Aika lähettää ensimmäinen lasku ja etsit perinteistä laskupohjaa? Mielessäsi pyörii varmaan monia kysymyksiä. Mitä kaikkea laskulla oikein pitää olla? Monta päivää voin laittaa maksuajaksi? Mitä muuta kannattaa ottaa huomioon?
Käymme tässä tekstissä läpi käytännöllisesti, miten luot laskun ja annamme sinulle käyttöösi myös ilmaisen laskupohjan excel-muodossa. Opastamme myös, mitä kaikkea mahdollista laskuttamisessa pitää ottaa huomioon.
Yksi aloittavien yrittäjien tyypillisimmistä pulmista on laskutus. Joskus ensimmäinen työkeikka tulee melkein yllättäen ilman, että yrittäjyyttä oli edes sen kummemmin vielä pohdittu. Sitten tuleekin ajankohtaiseksi hankkia oma y-tunnus ja selvittää, miten laskuja tehdään.
Lataa täältä avuksi ilmainen laskupohja excel-muodossa.
- Mitä erilaisia laskuja on olemassa?
- Näin lähetät erilaisia laskumuotoja
- Mitä tietoja laskussa pitää olla?
- Laskunumeron, viitenumeron ja maksuehdon lisääminen
- Lataa ilmainen laskupohja laskun tekemiseen
Mitä erilaisia laskuja on olemassa?
Laskuja voi lähestyä muutamasta eri näkökulmasta. On olemassa ns. kevennettyjä laskuja, jolloin laskumerkintöjen vaatimukset ovat vähäisemmät. Toisaalta kuluttaja- ja yrityslaskuilla voi olla joitain erilaisia vaatimuksia. Tämän lisäksi on olemassa vielä erilaisia laskumuotoja: paperilaskuja, sähköpostilaskuja, verkkolaskuja ja e-laskuja. Käydään erilaisia laskuja läpi yksitellen.
Kun laskun loppusumma on pieni ja se on osoitettu kuluttajille (esim. kampaamossa tai suutarilla), voi laskun merkinnöissä käyttää vähän keveämpää kaavaa ja lasku voi olla vapaamuotoisempi. Tällöin laskussa on oltava ainakin seuraavat tiedot:
- laskun antamispäivä
- myyjän nimi ja arvonlisäverotunniste eli sinun y-tunnuksesi
- myydyt tavarat tai palvelut
- verot eriteltynä verokannoittain.
Kuluttajan ja yrityksen laskuissa on joitain eroja.
Ensinnäkin, kuluttajalle annettaviin laskuihin voidaan joskus soveltaa yllä mainittuja kevennettyjä vaatimuksia.
Toiseksi, yrityksen laskuilla hinnat ilmoitetaan yleensä arvonlisäverottomina ja kuluttajille esitetyt hinnat sisältävät alvin (muista silti erotella verot laskulla).
Kolmanneksi, laskumuodoissa on eroja: yritykset ja esimerkiksi julkinen sektori vaativat usein verkkolaskuja, joka on eri asia kuin sähköinen PDF tai kuluttajalle lähetettävä e-lasku.
Pienyrittäjä, valmistaudu lähettämään eri laskumuotoja
Katsotaan nyt vähän tarkemmin laskumuotoja. Paperilasku ja sähköpostilasku ovat käytännössä sama asia: kumpikin on yleensä sama PDF, jonka joko lähetät sähköisesti tai printtaat ja viet postilaatikkoon.
Verkkolasku ja e-lasku sen sijaan liikkuvat omissa kanavissaan, etkä voi lähettää niitä ilman erillistä ohjelmaa. E-lasku on sähköinen lasku, jonka kuluttaja saa verkkopankkiinsa. Olet ehkä saanut tällaisia laskuja esimerkiksi puhelinoperaattoriltasi tai sähköyhtiöltäsi.
Verkkolasku sen sijaan on konekielinen laskumuoto, jota käytetään yritysten välisessä kaupassa. Niiden käsitttely on tehokasta laskun vastaanottajalle, sillä kenenkään ei tarvitse kopioida laskutietoja maksuun käsin. Siksi usein isommat yritykset ja varsinkin julkinen sektori haluavat laskunsa nimen omaan verkkolaskuina.
Jos siis myyt pääasiassa yrityksille, kannattaa ehdottomasti ottaa käyttöön verkkolaskutus.
Tarvitset siihen ohjelman, jolla voi lähettää verkkolaskuja. Voit ottaa tällaisen palvelun erilliseltä tarjoajalta tai ottaa Holvista yritystiliin yhdistetyn laskutustyökalun, jolla lähetät helposti myös verkkolaskuja.
Mitä laskussa pitää olla?
Lain mukaan laskulla pitää olla tiettyjä asioita. Tässä yhteydessä emme keskity margniaalisiin liiketoiminnan muotoihin tai käännetyn verovelvollisuuden tilanteisiin. Tyypillisesti laskulla pitää olla:
- laskun antamispäivä
- juokseva tunniste eli käytännössä laskunumero
- myyjän arvonlisäverotunniste eli y-tunnus
- ostajan aronlisäverotunniste eli y-tunnus (jos ostajalla siis on y-tunnus)
- myyjän ja ostajan nimi ja osoite
- laskutettavat tuotteet tai palvelut
- tuotteiden tai palvelujen yksikköhinta ilman veroa, verokannat ja veron määrä
- tavaroiden toimituspäivä, palvelujen suorituspäivä tai ennakkomaksun maksupäivä
- verottomuuden tai käännetyn verovelvollisuuden peruste
- muutoslaskussa viittaus aikaisempaan laskuun (eli jos lähetät hyvitys- tai korjauslaskun).
