Man sagt, Freelancer haben völlige Freiheit – arbeiten woran, wann und wie man möchte. Aber zwischen Abgabeterminen, Kundenakquise, LinkedIn und Wäsche aufhängen kann man sich schnell verzetteln. Wie schaffst du es, zielgerichtet zu arbeiten und dich nicht zu überarbeiten? Heute stelle ich dir meine Lieblings-Tools für Selbstständige vor, die ich fast alle auch selbst als Content Writer bei Holvi nutze.

Produktivitäts-Apps: Meine Top 10 für Selbstständige

  1. Pomodoro – die Methode für besseres Zeitmanagement
  2. Toggl Track – einfache Zeiterfassung
  3. Evernote – Ideen immer und überall festhalten
  4. Todoist – für einen freien Kopf
  5. Lexoffice – weniger Steuerstress
  6. Nicht stören – für mehr Fokus
  7. Slack – Teamwork leichtgemacht
  8. 7mind – abschalten können
  9. Feedly – gegen den Information Overload
  10. Noisli – für Kaffeehausatmosphäre

 

1. 🍅 Pomodoro – die Methode für besseres Zeitmanagement

Kennst du diese hektischen Tage, an denen du abends einfach nur noch geschafft bist? Wahrscheinlich hast du zu wenig Pausen gemacht.

Jede*r weiß, dass Muskeln nach dem Joggen Erholung brauchen, aber unserem Gehirn gönnen wir viel zu selten eine Verschnaufpause.

Dagegen hilft die Pomodoro-Technik. Benannt ist sie nach einem tomatenförmigen Küchenwecker.

So funktioniert arbeiten nach der Pomodoro-Methode:

  • Wähle eine Aufgabe, die du erledigen willst.
  • 25 Minuten, in denen du konzentriert an dieser Aufgabe arbeitest. Keine Ablenkungen!
  • 5 Minuten kurze Pause – Kaffee, Blumen gießen (aber nicht dein Handy entsperren).
  • 25 Minuten Arbeitsphase.
  • Nach 4 Runden machst du eine längere Pause von 30 Minuten.

Diese Methode hilft dir, mehr Struktur in deinen Arbeitsalltag zu bringen. Sie hilft auch wunderbar gegen Prokrastination, Multitasking und gegen ständige Unterbrechungen bei der Arbeit.

Intervalle schaffen Struktur

Vielleicht klingen die strikten Zeitintervalle für dich erstmal gewöhnungsbedürftig. Wenn du dich während der 25 Minuten wirklich auf eine Aufgabe konzentrierst, hast du schon viel gewonnen. Du wirst auch einen besseren Überblick bekommen, wofür deine Arbeitszeit draufgeht. Übrigens: Dieser Text entstand mit der Pomodoro-App.

Pomodoro-Apps:

 

2. 🕓 Toggl Track – einfache Zeiterfassung

Jetzt hast du eine Anregung, wie du deine Zeit besser strukturieren kannst. Gerade wenn du als Freelancer auf Projektbasis für Kund*innen arbeitest, wirst du deine Zeit auch erfassen wollen. Sei es, um deine Kalkulation zu überprüfen – oder du hast eine Abrechnung auf Zeitbasis vereinbart. 

Für den Einstieg können wir toggl empfehlen. Das ist eine kostenlose Software zur Zeiterfassung, die über mehrere Devices hinweg funktioniert. Du kannst deine Zeit also immer und überall tracken. Egal, ob du gerade dein Smartphone bei dir hast oder am Rechner sitzt. Ach ja: Ein Pomodoro-Timer ist auch enthalten.

Zeiterfassung mit toggl

  • Kostenlose Variante verfügbar
  • Pomodoro-Timer
  • Zahlreiche Integrationen, zum Beispiel für deinen Kalender

 

3. 📔 Evernote – Ideen immer und überall festhalten

Wann haben wir eigentlich gute Ideen? Die Wissenschaft sagt, wenn wir entspannt sind:

Wenn Menschen entspannt sind, haben sie eher diese großen “Aha-Momente”, diese Momente der Erkenntnis, wenn diese scheinbar unlösbaren Probleme gelöst werden.
Jonah Lehrer, Autor und Neurowissenschaftler im Wired Magazine

Kennst du ihn auch, den plötzlichen Geistesblitz unter der Dusche? Falls ja – du bist nicht allein! Naturgemäß kommen Ideen immer in diesen mehr oder weniger unpassenden Momenten. Leider gehen sie auch genauso schnell wieder. Damit ich keine gute Idee vergesse, schreibe ich mir solche Gedanken sofort auf. Manche schwören auf ein klassisches Notizbuch. Ich bin immer mit einer Notizen-App gewappnet. Mein Smartphone habe ich sowieso meistens in der Nähe.

