Täydellinen vapaus on usein yrittäjyyden suola. Vapaus tuo mukanaan myös vastuun: kun ei ole ketään kertomassa, mitä seuraavaksi pitää tehdä, on otettava vastuuta itsensä johtamisesta. Jatkuva valintojen tekeminen on raskasta ja työn ohessa onkin helppo eksyä Facebookin loputtomaan tietotulvaan tai jatkuvasti hälyttävään sähköpostiin.

Kysymys kuuluukin, kuinka tehdä töihin keskittymisestä helpompaa? Jaan nyt omat suosikkityökaluni, joista on varmasti hyötyä myös yksin ahertavalle yrittäjällekin.

Parhaat sovellukset yrittäjille

Pomodoro - hallitse ajankäyttöäsi
Toggl Track - seuraa ajankäyttöäsi
Evernote - kirjoita ideat muistiin missä tahansa
Todoist - pidä ajatukset kirkkaana
Älä häiritse - auttaa keskittymään työhön
Slack - helppoa yhteistyötä
7mind - apua rentoutumiseen
Feed.ly - tietotulvaa vastaan
Noisli - kahvilatunnelmaa kotiin

 

1. 🍅 Pomodoro – hallitse ajankäyttöäsi

Kiireisen päivän jälkeen tuntuu usein siltä, ettei illalla jaksaisi tehdä enää yhtään mitään. Tunne johtuu usein taukojen puutteesta.

Kaikki tietävät, että lihakset tarvitsevat lepoa treenin jälkeen, mutta aivojen lepuuttaminen unohtuu helposti.

Pomodoro-tekniikka auttaa työn ja taukojen aikatauluttamisessa. Tiesitkö, että tekniikan nimi tulee tomaatin muotoisesta keittiön ajastimesta?

Näin Pomodoro toimii:

  • Valitse, minkä tehtävän haluat tehdä
  • Keskity tehtävään 25 minuutin ajan (käytä ajastinta apuna). Älä eksy sivupoluille!
  • Pidä 5 minuutin lyhyt tauko. Juo kahvia, kastele kukat tai venyttele (mutta älä ota puhelinta käteen)
  • Keskity työtehtävään taas 25 minuutin ajan
  • Toista neljä kertaa, jonka jälkeen voit pitää pitkän 30 minuutin tauon.

Pomodoro-tekniikka auttaa tuomaan rakennetta työpäivääsi. Keskittymällä yhteen asiaan kerrallaan, saat lopulta enemmän aikaiseksi kuin vain sohimalla joka suuntaan. Onko tapanasi vitkutella eli prokrastinoida? Pomodoro auttaa siihenkin – kun kello tikittää, ei aikaa jää vitkuttelulle.

Jaksotus rytmittää tekemistä

Tiukkaan jaksotukseen voi kestää hetki tottua. Pomodoro-tekniikka auttaa myös luomaan paremman käsityksen siitä, kuinka paljon aikaa mikäkin tehtävä vaatii. Mainittakoon, että tämäkin teksti on syntynyt Pomodoro-tekniikan avulla.

Pomodoro-sovelluksia:



2. 🕓 Toggl Track – seuraa ajankäyttöäsi

Kun olet oppinut jaksottamaan aikaasi paremmin, on aika seurata mihin aika oikeastaan kuluu. Etenkin freelancerit työskentelevät usein erilaisten projektien parissa, jolloin käytetyn ajan seuraaminen on tärkeää. Etenkin, jos laskutat käytettyjen työtuntien mukaan tai haluat pitää kirjaa selvittääksesi, oliko antamasi aika-arvio oikea.

Toggl on ilmainen ajanseurantatyökalu joka toimii monella eri alustalla. Voit seurata ajankäyttöäsi missä ja milloin tahansa sekä älypuhelimella että tietokoneella. Ja mikä parasta, sovelluksessa on mukana myös Pomodoro-ajastin!

 



3. 📔 Evernote – kirjoita ideat muistiin missä tahansa

Parhaimmat ahaa-elämykset saadaan useimmin rentoutuneena.

Yhtäkkinen älynväläys vaikkapa suihkussa on varmaan sinullekin tuttu?

