Holvi Blogi | Makers & Doers

Vaatiiko asiakkaasi verkkolaskua? Lue verkkolaskutuksen perusteet tästä

Taloushallinto ja kirjanpito, Yrityksen laskutus · 24.9.2018 9:38 · Ella-Roosa Koivupuro

e-invoices

Haluaako yritysasiakkaasi vastaanottaa laskunsa verkkolaskuina? Käymme läpi verkkolaskutuksen perusteet ja kerromme, miten siirryt sähköiseen laskutukseen ja lähetät verkkolaskut helposti Holvista.

 

Yritykset suosivat verkkolaskua

Yritysasiakkaat vaativat usein laskunsa verkkolaskuina, koska niiden käsittely on helpompaa ja nopeampaa. Verkkolaskutus alkaakin olla B2B-kaupan puolella jo standardi.

Mikä oikeastaan on verkkolasku? Riittääkö laskun PDF-versio, jonka lähetät sähköpostilla?

Ei riitä. PDF-lasku ja verkkolasku ovat kaksi eri asiaa, vaikka kumpikin liikkuisi verkossa.

Verkkolasku on konekielinen lasku, jonka käsittely ei vaadi manuaalista työtä. Kenenkään ei siis tarvitse kopioida maksutietoja paperilta tai PDF-tiedostosta käsin. Lasku menee hyväksyntäprosessin läpi maksavassa yrityksessä, eli se ei mene automaattisesti maksuun, mutta ihmistyö vähenee merkittävästi verkkolaskutuksen myötä.

 

Verkkolasku ei ole e-lasku

Verkkolaskutukseen liittyvä termistö on hajanaista. E-laskua näkee käytettävän rinnan verkkolaskun kanssa, mutta ne viittaavat itse asiassa eri konsepteihin.

Verkkolasku on yllä mainittu konekielinen, yritysten väliseen kauppaan suunniteltu laskumuoto. E-lasku sen sijaan on kuluttajien käyttämä verkkopankkiin ilmestyvä sähköinen lasku. Olet ehkä vastaanottanut sähkö- tai nettilaskujasi verkkopankkiisi, ja tällöin kyseessä on nimen omaan e-lasku.

Myös yritykset voivat käyttää e-laskua, mutta yleensä ainakin suuryritykset käyttävät verkkolaskuja.

 

Miten lähetän verkkolaskut?

Verkkolaskun lähetykseen tarvitset tilin, jolta voit lähettää verkkolaskuja ja laskutusohjelman, jolla voit luoda verkkolaskuja. Helpoimmalla pääset yhdistämällä nämä yhteen palveluun.

Holvin palvelussa saat sekä tilin että laskutusohjelman yhdessä paketissa ja muodostat ja lähetät verkkolaskut parilla klikkauksella.

Verkkolasku luodaan Holvissa yhtä helposti kuin muutkin laskut eikä se vaadi sinulta lisätyötä. Ohjelma vie laskun oikeaan muotoon, ja sinä täytät vain tavalliset laskutiedot. Holvin työkalu luo laskulle laskunumeron ja viitenumeron.

 

Mikä on verkkolaskuosoite?

Tiedätkö asiakkaasi verkkolaskuosoitteen? Jos osoitetta ei ole toimitettu sinulle, löydät sen yleensä yrityksen kotisivulta. Voit tarkistaa verkkolaskuosoitteen esimerkiksi verkkolaskuosoite.fi-sivulta.

Yrityksellä voi olla kaksi verkkolaskuosoitetta: toinen laskujen lähettämistä ja toinen vastaanottamista varten. Tarkista, mihin osoitteeseen yritys vastaanottaa verkkolaskuja äläkä osoita laskuja yrityksen lähetysosoitteeseen. 

Verkkolaskun osoitetiedot koostuvat itse osoitteesta, operaattorista ja operaattorin, eli välittäjän, tunnuksesta.

Osoite on yrityskohtainen, ja yleisin verkkolaskuosoite on OVT-tunnus, joka on muotoa 0037 + yrityksen y-tunnus. OVT-tunnukseen voi sisältyä tarkentavia numeroita. Verkkolaskuosoite voi olla myös IBAN-tunnus, verkkolaskutili tai verkkopalvelutunnus, mutta nämä ovat harvinaisempia.

