6 syytä, miksi pienyrittäjän kannattaa tehdä kirjallinen sopimus

Varsinkin yrittäjyyden alussa kirjallisten sopimusten teko jää helposti tekemättä. Eikö kirjallinen sopimus vain säikäytä potentiaaliset asiakkaat? Kuka kaipaa lisää paperityötä?

Aloittava yrittäjä voi pitää sopimuksia turhina, koska hän ei osaa vielä arvioida seurauksia ja riskejä. Varsinkin jos työn tilaaja on tuttu, tuntuu sopimus turhalta muodollisuudelta. Mikä muka voisi mennä pieleen näin tuttavien kesken?

Toisaalta aloittavan yrittäjän aika on kortilla. Aika menee yrityksen arkisten velvoitteiden opetteluun ja asiakkaiden hankintaan – sopimusten teko ei ole prioriteettien kärjessä.

Jos jotain sitten meneekin pieleen ja asiakkaan ja yrittäjän erimielisyydet toimeksiantoa koskien tulevat ilmi, alkaa kirjallisen sopimuksen puute kaduttaa. Mitä oikeastaan sovittiinkaan, kun projektia lähdettiin toteuttamaan?

Kerromme tässä, miksi kirjallisen sopimuksen tekeminen on yrittäjän kannalta järkevää ja miten se turvaa pienyrittäjän selustan.

Turvaa kirjallisilla sopimuksilla – 6 syytä tehdä sopimus

Sopimusten ensisijainen tarkoitus on turvata molempien osapuolten oikeudet. Kirjallisella sopimuksella on kuitenkin muitakin hyviä puolia sekä yrittäjän että toimeksiantajan kannalta.

1. Selkeät pelisäännöt

Hyvin muotoiltu ja kattava sopimus luo selkeät pelisäännöt niin yrittäjälle kuin työn tilaajalle. Näin vältytte mahdollisilta väärinkäsityksiltä myöhemmin – muista siis tehdä sopimus kirjallisena.

Kun asiat on kirjattu paperille, asiakkaasi tietää, mitä palveluja hän saa, millä hinnalla ja mihin aikarajaan mennessä. Sopimuksessa on hyvä määritellä myös, mitä velvoitteita työn tilaajalla on, kuten materiaalien toimittaminen tai pääsyn myöntäminen tarvittaviin tietolähteisiin.

Ja samalla sinä tiedät, mitä sinulta odotetaan ja millä aikataululla.

2. Suojaudu ikuisuusprojekteilta

Työskenteletkö luovalla alalla? Sopimus suojaa sinua aina vain venyviltä projekteilta. Kun määrittelet sopimuksessa iteraatioiden ja palautekierrosten määrän, projekti loppuu ajallaan eikä muokkauksia voida vaatia ikuisesti.

Hyödyt kahdella tavalla. Ensinnäkin pystyt arvioimaan projektiin käyttettävän ajan tarkemmin. Ja toiseksi varmistat, että hinnoittelusi on realistinen etkä päädy tekemään töitä ilmaiseksi.

3. Turvaa selustasi

Kirjallinen sopimus tarjoaa sinulle ennen kaikkea turvaa. Tiedät tarkalleen, kenen kanssa teet töitä ja saat asiakkaan tarkat yhteystiedot laskutusta varten.

Tämä on tärkeää etenkin, jos teet töitä asiakkaille, joita et ikinä edes tapaa kasvotusten. Sopimuksen avulla asiakas on tunnistettavissa ja näin ollen myös laillisesti vastuussa, jos tilanne etenee raastupaan asti.

Tämän vuoksi juuri kirjallinen sopimus on tärkeä. Vaikka suullinen sopimus olisi sitova, kannattaa sopimus silti tehdä aina kirjallisessa muodossa. Suullista sopimusta kun on vaikea todistaa jälkikäteen.

Kirjallisella sopimuksella on myös eräs lisähyöty: se karistaa yleensä epäilyttävät asiakkaat, jotka eivät yllättäen haluakaan sitoutua virallisiin sopimuksiin. Älä siis pelkää asiakkaan säikähtämistä  – kuinka paljon luotat asiakkaan sitoutumiseen projektiin ja sen maksamiseen, jos hän ei uskalla laittaa nimeään paperiin?

4. Läpinäkyvyyttä hinnan muodostumiseen

Moni riita johtuu läpinäkyvyyden ja viestinnän puutteesta. Asiakas voi yllättyä, kun saakin yllättävän laskun lisätyöstä, josta ei ole aiemmin sovittu ja jonka hän on vain olettanut sisältyvän projektiin.