Ideat tulevat usein epäkäytännöllisissä hetkissä. Valitettavasti uudet ideat myös katoavat päästä usein yhtä nopeasti kuin ne sinne tulivatkin.

Siksi ideat kannattaa kirjoittaa ylös heti. Toiset vannovat perinteisen muistikirjan nimeen, mutta itse kannatan muistiinpanosovellusta. Puhelin kun on usein lähellä joka tapauksessa.

Evernote-muistiinpanosovellus:

  • Synkronoi tiedot eri laitteiden välillä
  • Versiot niin Androidille, iOSille kuin selaimeenkin
  • Myös ilmaisversio saatavilla

 



4. ✅ Todoist – pidä ajatukset kirkkaana

Kuvittele, että sinun pitäisi muistaa kaikki asiat ulkoa:

  • Soita asiakkaalle
  • Osta paperia tulostimeen
  • Päivitä LinkedIn-profiili
  • Sovi suunnittelupalaveri uutta projektia varten
  • Varaa aika hammaslääkäriin

Kuulostaa tavalliselta päivältä yrittäjän elämässä. Mutta kaiken muistaminen ulkoa on lopulta melko stressaavaa ja vie paljon aivokapasiteettia.

Tiedät, ettei mikään unohdu

Tehtävälistoihin pätee sama kuin ideoihin: kirjoitan kaiken ylös. Ja kun sanon kaiken, tarkoitan IHAN KAIKEN. Näin pääsen eroon kaikesta sälästä päässäni ja minun on helpompi rentoutua. Tiedän, että mikään tärkeä ei vahingossakaan unohdu.

Tekemistä odottavat hommat pysyvät hyvin tallessa Todoist-sovelluksessa. Joskus teen sovellukseen myös pidemmän tähtäimen suunnitelmia.

Suunnittele muutakin kuin työsi

Mitä muuta voi suunnitella? Otetaan esimerkki: Haluan saavuttaa paremman tasapainon työn ja vapaa-ajan välillä. Todoistissa voin luoda tavoitteen pohjalta projektin, jonka jälkeen lisään projektiin erilaisia tehtäviä, kuten osta kirja, testaa uusi lähikahvila, älä tee mitään illalla.

Vapaa-ajan tehtävien listaaminen voi tuntua aluksi oudolta, mutta lopulta listaaminen voi auttaa luomaan mielekkäitä ja palauttavia rutiineja.

Todoist-sovellus:

  • Synkronoi tiedot puhelimen ja tietokoneen välillä
  • Päivittäiset muistutukset
  • Muokkaa suunnitelmia helposti



5. ⛔ Älä häiritse -tila – auttaa keskittymään työhön

Mietin jo hetken, että onko tätä “työkalua” mielekästä sisällyttää tähän listaan, sillä se on vain nappi älypuhelimessa. Omassani lukee “Älä häiritse”.

Tämä pieni nappi voi tuoda ison muutoksen työpäiviin. Jokainen ilmoitus ja älypuhelimen tärinä häiritsee ja lopulta pienet mikrokeskeytykset kasaantuvat. Joten aina, kun haluan keskittyä oikein kunnolla, klikkaan puhelimeni älä häiritse -tilaan.

Sama koskee myös tietokoneita. Macissa löydät Älä häiritse -tilan Ohjauskeskuksesta. Windows-koneissa tämä kätevä ominaisuus löytyy asetusten kohdasta Ilmoitukset.



6. 📎 Slack – helppoa yhteistyötä

Me Holvilla käytämme Slackia päivittäiseen viestintään. Viestipalvelu on korvannut sähköpostit jo aikoja sitten. Onneksi! Chatmainen viestintä eri aiheisiin keskittyneillä kanavilla on nopeampaa, selkeämpää ja suorempaa kuin sähköpostitse viestittely.

Vaikka Slack on alunperin kehitetty yritysten käyttöön, siitä voi olla hyötyä myös itsensätyöllistäjille. Voit esimerkiksi luoda työtilan asiakkaillesi, jotta viestien ja tiedostojen lähettäminen olisi entistä helpompaa. Mutta pidä varasi, ettet vastaile viesteihin missä ja milloin tahansa – myös yrittäjä tarvitsee työn ja vapaa-ajan tasapainoa. Ehkä voitte sopia yhdessä asiakkaasi kanssa työskentelyajat, jolloin olet tavoitettavissa?

