Kun yritystoimintasi alkaa tarvita lisäkäsiä ja olet jo löytänyt sopivan tekijän, on aika hoitaa työnantajan velvollisuudet palkkaukseen liittyen. Kerromme tässä kirjoituksessa, miten maksat ensimmäisen palkan ja mitä sivukuluja työnantajan pitää ottaa huomioon.
Ennen kuin siirrytään itse palkanmaksuun, pitää muutama asia olla kunnossa – itse asiassa nämä asiat pitää olla kunnossa jo ennen kuin työsuhde alkaa. Olemme käsitelleet työsopimusta ja työnantajan velvoitteita aiemmassa blogissa, mutta tässä vielä lyhyt lista muistin virkistykseksi:
Kun yllä mainitut asiat on kunnossa ja työ suoritettu, on aika siirtyä palkanmaksuun.
Palkan päälle tulee myös muita sivukuluja, jotka työnantaja maksaa. Näitä ovat esimerkiksi:
Voit saada myös tukea ensimmäisen työntekijän palkkaamiseen. Mahdolliset tuet kannattaa selvittää ennen palkkausprosessin aloittamista.
Palkkaa voi tarkastella muutamalta eri kantilta. Bruttopalkka tarkoittaa kokonaispalkkaa, jossa on mukana kaikki työstä saatavat rahana maksettavat erät ja rahanarvoiset erät. Bruttopalkka voi sisältää erilaisia lisiä, luontoisetuja ja jopa julkisia tukia. Bruttopalkan osista jotkut tai kaikki ovat veronalaisia eriä.
Rahapalkka tarkoittaa niitä eriä, jotka työntekijä saa konkreettisesti rahana. Rahapalkan kaikki osat eivät välttämättä ole ennakonpidätyksen alaisia.
Työntekijälle maksetaan tilille nettopalkka, josta on vähennetty muun muassa verot ja muut työnantajan tilittämät maksut, kuten työeläkevakuutusmaksu.
Mitä kuluja bruttopalkasta sitten pitää vähentää ja mitä sivukuluja työnantaja maksaa?
Työnantajana sinun täytyy ilmoittaa maksetut palkat työtapaturmayhtiölle, verottajalle ja työttömyysvakuutusrahastoon. Edellisen kuukauden palkoista kertyneet ennakonpidätykset ja sosiaaliturvamaksut tilitetään verottajalle kuukauden 12 päivä. TyEL-maksut tilitetään jokaisen kuukauden 20 päivä.
Työnantajana maksat palkan työntekijän ilmoittamalle pankkitilille palkanmaksukauden viimeisenä päivänä. Jos palkkapäivä on kuukauden viimeisenä päivänä, täytyy palkka näkyä tilillä silloin. Työnantaja on velvollinen maksamaan kaikki palkanmaksusta aiheutuneet lisäkulut.
Palkanmaksun yhteydessä työnantaja toimittaa työntekijälle palkkalaskelman. Palkkalaskemasta selviää, kuinka paljon palkkaa on maksettu ja miten palkka määräytyy. Se tulee tarpeeseen esimerkiksi sosiaalietuuksia haettaessa tai veroasioiden hoidossa.
Palkkalaskelmasta tulee löytyä:
Yrittäjän kannattaa hyödyntää erilaiset apukeinot palkanmaksuun. Ei ole järkeä laskea käsin tilitettävien verojen ja vakuutusmaksujen summia, tilittää niitä eri tahoille ja lopuksi vielä laittaa työntekijän palkka maksuun.
Esimerkiksi Holvin työkalu palkanmaksuun helpottaa huomattavasti yrittäjän arkea ja säästää palkanmaksun kuluissa. Työkalu erottelee palkasta verot ja muut maksut ja tilittää ne suoraan oikeisiin paikkoihin (Verohallintoon, eläkeyhtiöön, Työttömyysvakuutusrahastoon). Se maksaa nettopalkan työntekijän tilille ja lähettää vielä työntekijälle palkkalaskelman.