Die Notiz-App Evernote

  • Synchronisation zwischen verschiedenen Geräten
  • Für Android, iOS und als Web-App
  • Kostenlose Variante verfügbar

 

4. ✅ Todoist – für einen freien Kopf

Stell dir vor, du musst diese Aufgaben im Kopf behalten:

  • Eine Kundin anrufen
  • Druckerpapier kaufen
  • dein LinkedIn-Profil updaten
  • ein Projekt abrechnen
  • einen Zahnarzttermin ausmachen

Klingt eigentlich nach einem ganz normalen Tag. Aber mich an all das erinnern zu können, ist für mich schon eine ziemlich stressige Vorstellung. Allein “versuchen, nichts zu vergessen” nimmt erstaunlich viel Gehirnleistung in Anspruch.

Aufgaben nicht vergessen zu können ist ein erleichterndes Gefühl

Deshalb mache ich es mit To-Dos genauso wie mit Ideen: Ich schreibe sie auf und vergesse sie dann auch gerne. Macht ja dann nichts. Und ich schreibe wirklich ALLES auf. So habe ich keine Unordnung im Kopf und bin entspannter. Ich weiß ja, dass mir nichts Wichtiges durch die Lappen gehen kann.

Um meine To-Dos zu organisieren, schreibe ich sie in meine Todoist-App. Das geht ganz natürlich, zum Beispiel: Nächste Woche Druckerpapier kaufen. Auch langfristige und größere Ziele plane ich gerne mit meiner Todo-App.

Nicht nur Arbeit lässt sich planen

Wenn ich mir zum Beispiel mehr Work-Life-Balance vornehme, lege ich das als Projekt an. Das kann ich dann mit einzelnen Teilschritten befüllen: “Ein neues Buch kaufen”. “Café xy ausprobieren”. “Heute abend mal nix tun”.

Warum trägst du dir nicht mal deine nächste “Me-Time” in die To-do-Liste ein? Das ist erstmal gewöhnungsbedürftig. Es hilft aber, positive Routinen zu entwickeln.

Aufgaben-App Todoist

  • Web-App und Smartphone-Apps immer synchron
  • Tägliche Erinnerungen
  • Aufgaben bequem editieren oder umplanen

 

5. 📚 Lexoffice – weniger Steuerstress

Niemand heftet gerne Belege ab oder füllt freiwillig Steuererklärungen aus. Wirklich niemand. Als Selbstständige*r kommt man leider nicht drum herum. Aber nicht alle wollen sich gleich einen Steuerberater leisten.

Allen, die sich ihre Buchhaltung selbst zutrauen und sich das Leben dabei einfacher machen wollen, denen sei Lexoffice ans Herz gelegt. Mit dem Online-Tool kannst du deine Buchhaltung und Steuererklärungen ganz ohne Grundkenntnisse erledigen. Und mit Holvi hast du das ideale Geschäftskonto für Lexoffice, da du beide Dienste mit wenigen Klicks verbinden kannst.

 

6. ⛔ Nicht stören – für mehr Fokus

Ich habe überlegt, ob ich dieses “Tool” überhaupt in die Liste aufnehmen soll. Es ist eigentlich nur ein Button auf dem Smartphone. Bei mir heißt er “Bitte nicht stören”.

Aber ja, dieser kleine Button kann Wunder wirken. Jede Benachrichtigung, jedes Vibrieren des Smartphones lenkt ab. Alle diese “Mikrounterbrechnungen” summieren sich. Wenn ich konzentriert arbeiten will, schalte ich mein Handy deshalb in den Nicht-stören-Modus.

Das Gleiche gilt für Apps auf dem Rechner. Auf Mac-Computern kannst du den “Nicht stören”-Modus über das Kontrollzentrum erreichen. Das ist das kleine Symbol neben Datum und Uhrzeit. Eigentlich alle neueren Betriebssysteme haben inzwischen diese Funktion. Aus gutem Grund.

 

7. 📎 Slack – Teamwork leichtgemacht

Wir bei Holvi nutzen Slack für unsere tägliche Kommunikation. Der Messenger-Dienst hat bei uns die E-Mail längst abgelöst – zum Glück! Die Chat-artige Kommunikation über Kanäle ist viel schneller, direkter und übersichtlicher.

Slack ist zwar in erster Linie als Tool für Unternehmen entwickelt werden, aber auch für Selbstständige kann das Tool nützlich sein. Du kannst etwa für Kund*innen, mit denen du eng zusammenarbeitest, einen Workspace erstellen und darüber Nachrichten und Dateien austauschen. Pass aber auf, dass du nicht ständig für deine Kund*innen verfügbar bist. Du kannst etwa feste Zeiten für Kommunikation oder Zusammenarbeit auf Slack mit ihnen ausmachen. 

