventionelle Rechnungen.
Ein Papier-Ausdruck der elektronischen Rechnung ist nicht gültig.
Mit Holvi Pro kannst du unbegrenzt elektronische Rechnungen schreiben – ohne Zusatzkosten. In der Monatsgebühr von 15 € sind außerdem nützliche Buchhaltungsfeatures enthalten, die dir das Leben und deine Steuererklärung einfacher machen. Versprochen!
Mehr Infos: www.e-rechnung-bund.de/rechnungssteller
Für alle, die noch mehr Lust auf Fachbegriffe haben: Unser Glossar rund um die E-Rechnung.
Die Adresse des Rechnungsempfängers. Bund und Länder haben sich auf dieses standardisierte Format geeinigt. Als Rechnungssteller*in bekommst du die Leitweg-ID vorab mitgeteilt, zum Beispiel bei der Vergabe.
Onlinezugangsgesetzkonforme Rechnungseingangsplattform. Diese Plattform brauchst du, wenn du manuell E-Rechnungen an Behörden der mittelbaren Bundesverwaltung und kooperierende Bundesländer versenden willst.
Das ist so etwas wie das Übertragungsnetzwerk für E-Rechnungen. Wenn du ein Rechnungsprogramm wie das von Holvi benutzt, wird deine E-Rechnung im Hintergrund über dieses Netzwerk versendet.
Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes. Hier kannst du E-Rechnungen manuell an Einrichtungen der unmittelbaren Bundesverwaltung ein (z. B. Ministerien und Bundesoberbehörden) einreichen.
Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland.
XML steht für "Extensible Markup Language". Das bedeutet übersetzt "erweiterbare Auszeichnungssprache" und dient dazu, Daten zwischen Anwendungen auszutauschen.
Ein E-Rechnungs-Standard mit strukturierten XML-Daten. XRechnung wurde auf Basis der Europäischen Norm EN 16931 entwickelt.
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