Kirjanpito on varmasti jokaiselle yrittäjälle tuttu juttu. Teetpä sitten kirjanpitosi itse tai käytät kirjanpitopalvelua, sinun on itse huolehdittava kirjanpitoaineiston ja tositteiden säilytyksestä. Kokosimme yhteen vastaukset yrittäjiä mietityttäviin kysymyksiin tositteisiin ja kirjanpidon säilytysaikoihin liittyen.

Mikä on tosite?

Kirjanpidosta puhuttaessa sana tosite toistuu kerta toisensa jälkeen. Mutta mikä ihme on tosite? Onko se sama asia kuin kuitti? Kyllä, mutta tosite voi olla muutakin kuin kuitti.

Yksinkertaistettuna tosite on todiste yrityksesi liiketoimintaa koskevasta liiketapahtumasta. Tosite voi olla esimerkiksi liiketilan vuokrasopimus, lasku, ajopäiväkirja tai kuitti yritykselle ostetusta tietokoneesta.

Mihin tositteita sitten tarvitaan? Kirjanpitoon tietenkin. Yrityksen kirjanpitoon tarvitaan tosite jokaiseen yritystoimintaan liittyvään ostokseen, sillä kirjanpitoon ei voi merkitä tapahtumaa, jolle ei löydy vahvistusta. Tosite siis todistaa, että hankinta on oikeasti tehty ja se on tehty nimenomaan yritystä varten.

Jos sinulla ei ole tositetta, et voi vähentää hankintaa kirjanpidossasi.

Kaupan kassalla usein kuultu "Ei kuittia, ei mene verotukseen" ei siis yrittäjän kohdalla aina päde.

Tositteiden avulla kirjanpitäjäsi saa tarkat tiedot yrityksen kirjanpidon laatimista varten. Tositteesta on selvittävä ainakin:

  • Päivämäärä
  • Mitä ja keneltä on ostettu (myyjän nimi ja y-tunnus)
  • Mikä on ostoksen hinta ja alv-kanta

Jos kaikki tarvittavat tiedot eivät käy ilmi yhdestä tositteesta, tositteeseen on mahdollista tehdä lisäyksiä. Yksi esimerkki tällaisesta tilanteesta on yrityksen edustuskulut. Jos yritysneuvottelut on käyty lounaan merkeissä, ravintolasta saatuun kuittiin on kirjattava kestityksen syy ja paikalla olleet vieraat. Näin myös kirjanpitäjälle selviää, kuinka ravintolalasku liittyy yrityksen toimintaan.

Kuinka kauan kirjanpidon tositteita ja kirjanpitoa on säilytettävä?

Tilikauden tositteet, liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto sekä muukin mahdollinen liiketapahtumia varmentava kirjanpitoaineisto on säilytettävä vähintään 6 vuotta tilikauden päättymisestä.

Tilinpäätös, toimintakertomus, kirjanpidot, tililuettelo sekä luettelo kirjanpidoista ja aineistoista on puolestaan säilytettävä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä.

Kirjanpitoaineiston säilyttäminen sähköisesti

Notkuvatko kirjahyllyt kuittimappien painosta? Eivätkö kuittikasat sovi sisustukseesi? Tositteiden säilytysaika on pitkä, mutta onneksi pitkä säilytysaika ei tarkoita, että tositteiden olisi oltava tallessa fyysisessä muodossa.

Tavallisia kuitteja ei oikeastaan edes kannata säilöä paperisina, sillä kuitit haalistuvat vuosien mittaan helposti ja kirjanpitolaki edellyttää, että tositteiden on säilyttävä luettavina.

Alkuperäistä kuittia ei siis tarvitse pitää tallessa, vaan kopio riittää. Tositteet on helppo säilöä digitaalisesti esimerkiksi erilaisissa pilvipalveluissa, kuten DropBoxissa tai Google Drivessa. Jos käytössäsi on sähköinen taloushallinnon palvelu, kuitit voi säilöä myös siellä.

Kirjanpidon tositteiden säilyttäminen Holvissa

Holvi pelastaa yrittäjän kuittimapeilta. Voit tallentaa Holvissa tehtyihin tapahtumiin kuitit ja muut tositteet sähköisesti helposti kirjanpitoa varten. Yleensä tarvitset tositteet vain tekemiisi maksuihin kuten tilisiirtoihin, maksamiisi laskuihin ja Holvi-verkkokaupan myynteihin, sillä Holvista lähettämiisi laskuihin muodostuu tosite eli lasku automaattisesti. Suuri etu kiireiselle yrittäjälle!

Paperisten ostokuittien tallennus onnistuu kätevästi Holvin mobiilisovelluksessa. Voit ladata Holvin sovelluksen Androidille täältä ja iOS-laitteisiin täältä. Kun teet ostoksen Holvi-kortillasi, saat ilmoituksen ostosta puhelimeesi. Sen jälkeen napautat vain ilmoitusta ja otat kuvan kuitista. Näin kuitti tallentuu sähköisesti tapahtuman yhteyteen. Sitten vain lisäät tapahtumaan alv-kannan ja kommentin siitä, mikä hankinta oli kyseessä. Helpompaa kuin heinänteko!

Voit liittää PDF-laskun tai kuvan paperilaskusta myös maksaessasi laskuja Holvissa. Etsi tilitapahtumista haluamasi maksu, klikkaa tapahtuma auki ja lisää tositetiedosto liitteeksi. Parilla klikkauksella myös alv-kanta ja kommentti paikoilleen ja olet taas valmiina kirjanpitoon.

Ja mikä parasta, kirjanpidon tositteet säilyvät Holvissa kirjanpitolain vaatiman ajan.

Toiminimen kirjanpito 69 €/kk

Haaveiletko huolettomasta kirjanpidosta? Jätä kirjanpito meidän huoleksemme ja valitse Holvi Zen. Kiinteään 69 euron kuukausihintaan kuuluvat kaikki Holvin palvelut maksukortista yritystiliin ja laskutukseen sekä kirjanpito oikean kirjanpitäjän tekemänä.

Holvi Zen on suunniteltu toiminimiyrittäjille, jotka keräävät tuloja joko laskuttamalla tai myymällä Holvi-verkkokaupassa. Olennaista on, että kaikki yritystoimintaan liittyvä rahaliikenne, eli myynnit ja ostot, tapahtuvat Holvissa. Lue lisää toiminimen kirjanpidosta täältä.