Pk-yrityksen kasvaessa myös kulut lisääntyvät ja niiden hallitseminen voi muuttua haastavaksi – erityisesti silloin, kun useampi tiimistä tekee hankintoja yrityksen nimissä. Kuittien keräily, kulukorvaushakemukset ja epämääräiset vastuunjaot kuormittavat työntekijöitä ja taloushallintoa. Siksi järjestelmällinen kulujen hallinta on entistä tärkeämpää.

Kulukorvauksille on kuitenkin vaihtoehtoja. Tiimikortit vähentävät manuaalista työtä ja tekevät kulujen hallinnasta sujuvaa. Lue, miten tiimikortit voivat helpottaa yrityksen arkea.

Kulukorvaus käytännössä

Perinteisessä kulukorvauksessa työntekijä maksaa ensin yrityksen hankinnat omalla kortillaan ja hakee sen jälkeen hyvitystä yritykseltä erillisellä kulukorvaushakemuksella. Hankinta vaatii esihenkilön tai yrityksen edustajan hyväksynnän, jonka jälkeen kulukorvaus menee maksuun.

On hyvin tavallista, että kulukorvaukseen liitettäviä kuitteja katoaa ja niitä joutuu metsästämään taskujen pohjalta. Lisäksi manuaalinen raportointi kuormittaa työntekijöitä, esihenkilöitä ja kirjanpitäjiä.

Usein kestää myös tovin ennen kuin työntekijä saa rahansa tilille. Jos kyseessä on suuri ostos, voi kulukorvauksen odottaminen laittaa työntekijän talouden tiukalle.

Harva yritys jakaa selkeää ohjeistusta kulukorvauksista, jolloin prosessi voi olla epäselvä ja altis virheille sekä väärinkäytöksille. Voi jäädä epäselväksi, että kuka teki hankinnan ja miksi. Tiimien kasvaessa vanhat mallit eivät myöskään helposti skaalaudu.

Kortit koko tiimille; vaihtoehto kulukorvauksille

Kulukorvausten sijaan tiimin jäsenille voi jakaa omat maksukortit. Holvi Business-pakettiin kuuluu 5 perinteistä ja 20 virtuaalista maksukorttia. Tästä riittää hyvin kortteja jaettavaksi tiimille ja lisää saat tarvittaessa. Perinteiset lisäkortit kustantavat 3 €/kk per kortti ja virtuaalikortit vain 1 €/kk per kortti.

Kun tiimin jäsenille on jaettu omat maksukortit, saadaan työmatkat, toimistohankinnat, mainosostot ja asiakastilaisuudet hoidettua kätevästi ja ilman turhaa hallinnollista työtä. 

Kun käytössäsi on Holvi, on myös kuittien hallinta helppoa. Tiimin jäsen ostaa maksukortillaan, nappaa kuitista kuvan suoraan Holvin sovellukseen ja kategorisoi menon – näin tilitapahtuma yhdistyy automaattisesti oikeaan kuittiin ja on valmis kirjanpitoon. 

Tiimikortit ovat myös yhteiskäytössä olevaa korttia turvallisempi tapa hoitaa kuluja. Holvissa tiimiläisille on mahdollista antaa erilaisia rooleja ja käyttörajoja työnkuvan mukaisesti. Voit esimerkiksi määrittää kortinhaltijoille erilaisia käyttäjärooleja ja rajoittaa pääsyä muihin tilin toimintoihin. Eri käyttäjäroolit lisäävät tietoturvaa, vähentävät petosriskiä ja varmistavat, että kukin käyttäjä näkee vain hänelle olennaiset tiedot.

Esimerkki kulujen hallinnasta pk-yritykselle tiimikorttien avulla

Tässä esimerkki siitä, miten eri käyttäjärooleja ja tiimikortteja voidaan hyödyntää pk-yrityksen arjessa.

  • Toimitusjohtaja toimii pääkäyttäjänä, jolla on kaikki käyttöoikeudet. Hän voi lisätä käyttäjiä, hallinnoida oikeuksia, sulkea tilejä ja hallita kaikkea Holvissa.

  • Talousjohtaja toimii ylläpitäjänä, joka voi käyttää kaikkia tilin toimintoja, mutta ei hallinnoi käyttäjiä eikä voi sulkea tilejä.

  • Markkinointijohtaja tai graafikko voivat toimia kortinhaltijoina, joilla on käytössään oma yrityskortti. He voivat tehdä hankintoja, mutta eivät esimerkiksi hyväksyä lähteviä maksuja tai hallita muita käyttäjiä.

Roolien avulla jokaisella on tarvittavat oikeudet – ei enempää, ei vähempää. Tämä tukee sujuvaa arkea, selkeää budjetointia ja skaalautuvuutta yrityksen kasvaessa.

Lue lisää käyttäjärooleista.

Tiimikortin hyödyt kirjanpidolle ja tilitoimistolle

Tiimikortit helpottavat kirjanpitoa ja tilitoimiston työtä tarjoamalla selkeän erittelyn tiimin kuluista ja automatisoidun kuittienhallinnan. Kun kulut kirjautuvat suoraan järjestelmään, aikaa ei kulu epäselvien maksujen selvittämiseen tai kadonneiden kuittien etsimiseen. Prosessi on sujuvampi ja tarkempi alusta asti.

Reaaliaikainen kuluseuranta mahdollistaa myös nopean reagoinnin poikkeamiin ja helpottaa kirjanpitoa.

Kun kulut on jaoteltu tiimeittäin ja maksettu omilla korteilla, raportointi ja kirjanpito nopeutuvat huomattavasti. Selkeät ja valmiiksi järjestetyt tiedot voivat vähentää kirjanpidon tuntikustannuksia ja tehdä yhteistyöstä tehokkaampaa – mikä voi näkyä myös säästönä yritykselle.

Tiimikortit Holvissa – kulujen hallintaan joustavuutta

Tiimikortit tuovat kulujen hallintaan joustavuutta ja reaaliaikaisen näkymän tiimin maksuihin – ilman manuaalista kuittirumbaa.

Holvi Business -pakettiin kuuluu 5 perinteistä maksukorttia ja 20 virtuaalista maksukorttia. Voit tilata lisäkortteja – joko virtuaalisia tai fyysisiä maksukortteja – alkaen 1 €/kk per lisäkortti.

Tutustu Holvin paketteihin täältä.