Ja toisinpäin: maksamattomat laskut rasittavat asiakassuhdetta, kun joudut muistuttelemaan asiakasta niinkin epämieluisasta asiasta kuin laskun maksusta. Kirjallisen sopimuksen avulla säännöt ovat alusta asti selvät ja asiakas tietää, mitä maksuja on tiedossa ja mistä hinta muodostuu.

Ota huomioon sopimusta laatiessa, miten lisätyö korvataan, milloin haluat maksun työstä ja sisältyykö työhön kenties etukäteismaksu.

5. Tarkasti määritellyt työajat

Sähköpostiviestejä keskiyöllä ja työpuheluita sunnuntaisin?

Pienyrittäjän ongelmaksi voivat muodostua asiakkaat, jotka eivät kunnioita työaikoja ja olettavat yrittäjän olevan aina tavoitettavissa. Kun määrittelet työaikasi sopimuksessa, asiakas tietää, milloin hän voi odottaa vastauksia kysymyksiinsä.

Jos asiakkaasi on ulkomailla ja olette eri aikavyöhykkeillä, ennalta määritellyt työajat auttavat rytmittämään työn ja yhteydenpidon niin, että kaikki ovat tyytyväisiä.

Määrittämällä työaikasi pystyt myös pitämään paremmin huolen, ettet ylikuormita itseäsi. Koita siis pitää myös työajoistasi kiinni. Vastailemalla öisiin sähköposteihin välittömästi rasitat vain turhaan itseäsi ja lähetät asiakkaalle viestin, että olet aina tavoitettavissa.

6. Ammattimainen vaikutelma asiakkaillesi

Kun teet sopimukset kirjallisesti ja läpinäkyvästi, annat asiakkaillesi ammattimaisen kuvan itsestäsi. Monet aloittelevat yrittäjät pelkäävät sopimusten vaatimisen säikäyttävän potentiaaliset asiakkaat pois. He eivät halua vaikuttaa vaativilta tai tiukkapipoisilta, joten he eivät pyydä kirjallista sopimusta ja mukautuvat asiakkaan toiveisiin.

Jättämällä sopimuksen tekemättä saatat kuitenkin tehdä itsellesi karhunpalveluksen: ammattimaisella vaikutelmalla ja läpinäkyvällä sopimuskäytännöllä onnistuisit kenties houkuttelemaan parempia ja luotettavampia asiakkaita.

Miten teen sopimuksen?

Sinun kannattaa tehdä perusteellisesti yksi kattava sopimuspohja, jonka sisällön voit muokata eri projekteihin sopivaksi. Tavallisia sopimuspohjia löytyy verkosta, mutta voi olla järkevää panostaa sopimuspohjaan sen verran, että teet mallin juristin avustuksella.

Ammattilaisen avulla saat juuri sinun tarpeisiisi laaditun ja alasi standardien mukaisen sopimuksen ja tiedät, miten muokata se eri tilanteisiin sopivaksi. Tarkasti laadittu ja oikeaoppinen sopimus on erityisen tärkeä aloilla, joissa säännökset ovat monimutkaisia ja korvausvastuut epäonnistuneista töistä tai rikkomuksista suuria.

Juristin palvelut toki maksavat, mutta voit olla varma, että sopimus on lain näkökulmasta pätevä. Kunnolla tehty sopimus voi maksaa itsensä takaisin, jos joskus myöhemmin joudutkin riitatilanteeseen toimeksiantajan kanssa. Ainakin se säästää sinulta stressiä ja huolta.

Sopimus luo edellytykset menestyksekkäälle projektille

Onko aina oikeasti tarpeen tehdä kirjallinen sopimus?

Toki voi olla pieniä projekteja, jotka eivät välttämättä vaadi monisivuista sopimusnivaskaa. Mutta vanha sanonta pitää paikkansa tässäkin asiassa: ei vara venettä kaada.

Pienestäkin projektista kannattaa olla jonkinlainen kirjallinen kuittaus sovituista asioista. Jos sinusta tuntuu, että kirjallinen allekirjoitettu sopimus on liioittelua, pyydä ainakin kuittaus sähköpostiisi toimeksiannon peruslinjauksista. Näin sinulla on jotain mustaa valkoisella, jos myöhemmin ilmeneekin erilaisia näkemyksiä projektin aikataulusta tai mittakaavasta.

Avoin ja läpinäkyvä kommunikaatio luo perustan menestyksekkäälle projektille ja hyvälle asiakassuhteelle. Kun asiat on sovittu selkeästi paperilla, sekä sinä että asiakkaasi voitte keskittyä töihinne huoletta.