Tilitoimiston vaihto ei katso kalenteria

Teit kuten muut yrittäjät neuvoivat: ulkoistit kirjanpidon, jotta voit keskittyä omiin vahvuuksiisi. Mieli on kevyt, kun tuloslaskelmat ja alv-erittelyt eivät stressaa. Kirjanpitäjä on yrittäjän paras sijoitus, kuten sanotaan.

Mutta sitten tuleekin mutkia matkaan. Pulmat voivat olla pieniä: kommunikaatio ei oikein toimi, sähköposteihin vastataan hitaasti tai kemiat kirjanpitäjän kanssa eivät vain kohtaa. Tai todellinen hinta ei ollutkaan se, mitä oli sovittu.

Tilitoimiston vaihto alkaa kiinnostamaan. 

Miksi vaihtaa tilitoimistoa?

Tilitoimiston vaihtoon on tietysti monia syitä, eikä “vika” aina ole kirjanpitäjässä. Kirjanpitäjä saattaa jäädä eläkkeelle eikä seuraaja enää ole. Yrittäjän on aika etsiä uusi kirjanpitäjä.

Joitakin tyypillisiä vaikuttimia vaihtoon kuitenkin on. Muun muassa seuraavanlaisia syitä me Holvilla olemme kuulleet.

€€€ eli tilitoimisto on liian kallis 

Kirjanpidon hinta voidaan laskea eri tavoin. Se voi olla esimerkiksi aina kiinteä hinta, tuntiperusteinen laskutus tai se voi perustua tositteisiin. Jos hinta vaihtelee kirjanpitäjän työmäärän mukaan, lopullista kirjanpitolaskua voi olla hankala ennakoida. Ja ihan kuin yrittäjän talouden arviointi ei olisi muutenkin tarpeeksi kimuranttia.

Yritystoiminnan kasvaessa myös kirjanpidon kustannukset voivat nousta. Jossain vaiheessa onkin ehkä aika arvioida: 

Maksanko liikaa?

Vastaus voi hyvinkin olla ei, et maksa liikaa. Kirjanpito vaan on työläämpää, jos toimintaakin on enemmän. Suuri lasku ei siis välttämättä tarkoita, että kirjanpitäjäsi veloittaa liikaa. Itse asiassa se voi olla hyvä merkki: yritystoimintasi kasvaa kohisten ja voi hyvin!

Odotukset eivät kohtaa 

Joskus yrittäjä ei vain ole ole tyytyväinen palvelun tasoon. Ehkä yhteisistä pelisäännöistä ei ole sovittu tarpeeksi selkeästi ja yrittäjää alkaa korpeamaan, kun palvelua ei tunnu saavan. 

Miksei kirjanpitäjä muistuttanut alv-maksuista? Ehkä siitä ei ole sovittu. Yrittäjästä voi tuntua, että kirjanpitäjä laistaa velvollisuuksistaan, mutta kyse voi olla vain siitä, että yrittäjällä ja kirjanpitäjällä on eri käsitys palvelun tasosta.

Kirjanpitäjä vastaa sähköposteihin viikon päästä – tarvitsisin apua nyt! Jos yrittäjän ja kirjanpitäjän käsitykset käytännön järjestelyistä poikkeavat kovasti toisistaan, on hedelmällinen yhteistyö ja molemminpuolinen tyytyväisyys hankala saavuttaa.

Tase-erittely, anteeksi mitä?

Joskus pulmana on, että kirjanpitäjä ei puhu pienyrittäjää. Yrittäjä ei ehkä ole aina ihan kartalla, mistä kirjanpitäjä puhuu, koska kirjanpidon termit eivät ole tuttuja. 

Oman yritystoiminnan numerot eivät välttämättä oikein avaudu, mutta tuntuu, että kirjanpitäjäkään ei osaa avata niitä yrittäjälle selkokielisesti. 

Kirjanpitäjä laiminlyö tehtäviään

Joskus hankaluudet ovat isompia. Kirjanpitäjä ei hoida velvoitteitaan tai kirjanpidossa on virheitä. Jos tilitoimisto tai kirjanpitäjä laiminlyö velvollisuuksiaan, kannattaa siihen ehdottomasti puuttua. Kyse voi olla inhimillisestä virheestä, mutta jos töitä jää tekemättä, koituu siitä harmia yrittäjälle. 

Nyt saatat pohtia: 

Kuka vastaa yrityksen kirjanpidosta? 

