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Wie du deine Umsatzsteuerzahllast mit Holvi leicht ermitteln kannst

So geht Holvi · 27.05.19 12:55 · Hanna Meiners

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Als umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer musst du regelmäßig deine Umsatzsteuerzahllast berechnen und den Betrag an das zuständige Finanzamt abführen. Aber was hat es mit der Umsatzsteuer überhaupt auf sich und wie funktioniert das Ganze in der Praxis?

In diesem Beitrag bringen wir Licht ins Dunkel und erklären dir im Detail, was du als Selbstständiger beim Thema Umsatzsteuer beachten musst. Außerdem verraten wir dir, was du tun kannst, um die Berechnung der Umsatzsteuerzahllast zu erleichtern.

 

Wer ist umsatzsteuerpflichtig?

Bevor du dich genauer mit dem Thema Umsatzsteuer befasst, musst du zunächst klären, ob du überhaupt umsatzsteuerpflichtig bist.

In der Regel sind in Deutschland alle Unternehmen von der Umsatzsteuerpflicht betroffen. Für den Verkauf von Waren oder für Dienstleistungen müssen sie die Umsatzsteuer berechnen und diese auf der Rechnung ausweisen.

Allerdings gibt es auch bestimmte Berufsgruppen, die von der Erhebung der Umsatzsteuer ausgeschlossen sind, z.B. Ärzte, Hebammen und Physiotherapeuten.

Wenn du noch ganz am Anfang mit deinem Business stehst, kannst du bei noch geringem Umsatz von der sogenannten Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen. Das ist der Fall, wenn du im vergangenen Kalenderjahr weniger als 17.500 Euro und im aktuellen weniger als 50.000 Jahresumsatz erwirtschaftet hast. Als Kleinunternehmer musst du auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen und kannst dir den Aufwand für die Umsatzsteuervoranmeldung ersparen.

Bist du unsicher über deinen Status oder den richtigen Steuersatz? Am besten wendest du dich an einen Steuerberater, der dich zu den möglichen Besteuerungsarten und deren Vor- und Nachteilen beraten kann. Eine Beratung ist auch sinnvoll, wenn du die gesetzlich festgelegte Umsatzgrenze für Kleinunternehmer erreicht hast bzw. in Kürze erreichen wirst. Sobald die Umsatzsteuerpflicht greift, bist du als Unternehmer verpflichtet, bestimmte Regeln und Fristen einzuhalten.

Bevor du Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweist, solltest du außerdem wissen, ob und wie viel Steuer du auf deine Rechnungen aufschlagen kannst. Der Regelsteuersatz beträgt normalerweise 19%, aber für bestimmte Waren gilt auch ein ermäßigter Steuersatz von 7%.

Wichtig: Fehler und Versäumnisse können hohe Bußgelder oder Nachzahlungen zur Folge haben!


Umsatzsteuer: wichtige Begriffe im Überblick     

Kommt dir vieles immer noch wie Fachchinesisch vor? Keine Sorge! Wir haben die wichtigsten Begriffe noch einmal zusammengefasst.

Mehrwertsteuer (MwSt.): Mehrwertsteuer ist nichts anderes als der umgangssprachliche Name für die Umsatzsteuer.

Umsatzsteuer (Ust): Die Umsatzsteuer ist eine Steuer, die den Mehrwert eines Produktes oder einer Dienstleistung besteuert. Sie zählt zu den wichtigsten Einnahmequellen des Staates. Du findest sie auf fast allen Rechnungen und Kassenbons.

Vorsteuer: Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die du als Selbstständiger beim Einkauf von Waren oder Leistungen bezahlst. Immer wenn du eine Rechnung bezahlst, enthält diese die sogenannte Vorsteuer. Diesen Steuerbetrag kannst du dir im Rahmen der Umsatzsteuer-Voranmeldung vom Finanzamt zurückholen. Vorsteuer und Umsatzsteuer bezeichnen also lediglich zwei unterschiedliche Sichtweisen auf dieselbe Steuer.

Umsatzsteuerzahllast: Unter der Zahllast versteht man das Saldo zwischen zu zahlender Umsatzsteuerschuld und zu erstattender Vorsteuer durch das Finanzamt.  

Vorsteuerüberhang: Wenn du mehr Vorsteuer bezahlt hast, als du an Umsatzsteuer von Kunden eingenommen hast, kommt es zum sogenannten Vorsteuerüberhang. Du hast dann Anspruch auf eine Rückerstattung des zuviel gezahlten Anteils.

Umsatzsteuervoranmeldung: In der Umsatzsteuervoranmeldung teilst du dem Finanzamt monatlich oder vierteljährlich mit, wie viel Umsatzsteuer du eingenommen hast bzw. wie viel Vorsteuer du bezahlt hast. Es gibt zwei Möglichkeiten zur Übermittlung der Daten: über das ElsterOnline-Portal oder ein Rechnungsprogramm, das mit dieser Funktion ausgestattet ist.

In welchen Abständen du die Umsatzsteuervoranmeldung abgeben musst, richtet sich nach der Höhe der Umsatzsteuerzahllast (Umsatzsteuer abzüglich Vorsteuer) im vorangegangenen Kalenderjahr.

