Tervetuloa rahastonhoitajan rooliin! Tai ehkä teillä tehtävää kutsutaan taloudenhoitajan pestiksi. Niin tai näin, alkuun voi olla haastavaa hahmottaa talouteen liittyvää käsitteistöä tai ymmärtää täysin, mitä kaikkea tehtävä pitää sisällään. Mutta älä huoli, tässä blogissa jaamme viisi vinkkiä, jotka auttavat sinua saamaan homman yhdistyksen taloudenhoitajana heti hyppysiin.

Yhdistyksen rahastonhoitajana sinulla on merkittävä tehtävä ylläpitää yhdistyksen taloudellista terveyttä. Varmistat vastuullisen taloudenpidon ja toimit ehkäpä myös sillanrakentajana hallituksen ja jäsenten välillä. Tämä opas tarjoaa sinulle viisi olennaista vinkkiä, jotka auttavat sinua menestymään tehtävässäsi.

1. Tutustu rahastonhoitajan rooliin ja vastuisiin

Tutustu tarkasti tehtävänkuvaasi ja vastuisiisi rahastonhoitajana. Useimmiten näihin kuuluu muun muassa yhdistyksen talouden suunnittelu, maksuliikenteen hallinta, kirjanpidon ylläpito ja talousraporttien esittely hallitukselle. Tehtäväkenttä kuitenkin vaihtelee yhdistyksestä toiseen ja kannattaakin kysyä edelliseltä taloudenhoitajalta, mitä hän on tehtävässään tehnyt. Keskuste myös avoimesti hallituksen kanssa heidän toiveistaan roolisi suhteen. Kysyvä ei tieltä eksy!

Osittain rooliasi määrittää myös laki. Erityisen tärkeää onkin olla kärryillä yhdistyslain kiemuroista. Kokosimme tämän blogin loppuun roolisi kannalta keskeisimmät yhdistyslain kohdat. 

2. Opettele kirjanpidon perusteet

Heti alkuun on hyvä ottaa pieni hetki opiskelua varten – ja perusteista on tietysti paras aloittaa. Vuonna 2023 voimaan astunut yhdistyslain muutos mahdollistaa kevennetyn tilinpitomenettelyn, eli yhdenkertaisen kirjanpidon mikroyhdistyksille. Suurin osa yhdistyksistä tekee kuitenkin edelleen kirjanpitonsa kahdenkertaisena, joten sinunkin on todennäköisesti hyvä tietää ainakin perustasolla, mitä tämä tarkoittaa – vaikka yhdistyksellänne olisikin kirjanpitäjä.

Uutena rahastonhoitajana kirjanpidon sanasto ei ole sinulla välttämättä vielä hallussa. Holvipediasta voitkin opiskella keskeisimpiä käsitteitä. 

Ja täältä voit lukea, mitä kahdenkertainen kirjanpito ylipäätään tarkoittaa?

 

Jo 1100+ yhdistystä luottaa Holviin

Avaa Holvi

3. Muista aikataulutus

Varsinkin jos tilitapahtumia on vähäisiä määriä vuoden mittaan, on helppo ajatella että tekee kaikki kirjaukset kerralla sitten vähän myöhemmin. Säästät kuitenkin aikaa ja hermoja pitämällä jatkuvaa kirjanpitoa koko kauden ajan. Aikatalutuksen tärkeyttä korostaa myös yhdistyslaki, joka edellyttää tilitapahtumien kirjausten tekemistä ilman aiheetonta viivytystä. 

Kirjaa siis tilitapahtumat päiväkirjaan ja pääkirjaan sitä mukaa kun tilitapahtumia tulee – merkitse vaikka kalenteriisi viikottainen puolituntinen tilitapahtumien räknäilyyn. Tilinpäätöksenkin laatiminen kauden päättyessä on huomattavasti helpompaa on hommat on hoidettu oikein ja ajallaan. Tiliotteella näkyvät tiedot eivät nimittäin aina kerro kovinkaan selkeästi, mistä tilitapahtumassa on kyse ja homma menee helposti aikamoiseksi salapoliisityöksi kun näitä aletaan selvittelemään! 

