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Der Weg zum papierlosen Büro - Alles, was du über deine Belege wissen solltest

Selbstständigkeit · 11.03.19 15:11 · Hagen Lippmann

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Deine Belege sind ein unverzichtbarer Teil deiner Buchhaltung und du musst sie 10 Jahre aufbewahren. Hier erfährst du, auf welchem Weg die Ablage deiner Belege am besten funktioniert.

Die richtige Zuordnung der Belege

Zu deinen Verpflichtungen als Selbstständiger gehört es, für deine Buchhaltung all deine Belege aufzubewahren. Sie dienen der Beweiskraft der Buchhaltung und „belegen“ die Transaktionen. Darunter sind all die Zahlungsnachweise zusammengefasst, die zu deinem Geschäftsleben dazugehören.  

Sie werden in externe und interne Belege eingeteilt. Externe Belege oder Fremdbelege stammen aus den Vorgängen mit anderen Unternehmen und Dritten. Das können Steuerbescheide, Kontoauszüge, Rechnungen, Bank- und Postbelege etc. sein.

ERFAHRE MEHR: Wenn du mehr darüber wissen möchtest, wie du eine Rechnung schreibst, schau hier mal rein.

Interne Belege decken alle Zahlungsnachweise innerhalb eines Unternehmens ab. Darunter fallen etwa Lohn- und Gehaltslisten oder auch die Kassenzettel bei Einkäufen für deinen Bürobedarf.

Wichtig ist, dass du deine geschäftlichen Belege von deinen privaten ganz klar trennst. Wenn du darauf nicht achtest, könnte dich deine Buchhaltung später ärgern. Bewahre deine geschäftlichen Belege immer chronologisch auf und füge ggf. Nebenbelege und Kontoauszüge hinzu.

Auf einem Beleg müssen der Text, der die Transaktion erläutert, der Betrag (oder Mengen- und Wertangaben), das Datum und die Unterschrift des Ausstellers zu erkennen sein. Die Lesbarkeit kann irgendwann zu einer Herausforderung werden, da du eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren hast.

Die richtige Ablage der Belege 

Bei Verdachtsfällen und Tiefenprüfungen von Seiten des Finanzamts kann sich der Zeitraum sogar noch verlängern. Gerade bei Kassenzetteln kann dies zu Problemen führen, da sie nicht nur schnell verloren gehen, sondern auch verblassen.

Es wird daher dazu geraten, sie mit einer Sicherheitskopie aufzubewahren. Früher hatten sich ganze Schrankwände damit befüllt. Doch jetzt kannst du das digital machen. Es ist nicht mehr notwendig, alle Belege in Papierform jedes Jahr beim Finanzamt einzureichen.

Seitdem die Steuererklärung digital durchgeführt werden kann, passen sich auch die Gesetze an und öffnen Tür für eine papierlose Buchhaltung. Ein digitales Archiv für deine Belege schafft Ordnung im Büro und das sichere Gefühl, dass alles am richtigen Ort ist.

Was passiert, wenn du einen Beleg verlierst

Selbst den Besten ist es schon passiert. Aber was musst du eigentlich machen, wenn du einen Beleg verlierst? In diesem Fall kannst du dir selbst einen „Eigenbeleg“ ausstellen. Denn es gilt bei der Buchhaltung, dass keine Buchung ohne Beleg ausgeführt werden darf.

Versuche stets, einen Ersatzbeleg zu organisieren, beispielsweise mit erneutem Anfragen beim Kunden. Wenn nicht zu viel Zeit vergangen sein sollte, stellt das meist kein Problem dar. Sollte dies nicht mehr möglich sein, kannst du dir einen „Eigenbeleg“ ausstellen.

Der „Eigenbeleg“ kann ohne Dritten von dir selbst ausgefüllt werden, aber er muss neben den üblichen Angaben auch den Grund des Verlusts des Belegs und die Unterschrift enthalten!

Es dürfen keine Sammelbelege ausgestellt werden. Bis zu einem Betrag von    150 € und mit einem Kontoauszug als Nebenbeleg stellen Eigenbelege kein Problem für das Finanzamt dar. Alles, was darüber hinausgeht, ist Ermessenssache und kommt etwas auf den zuständigen Sachbearbeiter an. Wichtig dabei ist, dass der Betrag nachvollziehbar und angemessen ist. 

Mit einem digitalen Archiv dürfte das seltener der Fall sein. In Verdachtsfällen und Tiefenprüfungen musst du dennoch weiterhin die Originale zur Hand haben. Doch auch dafür gibt es eine Lösung. 

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Über das „ersetzende Scannen“

Wer seine Buchhaltung vollständig digital verwalten möchte und dem Aktenschrank Lebewohl sagen möchte, dem sei auf das „digitale Scannen“ verwiesen. Schon seit 2013 ist das „ersetzende Scannen“ rechtskräftig und wurde zur Entbürokratisierung eingeführt. Mit diesem Prozess kannst du eine Beweislastumkehr herbeiführen.

Damit ist gemeint, dass du den Beleg nun digitalisieren und zum Original erheben kannst. Dazu braucht es eine vorgegebene Dokumentation des Scannens und eine Verschlüsselung der Datei.

Die gescannte Datei kann somit offiziell zum Belegen der geschäftlichen Transaktion genutzt werden und das ehemalige Original aus Papier in den Reißwolf. Das schafft jede Menge Platz im Büro und zugleich Ordnung für deine Steuer.

ERFAHRE MEHR: Wenn du nachlesen möchtest, welche Steuern als Kleinunternehmer auf dich zukommen, schau hier mal rein.

Mit Holvi die Belege direkt im Geschäftskonto speichern

Mit Holvi kannst du deine Finanzen direkt in deinem Geschäftskonto verwalten. Das ist nicht nur sinnvoll, sondern sehr effizient. Deine Belege können ohne Umwege deinen Rechnungen oder deinen Überweisungen angehangen werden und zwar mit einem Foto von deinem Smartphone. Somit kannst du mit der App deine Buchhaltung vorbereiten, egal wo du gerade bist.  

Sobald du beispielsweise eine Zahlung mit deiner Holvi Business Mastercard getätigt hast, bekommst du eine Push-Benachrichtigung auf deinem Smartphone. Diese erinnert dich, dass du deinen Beleg abfotografieren und der Überweisung zuordnen kannst.

Damit kann nichts verloren gehen und im gleichen Moment ist deine Buchhaltung vorbereitet, da du die Belege im digitalen Archiv direkt zuordnen kannst. Du sparst dir später jede Menge Zeit für dich oder deinen Steuerberater.

Das papierlose Büro ist mit Holvi in greifbare Nähe gerückt und wie sagt man so schön: Ordnung ist das halbe Leben. Wenn du gerade am Anfang deiner Selbstständigkeit stehst, gibt es noch viele andere Dinge zu beachten. Gehe lieber geschickt vor und strukturiere alles, wie du es brauchst. 

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