Wenn deine Umsatzsteuerzahllast im Vorjahr über 7.500 Euro lag, bist du zu einer monatlichen Abgabe verpflichtet. Zwischen 1.000 - 7.500 Euro ist eine quartalsweise Abgabe ausreichend. Liegst du unter der Umsatzsteuerzahllast von 1.000 Euro, genügt es einmal im Jahr die Umsatzsteuerjahreserklärung ans Finanzamt zu übermitteln.

Bitte beachte: Startups und neue Unternehmer müssen in den ersten zwei Jahren der Gründung ihre Umsatzsteuervoranmeldung monatlich einreichen – unabhängig von der Höhe ihrer Steuerschuld.

Weitere wichtige Informationen zum Thema Umsatzsteuervoranmeldung findest du hier.


Wie berechnet man die Umsatzsteuerzahllast?

Unter der Umsatzsteuerzahllast versteht man die Summe, die du an das Finanzamt überweisen musst.

Ein vereinfachtes Rechenbeispiel:

Du verkaufst Leistungen im Wert von 1000 Euro. 1000 Euro zzgl. 19% Ust. = 119 Euro = Gesamtbetrag 1190 Euro (Brutto), den du deinem Kunden in Rechnung stellst.

Im selben Monat kaufst du Computerzubehör in Höhe von 500 Euro für dein Unternehmen. Darin enthalten sind 79,83 Euro Mehrwertsteuer (Vorsteuer).

Wenn du jetzt die Umsatzsteuer, die dein Kunde an dich überwiesen hat, von dem Teil abziehst, den du an den Lieferanten (in diesem Fall den Computerladen) gezahlt hast, ergibt sich der Betrag, den du an das Finanzamt überweisen musst.

Beide Werte meldest du bei der Umsatzsteuer- und Vorsteueranmeldung an das Finanzamt.

Die Summe, die du an das Finanzamt überweisen musst, beträgt in unserem Beispiel:

119 – 79,83 = 39,17 Euro.

In der Realität sieht das Ganze natürlich etwas komplexer aus. Vielleicht hast du im Monat 15 Rechnungen mit Umsatzsteuer gestellt, aber 20 verschiedene Waren für dein Business gekauft und dafür Vorsteuer gezahlt. Dann sieht die Berechnung wie folgt aus:

Summe aller Umsatzsteuerbeträge
-  Summe aller Vorsteuerbeträge
____________________________________________
=  Umsatzsteuerzahllast (oder Umsatzsteuererstattung)

Je mehr Einnahmen und Ausgaben du pro Monat hast, desto schwieriger ist es, den Überblick zu bewahren und die Umsatzsteuerzahllast zu ermitteln. Genau hier kommt Holvi ins Spiel.

 

Nutze die Umsatzsteuerreports von Holvi

Zu unserer Überraschung mussten wir immer wieder feststellen, dass selbst geübtere Holvi-Nutzer immer noch nicht wissen, dass es in Holvi praktische Umsatzsteuerreports gibt.

Wenn du deinen gesamten Zahlungsverkehr – sowohl Einnahmen als auch Ausgaben – über Holvi abwickelst, kannst du die Umsatzsteuerzahllast mit nur wenigen Klicks ermitteln. Dafür gehst du einfach auf Reports und gibst unter UST Report den gewünschten Zeitraum ein. Holvi berechnet deine Zahllast anhand deiner Transaktionen automatisch.

Alternativ kannst du auch auf die Kombination Holvi und lexoffice setzen. Die cloudbasierte Buchhaltungssoftware lexoffice kann über eine Integration direkt mit deinem Holvi Konto verknüpft werden. Auch in dieser Variante wird die Umsatzsteuerzahllast automatisch berechnet. Je nach lexoffice Preismodell kannst du selbst das sogenannte “Elstern”, also das Übermitteln der Daten an das Finanzamt direkt erledigen.

Du brauchst nicht mehr getrennte Excel-Tabellen zu führen, um die Umsatzsteuer und Vorsteuerbeträge manuell zu berechnen. Gleichzeitig wird auch die Rechnungsstellung deutlich einfacher.



Fazit: Mit Holvi hast du deine Zahllast ans Finanzamt immer im Blick

Der vielleicht wichtigste Aspekt, den du im Zusammenhang mit der Umsatzsteuer verstehen musst: Die Umsatzsteuer ist für Unternehmer nur ein durchlaufender Posten.

Du darfst die eingenommene Umsatzsteuer auf keinen Fall behalten oder anderweitig ausgeben. Am besten überweist du die eingenommene Umsatzsteuer immer sofort auf ein gesondertes Konto oder achtest darauf, dass du immer ausreichend Geld für die Rückzahlungen ans Finanzamt auf deinem Konto bereithältst.  

Genau hierbei kann dir Holvi helfen. Mit Hilfe der Reports kannst du deine Zahllast in wenigen Sekunden ermitteln und im Blick behalten. Das spart nicht nur viel Zeit, sondern schützt dich auch vor teuren Fehlern.

 

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