4. Pidä aineisto järjestyksessä!

Samalla kun varmistat, että tilitapahtumat on merkitty kirjanpitoon oikein, varmista, että kaikista tapahtumista on kuitti tai muu tosite. Kaikki tositteet ja tiliotteet kannattaa arkistoida suoraan vaikkapa Google Drive-kansioihin ja erotella kansiot vähintään tilikausittain, mielummin kuukausittain. Kannattaa myös heti alkuun keksiä selkeä nimeämiskäytäntö kaikille tallennetuille tiedostoille – vuosien mittaan kansiorakenteita tulee lisää ja selkeästi nimetyt tiedostot on huomattavasti helpompi löytää! 

Vertaa Holvia pankkien yhdistystileihin

Hintojen vertailu ei ole aina ihan helppoa – Vertailimme vaihtoehtoja puolestasi!

5. Hyödynnä Holvi-yhdistystiliä 

Kunnon työkaluilla hommat hoituvat helpommin heti alusta alkaen. Holvin avulla onnistuu kaikki jäsenmaksujen keräämisestä tapahtumalippujen myyntiiin ja laskutuksesta palkkojen maksuun. Holvin avulla voit myös seurata yhdistyksen kassavirtaa reaaliajassa ja helpottaa kirjanpitoa tallentamalla kuitit suoraan Holvi-sovellukseen. 

Lue lisää Holvi-yhdistystilistä

 

Tärkeimmät nostot yhdistyslaista

Uutena rahastonhoitajana sinun on hyvä lukea yhdistyslaki – tai ainakin tuon lain luku 6 ja erityisesti 37a momentti huolella läpi. Tässä 37a momentin tärkeimmät kohdat:

Kirjapitovelvollisuus ja tilinpitovelvollisuus:

  • Laadi tilinpäätös ja toimintakertomus kirjanpitolain mukaisesti.
  • Huomioi, että yhdistyksen tilinpitoon voi soveltaa erityisjärjestelyjä, jos tietyt ehdot täyttyvät. Esimerkiksi, jos yhdistyksen saamien avustusten ja muiden tulojen yhteismäärä on enintään 30 000 euroa tilikaudella ja yhdistys ei harjoita liiketoimintaa. Tällöin kirjanpito voidaan esimerkiksi tehdä yhdenkertaisena.

Tilinpitojärjestelyt:

  • Tarkoituksena on pitää erillään yhdistyksen tulot, menot, varat ja velat selkeyden ja läpinäkyvyyden varmistamiseksi jäsenille ja muille sidosryhmille.
  • Merkitse tapahtumat tilinpitoon kassaperusteisesti aikajärjestyksessä ja varmista, että niiden sisältö ja ajankohta käyvät selvästi ilmi.
  • Merkitse tilitapahtumat ilman aiheetonta viivästystä

Tilinpitoaineiston säilyttäminen:

  • Säilytä kaikki tapahtumia koskevat laskut, kuitit ja muu tilinpitoaineisto niin, että niiden yhteys tilinpidon merkintöihin on helppo selvittää tarvittaessa. Tilinpito ja tapahtumia koskeva aineisto on säilytettävä kuusi vuotta sen kalenterivuoden jälkeen, jota ne koskevat.
  • Varmista, että tilinpito ja tilinpitoaineisto säilytetään asianmukaisesti vähintään kuusi vuotta tilikauden päättymisen jälkeen.
Jäsenten oikeudet:

  • Jäsenillä on oikeus pyynnöstä saada nähtäväkseen tilinpito kerran jokaiselta päättyneeltä kalenterikuukaudelta.
  • Tiedot on pidettävä nähtävillä vähintään kahden viikon ajan viimeistään kahden viikon kuluttua pyynnöstä.
  • Jos säännöissä määrätään tilinpidon nähtävänä pitämisestä harvemmin tai lyhyemmän ajan, laadi vuosilaskelma ja esitä se jäsenille kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä.
Lue koko yhdistyslaki täältä