Uusi verkkolaskulaki tulee voimaan 1.4.2020. Sen myötä yritysasiakkaasi voivat vaatia lähettämäsi laskut verkkomuodossa – miten olet valmistautunut lähettämään verkkolaskuja?
Uusi verkkolaskulaki ei oikeastaan ole erityisen suuri mullistus. Monet yritykset ovat nyt jo halunneet laskunsa verkkolaskumuodossa, ja julkishallinnon toimijoilla on ollut jo aiemmin oikeus vaatia laskunsa verkkolaskuina. Alunperin vuonna 2019 voimaan tullut verkkolaskulaki antoi niille tämän oikeuden, ja huhtikuussa 2020 laki laajenee koskettamaan myös yritysasiakkaita.
Vuoden 2020 verkkolaskulain juuret ovat EU-direktiivissä, jonka tarkoitus on edistää sähköiseen laskutukseen siirtymistä ja yhtenäistää laskutuskäytäntöjä Euroopan alueella. Me suomalaiset voimme taputtaa itseämme olalle, sillä meillä verkkolaskutus on ollut yrityskaupassa laajasti käytössä jo aiemminkin.
Verkkolaskulaki tarkentaa ja yhtenäistää laskujen sisältöä. Se lisää muun muassa joitakin uusia tietoja, jotka on oltava lisättävissä verkkolaskuille. Tarkoituksena on, että EU:n alueella verkkolaskujen sisällöt ovat yhtenäisiä, jolloin maiden välinen laskutus helpottuu.
Verkkolasku on konekielinen laskumuoto – se ei ole sähköpostitse lähetettävä PDF!
Konekielisyys tarkoittaa, että tietokone voi lukea laskun sisällön. Kukaan ei siis käsin näppäile laskutietoja maksuun vastaanottavassa yrityksessä. Juuri tämän takia yritykset suosivat verkkolaskuja: ne säästävät aikaa ja vaivaa (ja siten rahaa).
Eikä verkkolaskujen vastaanotto ole todellakaan pelkästään suuryritysten etuoikeus. Holvissa voit vastaanottaa omat laskusi verkkolaskuina.
Uusi verkkolaskulaki vaikuttaa lähtökohtaisesti kaikkiin julkishallinnon toimijoihin ja yrityksiin, mutta aivan pienimmät yritykset muodostavat poikkeuksen.
Jos vuosittainen liikevaihtosi on alle 10 000 euroa, ei uusi laki kosketa sinua. Tässä tapauksessa sinun ei siis tarvitse olla valmis verkkolaskuttamaan 1.4.2020. Jos liikevaihtosi on yli tuon rajan, verkkolaskulaki koskee myös sinun yritystäsi.
Lainmuutos ei myöskään kosketa kuluttajakauppaa. Jos asiakkaasi ovat lähinnä yksityisiä kuluttajia, eivätkä yrityksiä, ei sinulta edellytetä verkkolaskujen lähetystä.
Vaikka liikevaihtosi olisi pientä eikä uusi verkkolaskulaki vaikuttaisi suoraan toimintaasi, suosittelemme kuitenkin verkkolaskuihin siirtymistä. Käydään seuraavaksi läpi muutama keskeinen syy, miksi myös pienyrittäjä hyötyy verkkolaskuista.
Verkkolaskutus ei ole ollut vain isojen yritysten lystiä enää pitkään aikaan, mutta uusi verkkolaskulaki todella konkretisoi sen olevan nyt kaikkien yritysten ulottuvilla. Mutta mitä hyötyä siitä oikeastaan on pienyritykselle?
Voit unohtaa paperien pyörittelyn – kirjaimellisesti.
Kun laskut liikkuvat sähköisessä muodossa, luonto ja kukkarosi kiittävät. Reistailevat printterit ja mappisulkeiset ovat historiaa.
Vähemmän työtä sinulle.
Verkkolaskut tarkoittavat vähemmän käsityötä laskujen lähetyksessä sekä vastaanotossa. Lähetät ja maksat laskut parilla klikkauksella. Kun tilaat omat laskusi verkkolaskuina, sinun ei tarvitse näpytellä käsin laskutietoja maksua varten.
Ei kadonneita laskuja.
Tämä on merkittävä hyöty niin laskun lähettäjänä kuin vastaanottajana. Verkkolaskut eivät viivästy postilakon takia eivätkä katoa sähköpostilaatikon uumeniin, joten saat maksut asiakkailtasi varmemmin ajallaan.
Ja sama juttu toisinpäin: sinulle lähetetyt verkkolaskut kilahtavat suoraan tilillesi. Kun laskut eivät pääse katoamaan (ja siten myöhästymään), et joudu myöskään maksamaan kalliita myöhästymismaksuja.
Tyytyväisemmät asiakkaat.
Monet yritykset ovat jo aiemminkin pyytäneet toimittajiltaan verkkolaskuja. Verkkolaskutus on yksinkertaisesti helpompaa, se keventää vastaanottajan työtaakkaa ja säästää siten myös rahaa.
Verkkolaskut ovat helppo tapa varmistaa asiakkaidesi tyytyväisyys. Lasku on yleensä se viimeinen kosketuspinta, joka heillä on yritykseesi. Haluat varmaankin pitää huolen, että tuo viimeinen kokemus on mahdollisimman hyvä.
Verkkolaskun lähetystä varten tarvitset tilin, josta voit lähettää verkkolaskuja ja laskutusohjelman, jolla voit luoda verkkolaskuja. Helpointa on tietysti, kun nämä palaset ovat yhdessä palvelussa.
Holvi-tiliin on yhdistetty laskutus, eli voit lähettää verkkolaskuja (tai sähköpostilaskuja) suoraan yritystililtäsi. Verkkolaskujen lähetys on aivan yhtä helppoa kuin sähköpostilaskunkin. Täytät vain laskutiedot eli myymäsi tuotteet tai palvelut ja niiden hinnat alv-kantoineen ja vastaanottajan tiedot.
Laskutusohjelma laskee automaattisesti laskulle laskunumeron ja viitenumeron ja muuttaa laskun verkkolaskumuotoon. Sitten vain klikkaat laskun menemään! Asiakkaasi maksaa laskun helposti parilla klikkauksella. Helpompaa laskutusta sinulle ja tyytyväisempi asiakas. Win-win.
Uusi verkkolaskulaki saattaa kuulostaa ikävältä pakotteelta siirtyä verkkolaskutukseen, mutta verkkolaskuista on ihan oikeasti hyötyä pienyrittäjillekin.
Helpointa oman arkesi kannalta on, jos sähköistät kerralla koko laskuliikenteesi. Holvista saat samassa paketissa yritystilin lisäksi laskutuksen, eli voit lähettää verkkolaskuja suoraan tililtäsi ja vastaanottaa verkkolaskuja tilillesi.
Ehkä uusi verkkolaskulaki antaakin sen tarvittavan pienen tönäisyn kohti helpompaa arkea?