Haluaako yritysasiakkaasi vastaanottaa laskunsa verkkolaskuina? Hyvä! Se on nimittäin varsin kätevä laskutuksen muoto.
Eikö verkkolaskutus ole vielä tuttua? Ei hätää. Käymme läpi verkkolaskutuksen perusteet ja kerromme, miten siirryt sähköiseen laskutukseen ja hoidat verkkolaskujen lähettämisen helposti.
Yritysasiakkaat vaativat usein laskunsa verkkolaskuina, koska niiden käsittely on helpompaa ja nopeampaa. Verkkolaskutus alkaakin olla B2B-kaupan puolella jo standardi, ja uusi verkkolaskulaki antaa yrityksille oikeuden saada halutessaan vain verkkolaskuja.
Mikä oikeastaan on verkkolasku? Riittääkö laskun PDF-versio, jonka lähetät sähköpostilla?
Ei riitä. PDF-lasku ja verkkolasku ovat kaksi eri asiaa, vaikka kumpikin liikkuisi verkossa.
Verkkolasku on konekielinen lasku, jonka käsittely ei vaadi manuaalista työtä. Kenenkään ei siis tarvitse kopioida maksutietoja paperilta tai PDF-tiedostosta käsin. Lasku menee hyväksyntäprosessin läpi maksavassa yrityksessä, eli se ei mene automaattisesti maksuun, mutta ihmistyö vähenee merkittävästi verkkolaskutuksen myötä.
Verkkolaskutukseen liittyvä termistö on hajanaista. E-laskua näkee käytettävän rinnan verkkolaskun kanssa, mutta ne viittaavat itse asiassa eri konsepteihin.
Verkkolasku on yllä mainittu konekielinen, yritysten väliseen kauppaan suunniteltu laskumuoto. E-lasku sen sijaan on kuluttajien käyttämä verkkopankkiin ilmestyvä sähköinen lasku. Olet ehkä vastaanottanut sähkö- tai nettilaskujasi verkkopankkiisi, ja tällöin kyseessä on nimen omaan e-lasku.
Myös yritykset voivat käyttää e-laskua, mutta yleensä ainakin suuryritykset käyttävät verkkolaskuja.
Verkkolaskun lähetykseen tarvitset tilin, jolta voit lähettää verkkolaskuja ja laskutusohjelman, jolla voit luoda verkkolaskuja. Helpoimmalla pääset yhdistämällä nämä yhteen palveluun.
Holvin palvelussa saat sekä tilin että verkkolaskutusohjelman yhdessä paketissa ja muodostat ja lähetät verkkolaskut parilla klikkauksella.
Verkkolaskun tekeminen Holvissa on yhtä helppoa kuin muidenkin laskumuotojen, eikä se vaadi sinulta lisätyötä. Laskuohjelma vie laskun oikeaan muotoon, ja sinä täytät vain tavalliset laskutiedot. Holvin työkalu luo laskulle laskunumeron ja viitenumeron.
Seikkaillessasi verkkolaskutuksen maailmassa olet ehkä joskus törmännyt käsitteeseen Finvoice. Finvoice on yksi verkkolaskun esitystapa eli käytännössä tekninen standardi. Sinun ei tarvitse sinänsä välittää Finvoicesta sen enempää, sillä verkkolaskutusohjelmat huolehtivat kyllä, että laskumuoto on oikein. Mutta totta kai on hyvä tietää, mihin käsite viittaa.
Verkkolaskun osoitetiedot koostuvat itse osoitteesta, operaattorista ja operaattorin, eli välittäjän, tunnuksesta.
Osoite on yrityskohtainen, ja yleisin verkkolaskuosoite on OVT-tunnus, joka on muotoa 0037 + yrityksen y-tunnus. OVT-tunnukseen voi sisältyä tarkentavia numeroita. Verkkolaskuosoite voi olla myös IBAN-tunnus, verkkolaskutili tai verkkopalvelutunnus, mutta nämä ovat harvinaisempia.
Välittäjän tunnus tulee yrityksen käyttämältä operaattorilta ja on operaattorikohtainen. Holvin palvelussa sinun tarvitsee tietää vain vastaanottajan verkkolaskuosoite.
Kun olet luonut laskun ja lisännyt asiakkaasi verkkolaskuosoitteen, lähetät laskun tililtäsi ja jäät odottamaan maksua. Holvissa seuraat helposti, milloin asiakas maksaa laskun.
Tiedätkö asiakkaasi verkkolaskuosoitteen? Jos osoitetta ei ole toimitettu sinulle, löydät sen yleensä yrityksen kotisivulta. Voit tarkistaa verkkolaskuosoitteen esimerkiksi verkkolaskuosoite.fi-sivulta.
Yrityksellä voi olla kaksi verkkolaskuosoitetta: toinen laskujen lähettämistä ja toinen vastaanottamista varten. Tarkista, mihin osoitteeseen yritys vastaanottaa verkkolaskuja äläkä osoita laskuja yrityksen lähetysosoitteeseen.
Pienyrittäjän laskutus järjestyy kätevimmin sähköisesti. Digitaalinen laskutus helpottaa talouden seurantaa, säästää sinun aikaasi ja vaivaasi ja mahdollistaa asiakkaittesi paremman palvelun.
Tässä neljä keskeistä syytä siirtyä sähköiseen taloudenhallintaan ja laskutukseen: