Holvi Blog für Makers & Doers

Digitalisiere deine Belege mit Holvi

So geht Holvi · 06.06.19 11:24 · Hanna Meiners

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Folgende Situation kommt dir vielleicht bekannt vor: Du hast Zubehör für dein Unternehmen gekauft, den Kassenbon in der Eile in die Hosentasche gesteckt und anschließend dort vergessen. Eine Woche später fällt dir beim Wäschewaschen ein völlig zerknittertes und unleserliches Papierstück in die Hände – der Beleg ist unbrauchbar.  

Zum Glück gibt es eine Lösung: Wusstest du, dass du Belege mit Holvi auch digital erfassen und speichern kannst? Am einfachsten gelingt das direkt im Anschluss an den Einkauf mit der Holvi App.

 

Belege: wichtige Nachweise für deine Buchhaltung

Belege sind ein wichtiger Bestandteil deiner Buchhaltung. Sie dienen als Nachweis, dass eine Ausgabe  für dein Unternehmen tatsächlich stattgefunden hat. Ohne dazugehörigen Beleg kannst du die betriebliche Ausgabe nicht steuerlich geltend machen. Abgesehen von der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von Belegen, liegt es aber auch in deinem eigenen Interesse, Belege nicht zu verlieren.

Als Unternehmer profitierst du vom sogenannten Vorsteuerabzug. Vorsteuer nennt man die Umsatzsteuer, die Unternehmen beim Erwerb von Waren oder Leistungen an den Lieferanten oder Dienstleister zahlen. Als Selbstständiger und Unternehmer kannst du die gezahlte Vorsteuer vom Finanzamt zurückholen bzw. von der Summe der von dir eingenommenen Umsatzsteuer abziehen. Dadurch verringert sich die Umsatzsteuerzahllast, also der Betrag, den du in regelmäßigen Abständen an das Finanzamt abführen musst.

Außerdem kannst du betriebliche Ausgaben in deiner Einkommensteuererklärung gelten machen.

Den Gewinn ermittelst du, indem du alle betrieblichen Ausgaben von deinen Einnahmen abziehst: Umsatz (Einnahmen) – Ausgaben (Kosten) = Gewinn

Da die Einkommensteuer nur auf den Gewinn erhoben wird, lohnt es sich natürlich, alle Ausgaben im zugelassenen Maße abzusetzen. Jeder verloren gegangene Beleg bedeutet letztlich verlorenes Geld.

 

Warum sollte man Belege digital speichern?

Die digitale Erfassung von Belegen als Bild oder PDF-Datei bringt viele Vorteile. Hier sind die wichtigsten:

1. Erledige deine Buchhaltung ganz nebenbei:  Wenn du sofort nach dem Kauf ein Foto von dem Beleg machst und ihn mit der Holvi App speicherst, ist die Buchhaltung so gut wie erledigt. Du musst Belege nicht mehr später manuell zusammensuchen und mühevoll einzelnen Transaktionen zuordnen.

2. Spare wertvolle Zeit. Dank der digitalen Belegerfassung gehören nervtötende  Zettelwirtschaften der Geschichte an. Dein Steuerberater hat Zugriff auf alle relevanten Daten, ohne dass du physische Ordner und Papiersammlungen durch die Gegend transportieren musst - eine Win-win-Situation, die Zeit und Kosten spart.

3. Nutze Umsatzsteuer-Reports. Holvi berechnet deine Umsatzsteuerzahllast automatisch. Wenn du deinen gesamten Zahlungsverkehr über Holvi abwickelst, werden die jeweiligen Steuerbeträge für Einnahmen und Ausgaben gespeichert. Dank der praktischen Umsatzsteuerreports gehören mühevolles Rechnen und Fehler der Vergangenheit an.

 

Wie funktioniert die Belegerfassung mit Holvi

Alle Transaktionen in Holvi können mit dem dazugehörigen Beleg verknüpft werden, um die Buchhaltung vorzubereiten. Das gilt ebenso für Überweisungen, Kartenzahlungen und Spesen, sowie für versendete Rechnungen und Einnahmen aus deinem Holvi-Onlineshop.

In der Praxis genügt die Zuordnung der Belege für Überweisungen und Kartenzahlungen, da bei der Rechnungsstellung mit Holvi automatisch auch Belege entstehen.

Das Speichern von Papierbelegen gelingt sowohl über die Holvi App als auch am PC.


So funktioniert die Digitalisierung per App:

  1. Lade die Holvi App auf dein Smartphone. Es gibt eine Android-Version und eine iPhone-Version.
  2. Erledige Einkäufe mit deiner Holvi Business Mastercard.
  3. Du erhältst eine Nachricht auf deinem Smartphone.
  4. Holvi verknüpft die Transaktion automatisch mit dem dazugehörigen Beleg.
  5. Ergänze noch den richtigen Steuersatz und kommentiere kurz, um welchen Einkauf es sich handelt - fertig!

Wenn du Rechnungen in Holvi bezahlst, kannst du den Transaktionen Belege in Form einer PDF-Datei oder einer Bilddatei zuordnen. Dabei ist dir überlassen, ob du lieber dein Smartphone nutzt oder am PC arbeitest.

  1. Suche die gewünschte Transaktion aus. Du kannst auch gezielt nach Transaktionen ohne Beleg suchen.
  2. Klicke auf die Transaktion und füge einen Beleg hinzu (PDF oder Bilddatei).
  3. Wähle den zutreffenden Umsatzsteuersatz und schreibe einen Kommentar – fertig!

 

Suchen war gestern: Speichere Belege mit der Holvi App

Belege bereiten vielen Selbstständigen Tag für Tag Kopfzerbrechen. Mit der Holvi App kannst du den Beleg sofort beim Kauf erfassen und digital speichern. Du musst Belege nie wieder suchen und kannst jederzeit auf alle relevanten Daten zugreifen. Ist die Sache einmal erledigt, brauchst du nicht mehr drüber nachdenken!

 

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