Välittäjän tunnus tulee yrityksen käyttämältä operaattorilta ja on operaattorikohtainen. Holvin palvelussa sinun tarvitsee tietää vain vastaanottajan verkkolaskuosoite eikä operaattoria tai sen tunnusta pyydetä.

Kun olet luonut laskun ja lisännyt asiakkaasi verkkolaskuosoitteen, lähetät laskun tililtäsi ja jäät odottamaan maksua. Holvissa seuraat helposti, milloin asiakas maksaa laskun.

 

Sähköinen laskutus ja taloushallinto helpottavat yrittäjän arkea

Pienyrittäjän laskutus järjestyy kätevimmin sähköisesti. Digitaalinen laskutus helpottaa talouden seurantaa, säästää sinun aikaasi ja vaivaasi ja mahdollistaa asiakkaittesi paremman palvelun.

Tässä neljä keskeistä syytä siirtyä digitaaliseen taloudenhallintaan ja laskutukseen:

  • Kaikki taloutesi tiedot samassa paikassa. Holvin yritystili kokoaa yrityksen talouden yhteen paikkaan. Ei Excel-taulukkoja asiakkaille lähetetyistä ja heidän suorittamistaan laskuista. Seuraat tilitäsi, mitkä laskut on maksettu ja mitkä ovat vielä auki.
  • Hyvästit paperille. Haluatko printtailla laskuja ja kiikuttaa niitä postiin? Säästä luontoa ja rahaa lähettämällä laskut verkkolaskuina. Toki asiakkaan niin halutessa voit edelleen lähettää paperilaskuja. Voit tulostaa Holvin palvelusta valmiille laskupohjalle muodostetun laskun ja maksusuorituksen näet yritystililläsi. Samalla tavalla voit lähettää myös sähköpostilaskuja. Varoituksen sana kuitenkin – sähköpostilaskuilla on paha tapa kadota inboxin uumeniin tai päätyä roskapostilaatikkoon.
  • Vähemmän manuaalista työtä. Holvin palvelussa saat käyttöösi laskutusohjelman ja tietosi tulostuvat laskulle automaattisesti. Sinun ei tarvitse huolehtia, onko lasku muodollisesti oikein laadittu.
  • Paranna asiakastyytyväisyyttä. Verkkolaskua käyttämällä helpotat asiakkaittesi elämää ja parannat heidän tyytyväisyyttään palveluusi kokonaisuutena: yleensä yritykset suosivat verkkolaskuja, koska niiden käsittely koneellisesti säästää taloushallinnon aikaa.

 

Miten valitset laskutusohjelman? Lataa maksuton opas

Lue seuraavaksi

Tarvitseeko toiminimi erillisen yritystilin?

miksi-yritystili

Taloushallinto ja kirjanpito | 11.12.2019 10:56

Erillinen yritystili ei ole toiminimiyrittäjälle pakollinen, mutta sen käyttö on yleensä suotavaa. 

Lue lisää

Kirjanpito itse vai kirjanpitäjältä? Huomioi nämä 6 asiaa tilitoimiston valinnassa

Holvi_Bookkeeper_1200x628

Taloushallinto ja kirjanpito | 5.12.2019 10:45

Yritys alkuvaiheessa ja mielessä kysymys: teenkö kirjanpidon itse vai jätänkö sen jonkun muun huoleksi? Entä mistä sitten löytää hyvän kirjanpitäjän? Kirjanpidon voi tehdä itse, jos aikaa ja ...

Lue lisää

Kirjanpito nyt Holvista – Tutustu uuteen Bookkeeper-palveluumme

Blog_Main_Bookeeper_1200x628

Holvi yrittäjille, Taloushallinto ja kirjanpito, Uutisia Holvista | 15.11.2019 10:38

Mikä on uuden yrittäjän (ja vähän kokeneemmankin) ykköshuoli? Verot. Virheet verojen maksussa ja kirjanpidossa pelottavat yrittäjiä, mutta me otamme nyt taakan pois harteiltasi.

Lue lisää

Liity muiden yrittäjien joukkoon ja tilaa kirjoituksia yrittäjyydestä.

Anna Holvin tehdä elämästäsi helpompaa

Hoida taloudenhallintasi Holvissa ja säästä aikaa itse työn tekemiseen. Holvi ei ole vain perinteinen yritystili, vaan saat samassa paketissa kaikki keskeisimmät työkalut yrityksesi pyörittämiseen.

Android-TXList-FI