Ja totta kai laskulla kannattaa olla:
- maksutiedot eli maksun saaja, tilinumero ja BIC-tunnus
- eräpäivä
- viivästyskorko
- viitenumero.
Näin lisäät laskunumeron, viitenumeron ja maksuehdon laskupohjaan
Muutama kohta saattaa vielä askarruttaa. Miten laskunumero lasketaan? Laskuissa pitää olla juokseva tunniste eli käytännössä laskunumero. Tämä on tärkeää kirjanpidon kannalta: näin laskut voidaan yksilöidä ja niiden seuraaminen on helppoa.
Sinun pitää käyttää jatkuvaa numerointia, jotta mahdolliset puuttuvat laskut voidaan tunnistaa kirjanpidossa. Voit valita ensimmäisen laskunumeron itse ja sitten jatkaa siitä. Aloita vaikka numerosta 101 ja jatka numerojärjestyksessä.
Entä viitenumero? Viitenumero ei ole sinänsä pakollinen, mutta auttaa sinua täsmäyttämään maksun oikeaan laskuun. Voit lukea täältä lisää viitenumeroista. Pankit saattavat veloittaa laskuttajalta enemmän, jos maksusta puuttuu viitenumero.
Viitenumeroilla on tietty laskukaava, mutta älä tuhlaa aikaasi sen opetteluun. Lataa täältä maksuton viitenumerolaskurimme tai tee asiat vieläkin helpommin ja käytä valmista laskutusohjelmaa, joka tekee työn puolestasi.
Miten valitsen maksuehdon? Kuluttajille maksuajan on oltava vähintään 14 päivää, ja usein se on 30 päivää. Yrityksille maksuehto voi olla vaikka 7 tai 14 päivää, mutta voit halutessasi käyttää pidempääkin maksuehtoa. Suuryritykset ovat kankeita maksajia ja voivat pyytää todella pitkiä maksuehtoja, mutta laske realistisesti, milloin tarvitset itse rahasi. Sinun pitää pystyä maksaa omat laskusi.
Laskun tekeminen – lataa ilmainen laskupohja
Nyt on päästy itse laskun tekemiseen. Laskuille ei ole mitään tiettyä muotoa, mutta pidä huolta, että laskullasi on tarvittavat tiedot, jotka käytiin läpi yllä. Muuten lasku voi olla melko vapaamuotoinen.
Voit tehdä laskun itse esimerkiksi Excelissä tai Wordissa. Jos laskutat enemmän, kannattaa tehdä yksi laskumalli, jota voit käyttää jatkuvasti. Tai vielä helpompaa: lataa meiltä laskupohja ilmaiseksi Excel-muodossa.
Kyseessä on varsin perinteinen laskupohja, mutta voit tehdä siitä yrityksesi näköisen. Personoi laskupohja omalla logollasi ja yrityksesi tiedoilla, merkitse laskutettavat tuotteet tai palvelut ja niiden veroerittely ja lasku on valmis. Tulosta lasku tai lähetä se sähköpostitse.
Verkkolaskun tekeminen ja lähetys sen sijaan vaatii vähän enemmän työtä. Siihen tarvitset ohjelman, jolla voi lähettää verkkolaskuja. Ratkaisu löytyy esimerkiksi Holvista, tai voit ostaa verkkolaskutusta erillisiltä palveluntarjoajilta.
Helpotusta laskutukseen laskutusohjelmalla
Helpoimmalla pääset, kun käytät alusta alkaen laskutusohjelmaa, joka huolehtii muoto-opista ja verojen, laskunumerojen ja viitenumerojen luomisesta ja vieläpä laskun maksun seurannasta.
On fiksua valita laskutustyökalu, joka on yhdistetty yritystiliisi. Se säästää sinulta aikaa ja mahdollisia virheitä. Laskutusohjelma pitää huolen, että laskut ovat oikeaoppisia. Ja kun se on yhdistetty yritystiliin, kuten Holvissa, laskujen seuranta automatisoituu, eli sinä saat aina ilmoituksen tehdystä maksusta. Laskut tietoineen tallentuvat myös suoraan kirjanpitoraporteille.
Jos lähettämällesi laskulle on sattunut virhe, sinun pitää lähettää muutoslasku. Tämä on tietysti aikaa vievää, mutta myös rasittavaa kirjanpidon kannalta. Lähetettyjä laskuja ei saa poistaa kirjanpidosta. Laskutusohjelma ei pelasta sinua omilta näppäilyvirheiltä, mutta pitää huolen, että laskuissa on tarvittavat tiedot oikeassa muodossa.
Ota siis käyttöön kätevät työkalut ja unohda laskutusstressi.
/6_how_it_works.png?width=477&name=6_how_it_works.png)
