Tervetuloa tutustumaan yhdistyksen talouden perusteisiin! Tämä blogisarja on suunniteltu erityisesti niille, jotka ovat vasta ottaneet vastuulleen rahastonhoitajan tehtävän eivätkä vielä tunne kirjanpidon saloja tai talouden termistöä. Tässä toisessa blogissa pureudumme talouden suunnitteluun ja tilinpäätökseen.

Kun vuosi vaihtuu, yhdistyksen taloudessa tapahtuu kaksi asiaa; edellinen vuosi laitetaan pakettiin ja aletaan suunnittella uuden vuoden toimintaa. Käytännössä tämä tarkoittaa tilinpäätöksen ja talousarvion tekemistä. Lähdetään liikkeelle talousarviosta:

Talousarvio

Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty – myös yhdistyksen taloudenhoidossa. Yhdistyksen toimintakauden, esimerkiksi vuoden, suunnittelu onkin hyvä aloittaa toimintasuunnitelman ja talousarvion laatimisesta. Näistä jälkimmäinen on tyypillisesti rahastonhoitajan tonttia.

Talousarvio on käytännössä yhdistyksen toimintasuunnitelma rahaksi muutettuna. Ideana on siis arvioida mahdollisimman tarkasti tulevan tilikauden tulot ja menot, eli mistä ja paljonko rahaa tulee ja mihin ja paljonko rahaa menee.

Varovaisuus on aina hyve taloudenpidossa, niinpä myös yhdistyksen talousarvio on hyvä laatia varovaisesti. Eli arvioi mielummin tulot vähän alakanttiin ja menot yläkanttiin. Yleensä yhdistykset tavoittelevat nollatulosta, mutta kun tavoittelet talousarviossa pientä plussaa, voit varmistaa ettei yhdistyksen talous pääse lipsahtamaan pakkasen puolelle.

Talousarviolle ei ole ennalta määrättyä muotoa, vaan voit laatia sen vapaamuotoisesti esimerkiksi tileittäin. Malli kannattaa kuitenkin pitää samana vuodesta toiseen, jotta vertailua edellisten vuosien arvioihin on helppo tehdä.

Tilinpäätös

Tilinpäätös on taloudellinen yhteenveto, joka koostetaan tilikauden päättyessä. Tilinpäätöksestä selviää, kuinka yhdistyksen hallitus on hoitanut talousasioita vuoden aikana. Tilinpäätöksestä selviää myös yhdistyksen varat ja velat.

Tilinpäätös koostuu kahdesta osasta: taseesta ja tuloslaskelmasta. Tilinpäätöstä täydentää yhdistyksen toimintakertomus, jossa avataan vuoden tapahtumia ja tilinpäätöstä sanallisesti. Tilinpäätöksen allekirjoittaa istuva hallitus.

Tilinpäätös tehdään tilikauden päätyttyä viimeistään neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä.

Tilikausi

Tilikausi on yhdistyksen taloudenhoidon perusyksikkö ja tilikauden pituus on tavallisesti kalenterivuosi.

Perustamispäivän ja ensimmäisen tilikauden päättymispäivän välinen aika on yhdistyksen ensimmäinen tilikausi. Yhdistyksen seuraava tilikausi alkaa automaattisesti ensimmäisen tilikauden päättymispäivää seuraavasta päivästä.

Ensimmäinen tilikausi voi siis olla pidempi tai lyhyempi kuin 12 kuukautta. Ensimmäisen tilikauden pituus voi kuitenkin olla enintään 18 kuukautta.

Tuloslaskelma

Tuloslaskelmasta selviää, miten tilinpäätöshetken taloudelliseen tilanteeseen on päädytty vuoden aikana. Yhdistyksen tuloslaskelma jaetaan viiteen pääryhmään: varsinainen toiminta, varainhankinta, sijoitustoiminta, satunnaiset erät sekä yleisavustukset. Käytännössä tuloslaskema on kaavamainen esitys, jossa näytetään kuinka näiden viiden pääryhmän tuotot ja kulut ovat johtaneet tilikauden tulokseen.

Tilinpäätöksessä on esitettävä tilikauden tuloslaskelman lisäksi vertailutiedot edelliseltä vuodelta eikä laskelman esittämistapaa saa muuttaa, ellei siihen ole erillistä syytä.

Vertaa Holvia pankkien yhdistystileihin

Tase

Taseesta käy ilmi kaksi asiaa: paljonko yhdistyksellä on pääomaa (omaa tai vierasta pääomaa) ja mihin tuo pääoma on sijoitettu (pankkitilille, kalustoon, kiinteistöihin, jne.). Näistä muodostuu taseen kaksi puolta: vastaavaa (missä varat ovat kiinni) ja vastattavaa (paljonko varoja on).

Ota taseen termit haltuun:

Pysyvät vastaavat: Koneiden, kaluston tai vaikkapa kiinteistöjen muodossa oleva pääoma, jonka on tarkoitus tuottaa tuloa useana tilikautena.

Vaihtuvat vastaavat: Myyntiin hankitut tavarat, käteinen raha, tulevat saamiset ja muu vaihto-omaisuus, joka on tarkoitettu luovutettavaksi tai kulutettavaksi.

Vastattavaa: Joko omaa pääomaa (yhdistyksen omaa varallisuutta) tai vierasta pääomaa (yhdistyksen ulkopuolelta hankittu pääoma, eli velkaa)

Liitetiedot

Pienenkin yhdistyksen on esitettävä tilinpäätöksensä liitetietona vähintään seuraavat tiedot:

Annetut pantit ja velan vakuudeksi annetut kiinnitykset, takaukset, vekseli-, takuu- ja muut vastuut sekä vastuusitoumukset
Peruste, jonka mukaista kurssia on käytetty muutettaessa ulkomaan rahan määräiset saamiset sekä velat ja muut sitoumukset euroiksi, jollei ole käytetty tilinpäätöspäivän kurssia

Myös pienissä yhdistyksissä on muistettava kirjanpitolain vaatimus oikeista ja riittävistä tiedoista, toiminnan tuloksesta ja taloudellisesta asemasta. Tätä varten liitetiedoissa saatetaan joutua ilmoittamaan myös muita tietoja.

Vuosikertomus/ toimintakertomus

Toimintakertomus on olennainen osa vuosittaista raportointia, sillä se antaa kattavan kuvan yhdistyksen toiminnasta ja taloudellisesta tilanteesta – usein sanalliseen muotoon puettuna dokumenttina jäsenistö tarttuu myös vuosikertomukseen helpommin kuin muihin tilinpäätöksen materiaaliin.

Toimintakertomuksessa yhdistys kertoo, kuinka toiminta kehittyy tulevaisuudessa ja millainen on yhdistyksen tulos. Lisäksi arvioidaan yhdistyksen taloudellista tilannetta ja riskejä. Toimintakertomukseen ei kuitenkaan kannata suhtautua vain pakollisena pahana, vaan keinona päivittää kuulumisia jäsenille, muistella vuoden kivoja hetkiä ja jakaa vaikkapa kiitoksia aktiivisille jäsenille – toimintakertomukseen voi siis sisällyttää paljon muutakin kuin lain edellyttämiä asioita!