Belege gehen schnell verloren oder werden unlesbar. Damit du keinen Ärger mit dem Finanzamt bekommst, solltest du in diesem Fall einen Eigenbeleg schreiben. Wie das funktioniert, erfährst du in diesem Artikel.
Warum musst du Belege gut aufbewahren?
Vielleicht hast du diesen Grundsatz schon einmal gehört: "Keine Buchung ohne Beleg". Als Selbstständige*r bist du verpflichtet, eine saubere Buchhaltung zu führen. Dazu gehört, dass du deine Belege sorgfältig aufbewahrst – in manchen Fällen sogar 10 Jahre lang. Und du solltest das auch tun, wenn du keinen Stress mit dem Finanzamt willst. Um es dir einfach zu machen, kannst du zum Beispiel mit der Holvi-App deine Belege erfassen.
Uff… Was tust du also, wenn mal ein Beleg verschwunden ist?
Was ist ein Eigenbeleg?
Der Eigenbeleg ist genau für den Notfall gedacht, wenn ein Beleg für die Steuererklärung verschwunden ist. In diesem Fall kannst du einen Ersatzbeleg erstellen. Dieser sollte alle wichtigen Informationen enthalten, die das Finanzamt benötigen könnte.
Wann darfst du einen Eigenbeleg erstellen?
Der Eigenbeleg ist eine Ausnahme und sollte nicht zum Standardfall werden. Dennoch gibt es einige Situationen, in denen ein Eigenbeleg deine Rettung sein kann.
Übliche Situationen, die einen Eigenbeleg benötigen könnten:
- Verlorene Quittungen
- Gestohlene Quittungen
- Unlesbare Quittungen
- Defekte/fehlende Belegausgabe
- Reisenebenkosten
Was gehört auf einen Eigenbeleg?
Es gibt keine offizielle Vorlage für den Eigenbeleg – eigentlich untypisch für das Finanzamt. Aber keine Sorge, wir haben für dich hier eine Anleitung, was auf dein Eigenbeleg gehört. Weiter unten kannst du unsere kostenlose Vorlage herunterladen und direkt ausfüllen.
Die Faustregel: alles, was auf einer normalen Quittung steht, gehört auch auf deinen Eigenbeleg.
Eigenbeleg-Muster
- Überschrift = Eigenbeleg
Dein Eigenbeleg sollte immer als Eigenbeleg identifizierbar sein. Beschrifte deinen Eigenbeleg auf keinen Fall als "Quittung", da dies als Urkundenfälschung angesehen werden kann.
- Betrag (in Euro)
Wie viel hat die Ware oder Dienstleistung gekostet?
- Zahlungsempfänger*in
Wer hat die Zahlung erhalten? Wenn möglich, gebe hier den offiziellen Namen und die vollständige Anschrift an.
- Verwendungszweck
Um welche Betriebsausgabe handelt es sich? Hier kannst du Angaben zu der gelieferten Ware oder Dienstleistung machen.
- Zahlungsdatum
An welchem Tag hast du die Zahlung getätigt?
- Begründung für den Eigenbeleg
Ohne eine Begründung kann es passieren, dass das Finanzamt den Eigenbeleg ablehnt. Hier kannst du gerne ausführlich sein.
- Datum und eigene Unterschrift
Wenn es sich um ein Unternehmen handelt, dann muss der Unternehmer den Eigenbeleg unterschreiben (oder ein Mitarbeiter mit einer Vollmacht).
Eigenbeleg-Vorlage zum herunterladen
Hier kannst du unsere kostenlose Eigenbeleg-Vorlage herunterladen. Fülle die Vorlage einfach als Ersatzbeleg aus und drucke sie aus. Benutze dafür gerne die Erklärungen oben in dem Eigenbeleg-Muster.
Buchhaltungstipps – erhöhe die Chance, dass dein Eigenbeleg anerkannt wird
Du hast kein Anrecht darauf, dass dein Eigenbeleg von dem Finanzamt akzeptiert wird. Es gibt aber ein paar Tricks, die deine Chancen erhöhen können.
1. Das Glück liegt in der sauberen Buchhaltung
Es ist nicht empfehlenswert, den Eigenbeleg zum Standardfall zu machen. Zu viele Eigenbelege rücken deine Buchhaltung schnell in ein schlechtes Licht. Das Finanzamt kann Vertrauen in deine Buchhaltung verlieren und im schlimmsten Fall wird deine ganze Buchhaltung sogar abgelehnt. Lass es lieber nicht dazu kommen.
2. Verwende Eigenbelege nur bei geringen Ausgaben
Die Anerkennungswahrscheinlichkeit ist wesentlich höher, wenn die ursprüngliche Ausgabe unter 150 Euro lag. Eigenbelege eigenen sich deshalb eher für kleine Betriebsausgabe wie zum Beispiel Fahrkarten.
3. Sei proaktiv und liefere Beweise
Du musst deinen Eigenbeleg gut begründen können. Um deine Begründung zu stärken solltest du Beweise liefern. Kontoauszüge, die die Zahlung aufzeigen, eignen sich sehr gut als Nachweis.