Kansainväliset maksut voivat paisuttaa huomaamatta pk-yrityksen kuluja. Yritystilien vertailulla ja integroidulla taloushallinnolla ulkomaanmaksujen hoitaminen helpottuu huomattavasti, sekä tuo kasvuyrityksille toivottuja säästöjä.
Ulkomaanmaksujen haasteina ovat läpinäkyvyyden puute ja verkostojen monimutkaisuus. Kustannuksia voi olla vaikea tietää etukäteen ja maksun saapuminen voi kestää, mikä hankaloittaa kassavirran hallintaa. Esimerkiksi Wisen kyselyn mukaan jopa 82 % pk-yritysten johtajista ei usko pankkinsa olevan läpinäkyvä ulkomaan rajat ylittävän maksun kokonaiskustannusten suhteen.
Pk-yrityksille löytyy kuitenkin edullisia yritystili- ja kirjanpitoratkaisuja, jotka tekevät kansainvälistymisestä huomattavasti sujuvampaa.
Kansainväliset maksut liikkuvat SWIFT-verkon yli. SWIFT (Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication) on laajin ja keskeisin rahoituslaitosten välinen viestiverkko, joka välittää suurimman osan kansainvälisistä maksuista. Sen taustalla vaikuttavat niin kutsutut kirjeenvaihtajaverkostot, joiden kautta kansainväliset maksut kulkevat.
Esimerkiksi: jos haluat vastaanottaa dollarimaksun Yhdysvalloista, voi maksu kulkea usean kirjeenvaihtajapankin kautta ennen kuin päätyy yrityksesi tilille. Jokainen kirjeenvaihtajapankki veloittaa oman kulunsa, kun maksu kulkee sen kautta.
Kansainvälisten maksujen käsittelyajoissa SWIFT-verkossa on merkittävää hajontaa, sillä siirrot voivat kestää minuuteista jopa useaan pankkipäivään asti. Maksujen käsittelyajat vaihtelevat esimerkiksi siksi, että kirjeenvaihtajapankeilla on erilaiset käsittelyajat ja maksuketju kulkee useiden aikavyöhykkeiden läpi.
Vaikka rahanpesudirektiivit ja rahaliikenteeseen liittyvä lainsäädäntö on kaikille toimijoille sama, esimerkiksi Yhdysvalloissa tilinumerot poikkeavat meille tutuista IBAN-tilinumeroista. Jos tilinumerosta puuttuu jokin merkki, tarkoittaa se käytännössä maksun viivästymistä.
Jos yrityksellä on Holvissa eurotili ja se vastaanottaa dollarimaksun, Holvi hakee maksulle parhaan mahdollisen valuuttakurssin ja tekee valuutanvaihdon kohtuullisella valuutanvaihtomaksulla. Tämän jälkeen yritys saa rahat euroina omalle Holvi-tililleen.
Kun lähetät tai vastaanotat ulkomaanmaksun muussa valuutassa kuin euroissa, syntyy kustannuksia sekä valuutanvaihtopalkkiosta että ja maksujen välityksestä. Lisäksi eri valuutassa oleva lasku voi aiheuttaa paljon manuaalista työtä kirjanpitäjälle, esimerkiksi täsmäytyksissä.
Valuutanvaihtomaksu tarkoittaa valuuttakurssin päälle tulevaa marginaalia. Se on yleensä merkittävin kuluerä ulkomaanmaksuissa ja on tavallisesti vähintään 2 %.
Holvi Business -paketissa valuutanvaihtomaksu on 1 %, muissa 1–2,5 % paketista riippuen.
Maksun välityksen kulut tarkoittavat kirjeenvaihtajapankkien kuluja ja riippuvat siitä, kuinka monen pankin kautta maksu liikkuu lähettäjän ja vastaanottajan välillä. Kun lähetät ja vastaanotat ulkomaanmaksuja, eivät kulut ole välttämättä tiedossa etukäteen.
Vaikka manuaalinen työ ei lisää suoranaisia kuluja yksittäiseen maksutapahtumaan, kirjanpidon kustannukset voivat silti nousta korkeiksi kansainvälisten maksujen selvittelyssä.