Viime kädessä yrittäjä itse on vastuussa kirjanpitovelvoitteista ja kirjanpidon oikeellisuudesta. Näin myös siinä tapauksessa, että kirjanpito on ulkoistettu. Valitse siis kumppanisi kirjanpitoon tarkasti. Pieni nirsous ei ole haitaksi. 

Kannattaa pyrkiä aina ensisijaisesti selvittämään pulmat oman tilitoimiston ja kirjanpitäjän kanssa. Ehkä kirjanpitäjä ei edes tiedä, että sinun kannaltasi homma ei toimi. Jokainen ansaitsee toisen mahdollisuuden, vai mitä?

Huomioi ainakin nämä tilitoimiston vaihdossa

Jos tuntuu, että aika on kypsä tilitoimiston vaihdolle, muista huomioida ensin muutama tärkeä asia.

1. Eipä hötkyillä! Muista irtisanomisaika 

Minkälainen irtisanomisaika sopimuksessasi on? Ota tämä huomioon ennen kuin alat siirtämään kirjanpitoasi. 

Ja tietysti: ilmoita tilitoimiston vaihdosta nykyiselle kirjanpitäjällesi. Sopikaa, mikä on viimeinen kuukausi, jolta hän tekee kirjanpitosi. Uusi tilitoimisto voi sitten jatkaa siitä.

2. Tilitoimiston vaihto kesken tilikauden? Onnistuu

Tilitoimiston vaihto ei ole riippuvainen vuodenajasta. Vaihtaminen voi olla kätevää tilikauden vaihteessa, sillä silloin uusi kirjanpitäjä voi aloittaa mahdollisimman puhtaalta pöydältä. Mutta tämä ei ole mitenkään pakollista. 

Jos tarve tilitoimiston vaihtamiselle tulee kesken tilikauden, ei vaihdolle yleensä ole estettä.

3. Kirjanpitomateriaalin siirto

Selvitä, miten vaihto tapahtuu: toimittaako kirjanpitäjä sinulle viimeisimmän tuloslaskelman, jonka voit viedä uudelle kirjanpitäjälle? Entä tilinpäätökset ja tase-erittelyt (jos tällaiset on tehty)?

Entä miten aineisto toimitetaan sinulle? Käytätkö sähköistä kirjanpito-ohjelmistoa, josta sinä tai uusi kirjanpitäjäsi voi itse noutaa aineiston? Vai toimitetaanko aineisto sinulle esimerkiksi sähköpostitse? 

Toimitustavalla ei sinänsä ole merkitystä, kunhan vain pidät huolen, että varmasti saat kaiken tarvittavan materiaalin kirjanpitäjältäsi. Kannattaa aina varmistaa uudelta kirjanpitäjältä, mitä kaikkea aineistoa hän tarvitsee, jotta kirjanpito voi jatkua saumattomasti.

Hyvästi, vanha tilitoimisto. Miten valitsen uuden? 

Kenties itsestäänselvää, mutta sanotaan se kuitenkin: ennen kuin irtisanot nykyisen tilitoimistosi, kannattaa uusi olla jo valittuna.

Ja tämä onkin se kinkkinen kohta: miten vältät samat virheet uuden tilitoimiston kanssa?

Olet varmaankin nyt oppinut, mitä sinä arvostat tilitoimiston kanssa toimiessa. Tämä auttaa sinua valitsemaan uuden tilitoimiston. Tee pohjatyö kunnolla ja pohdi, mikä on sinulle tärkeää: 

• Haluatko vaihtaa hinnoittelumallia? Kiinteä hinta, työn mukaan vaihteleva hinta – mikä toimii sinulle?
• Haluatko turvaa isommasta toimijasta? Vai oman henkilökohtaisten kirjanpitäjän?
• Haluatko tukea chatin kautta? Vai haluatko soittaa kirjanpitäjälle?
• Riittääkö etäyhteys vai haluatko käydä fyysisesti kirjanpitäjäsi toimistolla? 

Kun tiedostat omat realiteettisi ja mitä odotat kirjanpitäjältä, on uuden tilitoimiston valinta helpompaa.

Ai etsit kirjanpitäjää? Kuinkas sattuikaan...

...meillä Holvilla olisi nimittäin tarjolla kirjanpito toiminimille!

Holvi Zen -palvelumme sisältää yritystilin, maksukortin ja laskutuksen lisäksi kirjanpidon. Kirjanpitäjä huolehtii puolestasi kirjanpidon teosta sekä verojen ilmoituksista ja maksuista. Jotta sinä voit keskittyä siihen, mikä on sinulle tärkeää. 

Lue lisää Holvi Zen -palvelusta.