Und auch informiert bleiben funktioniert über Slack. Du kannst offenen Workspaces deiner Branche beitreten. Suche doch einfach mal nach “Slack Workspace” + deiner Branche, um interessante Workspaces für dich zu finden.

Kommunikations-Tool Slack

  • Kostenlose Variante verfügbar
  • Dateiaustausch und Integration für Google Drive
  • Audio- und Video-Anrufe

 

8. 🧘 7mind – abschalten können

Es ist nicht immer einfach, nach der Arbeit den Kopf frei zu bekommen und in den Freizeitmodus zu schalten. Besonders im Homeoffice, wo die räumliche Trennung fehlt. Und Selbstständige sind ja bekanntlich fast immer im “Arbeitsmodus”. Da fällt es schwer, einen Ausgleich zu finden. Was tun?

Mir hilft meistens, eine Runde um den Block zu laufen, Musik zu hören – oder einfach mal für ein paar Minuten die Augen zu schließen. Mit einer guten Anleitung fällt Entspannung leichter, und deshalb habe ich einige Meditationsapps ausprobiert. Am überzeugendsten ist für mich 7mind, die übrigens auch einen inspirierenden Podcast mit René Träder betreiben.

Die Entspannungs-App 7mind App

  • Kostenlose Variante mit Grundkurs
  • Wenn du einen Stresspräventionskurs absolvierst, kannst du dir die Kosten für das Plus-Paket von deiner Krankenkasse bezuschussen lassen.

 

9. 🗞 Feedly – gegen den Information Overload

LinkedIn, Facebook, Instagram, sie sind alle ein ganz normaler Teil unserer Kommunikationswelt geworden. Mal ehrlich, wer surft noch Internetseiten einzeln an? Gerade für Branchennews scheinen die sozialen Netzwerke unverzichtbar. Immer am Ball bleiben, alles auf einer Plattform. Oft scrolle ich planlos durch den Feed – irgendwas Neues, Interessantes oder einen Aufreger finde ich immer. Aber bin ich danach wirklich schlauer? Der Algorithmus will mich möglichst lange auf der Plattform halten. Am Ende frisst Social Media sehr viel Zeit.

Weg von der Zeitfalle Social Media

Um mich über berufliche Themen mich zu informieren, habe ich mir eine bessere Methode angeeignet. Auf feedly habe ich meine wichtigsten Informationsquellen abonniert:

  • Nachrichtenseiten
  • Unternehmensblogs
  • Branchennews (Grüße an t3n.de!)

In der App bekomme ich jeden Tag eine Auswahl der neuesten Artikel präsentiert. Ich suche dann selbst aus, was ich lesen will. Da ist kein Algorithmus, der mich möglichst lange auf der Plattform halten will. Da ist kein endloser Feed, den ich durchscrollen will. Und das ist wirklich sehr angenehm und gibt mir wertvolle Zeit zurück.

 

10. 🎧 Noisli – für Kaffeehausatmoshäre

Arbeitest du gerne bei absoluter Stille? Oder hilft es dir, eine Art Hintergrundrauschen um dich herum zu haben? Nicht jede*r kommt mit Musik klar. Leichte Umgebungsgeräusche dagegen steigern die Produktivität. Nicht umsonst sind Coworking-Spaces so beliebt!

Im Moment klappt es mit dem Coworking oder dem Café nicht so gut. Aber auch wenn du im Homeoffice sitzt, kannst du dir eine Soundkulisse an deinen Arbeitsplatz holen.

Hintergrundgeräusche für bessere Konzentration

Für den Anfang kannst du auf YouTube nach “White Noise” suchen. Noch einfacher geht es mit Online-Tools wie Noisli: Dort hast du die Wahl zwischen Gewitter, Regen, Lagerfeuer und vielen anderen Geräuschen. Du kannst sie auch mischen. Warum nicht mal neben einem Lagerfeuer im prasselnden Regen arbeiten, mit Wolfsgeräuschen im Hintergrund? Ok, die Wölfe musst du dir selbst dazu denken.

Wie auch immer, mein Favorit ist das Kaffeehaus. Mit dem Klimpern von Kaffeetassen im Hintergrund komme ich ganz schnell in den “Flow”.

Fazit: Du hast mehr Fokus verdient

Das waren meine persönlichen Produktivitäts-Tools. War etwas Gutes für dich dabei? Dann teile diesen Artikel und mit Freund*innen und anderen Freelancern und hilf ihnen, produktiver und gelassener zu arbeiten.