Ulkomaanmaksut aiheuttavat helposti ongelmia esimerkiksi silloin, kun maksu on lähetetty dollareissa mutta kirjautuu tilille euroissa. Jos tiliotteet eivät täsmää, kirjanpitäjän on selvitettävä puuttuvia tai virheellisiä tietoja – ja siihen voi kulua paljon työaikaa.
Mitä vähemmän välikäsiä ulkomaanmaksuissa, sitä edullisempaa ja nopeampaa maksun lähettäminen on.
Holvilla lähdemme siitä, että maksujen on oltava läpinäkyviä: sekä lähettäjän että vastaanottajan tulee nähdä, missä vaiheessa maksu on ja milloin sen voi odottaa saapuvan. Myös kaikki kustannukset on hyvä olla selkeästi tiedossa.
Tavoitteenamme on, että suomalaiset pk-yritykset voivat asioida kansainvälisesti yhtä sujuvasti kuin paikalliset toimijat. Erilliset valuuttatilit mahdollistavat maksamisen suoraan oikeassa valuutassa, esimerkiksi dollarit dollaritililtä, jolloin valuutanvaihtoa ei tarvitse tehdä ja kate säilyy. Lisäksi valuuttatili suojaa yritystä valuuttakurssien heilahteluilta.
| Vinkki: Voit avata Holvi-tilin vain ulkomaanmaksuja varten kakkostiliksi, jos pääasiallinen yritystilisi sijaitsee jo muualla. Holvi-tilin yhdistäminen esimerkiksi Netvisoriin tai muuhun kirjanpidon ohjelmistoon onnistuu helposti ja voit käyttää sitä muiden pankkitilien rinnalla. |
Ulkomaanmaksujen hinnoissa on pankkikohtaisia eroja. Jokainen säästetty euro näkyy tuloslaskelman alimmalla rivillä.
Mieti, missä valuutassa haluat maksaa. Onko halvempaa vastaanottaa lasku euroina vai muussa valuutassa? Optimoi prosessi ja välty manuaaliselta työltä. Hyödynnä yrityskorttia pienissä, toistuvissa maksuissa. Lisäksi hyödynnä kirjanpito-ohjelmiston ominaisuuksia, jotka vähentävät manuaalista työtä.
Vertaa kumppanit ja kustannukset etukäteen. Silloin sinun ei tarvitse jokaisella kerralla miettiä eri vaihtoehtoja ja kustannuksia. Ota selville seuraavat asiat:
| Vinkki: Holvi Business sisältää 5 ilmaista SWIFT-maksua kuukaudessa (ylimenevät 5 €/kpl). Valuutanvaihtomaksu on 1 % ja maksuja voi lähettää sekä vastaanottaa 18 eri valuutassa. |
Holvin avulla voit säästää noin 1–2 % valuutanvaihtomaksuissa. Kun valuuttamaksuja on 5 000 €/kuukausi, säästöä tulee vuodessa noin 600–1 200 euroa.
Jos yritys tekee vuodessa 150 000 eurolla valuuttamaksuja, Holvin 1–2 % valuutanvaihtomaksusäästöt voivat tuoda jopa 1 500–3 000 euroa vuosisäästöjä.
Usein taloushallintojärjestelmät on mietitty vain kotimarkkinan tarpeisiin. Kun yritys laajenee kansainvälisille markkinoille, hoitaa se asioita monella eri alustalla.
Tyypillisimmät kansainvälisen maksuliikenteen haasteet taloushallinnon näkökulmasta ovat:
Siksi yrityksen kannattaa valita taloushallinnon järjestelmä, joka toimii luontevasti kotimaassa sekä kansainvälisillä markkinoilla. Tämä on hyvä ottaa huomioon jo yrityksen alkuaikoina, kun järjestelmiä kilpailutetaan.
Saumaton käyttöliittymä mahdollistaa sen, että taloushallinnon järjestelmässä on vähemmän manuaalisia työvaiheita ja kaikki tieto on saatavilla reaaliaikaisesti. Silloin manuaalisia työvaiheita on vähemmän, mikä helpottaa yrityksen kustannusrakennetta.
Haluatko oppia lisää?Katso webinaari kansainvälisistä maksuista ja miten Holvi ja Netvisor helpottavat niiden tekoa. Vai kiinnostaako nähdä, miten valuuttamaksut hoituvat Holvin ja Netvisorin yhteispelillä? Tutustu täällä. |