Slackissa on myös avoimia alakohtaisia kanavia. Etsimällä kanavia toimialaasi liittyvillä termeillä löydät takuulla mielenkiintoisia keskustelupaikkoja. Sisällöntuottajana voin etsiä kanavia esimerkiksi sanoilla copywriting tai content marketing.



7. 🧘 7mind – apua rentoutumiseen

Toisinaan töiden jälkeen on vaikea tyhjentää pää ja vaihtaa vapaalle. Etenkin kotitoimistopäivien jälkeen, kun työtä ei voi erottaa vapaa-ajasta fyysisellä siirtymällä toimistolta kotiin. Yrittäjällä työrooli jää helposti päälle. Mikä avuksi?

Itseäni auttaa pieni kävely korttelin ympäri, musiikin kuuntelu tai vain silmien sulkeminen muutamaksi minuutiksi. Olen kaivannut rentoutumiseen apua ja kokeillut muutamia meditaatio-sovelluksia. Itselleni parhaaksi olen todennut sovelluksen 7mind.

7mindin peruskurssi on tarjolla myös sovelluksen ilmaisversiossa.

 



8. 🗞 Feed.ly – tietotulvaa vastaan

LinkedIn, Facebook, Instagram… monista sovelluksista on tullut normaali osa päivittäistä viestintäämme.

Selaatko nettisivuja vielä yksi kerrallaan vai selaatko sosiaalisen median uutisvirtoja ajatuksetta ees taas?

Sosiaalisen median algoritmit haluavat pitää meitä otteessaan mahdollisimman pitkään ja kuin huomaamatta somen selaaminen vie ison osan päivästä.

Irti sosiaalisen median ansasta

Pitääkseni itseni paremmin perillä oman alani uutisista, olen ottanut käyttöön tehokkaan tavan selata uutisia. Tilaan kaikki tärkeimmät aiheet parhaista lähteistä feedlyn syötteeseen. Oma uutisvirtani koostuu erilaisista lähteistä, kuten:

  • Uutissivustot
  • Yritysten blogit
  • Toimialan uutiset

Sovellus tarjoaa minulle listan uusimmista artikkeleista päivittäin. Listalta on helppo valita, mitkä haluan oikeasti lukea. Taustalla ei ole algoritmia, joka haluaisi pitää minut sivustolla mahdollisimman pitkään, eikä syötettä, jota selata loputtomiin. Heitä hyvästit päättymättömälle someselailulle ja vapauta aikaa tärkeämmille asioille.



9. 🎧 Noisli – kahvilatunnelmaa kotiin

Tykkäätkö työskennellä täydellisessä hiljaisuudessa? Vai viihdytkö paremmin taustaäänien säestäessä työtäsi? Musiikki saattaa häiritä, mutta kevyt taustaääni voi nostaa työtehon ihan toiselle tasolle. Sille on syynsä, miksi coworking-tilat ovat niin suosittuja!

Tilanne ei tällä hetkellä ole kaikista otollisin coworking-tiloille tai kahvilassa työskentelylle. Mutta onneksi kodin äänimaailmaan voi vaikuttaa.

YouTubesta löytyy paljon erilaisia taustaääniä hakutermillä “white noise”. Vielä helpompaa on käyttää tähän tarkoitettuja työkaluja, kuten Noisli-sivustoa. Noislin kautta voit valita taustalle mitä tahansa sateesta ja ukkosesta nuotion tai kahvilan ääniin. Voit myös itse luoda oman äänimaailmasi. Miltä kuulostaisi työskentely nuotion ääressä sateen ropistessa ja susien ulvoessa? No, susien ulvonta sinun on kuviteltava itse, mutta nuotio ja sade Noislista löytyy.

Oma suosikkini on kahvilan äänimaailma. Kahvikuppien kilistessä taustalla on helppo päästä työhön kiinni.


Lopputuloksena tehokkaammat työpäivät

Toivottavasti nämä suosikkityökaluni auttavat myös sinua löytämään uusia keinoja tehokkuuden kehittämiseksi. Laita vinkit jakoon myös kavereille, freelancer-tutuille ja jaa keskittymisen ilosanomaa!