Yrittäjä, miksi budjetoida – ota nämä huomioon

Voit tarkkailla yrityksen taloudellista tilannetta monilla tavoin, joista yksi yleisimmistä tavoista on esimerkiksi kirjanpitoraportteja analysoimalla. Tämän lisäksi hyvä tapa seurata yrityksen taloutta on budjetointi.

Budjetointi auttaa hahmottamaan yrityksen tulevaisuutta

Budjetilla tarkoitetaan yrityksen rahamääräistä liiketoimintasuunnitelmaa. Yksinkertaistettuna se näyttää, mistä yritys olettaa rahojen tulevan ja mihin menevän, eli yrityksen oletetut tulot ja menot. Aloittavana yrittäjänä on vaikea hahmottaa, millaisia rahavirrat tulevat olemaan, mutta yrittäjän on silti pakko hahmottaa edes suurpiirteittäin yrityksen taloudellinen tulevaisuus.

Tulojen arviointi

Voit lähteä arvioimaan budjetin rahamääriä monella tapaa. Jos olet aloittava yrittäjä, budjettia ei voi perustaa aikaisempien vuosien numeroihin, joten se on tehtävä toisella tapaa.

Yrityksen alkutaipaleella voi olla hyvä lähteä rakentamaan budjettia arvioimalla, kuinka paljon voi myydä esimerkiksi eri kuukausina. Näin pystyy arvioimaan, kuinka paljon rahaa yritykselle olisi tulossa.

Kulujen arviointi

Yrityksen kulut voidaan jakaa kahteen luokkaan: kiinteät ja muuttuvat kustannukset. Yrityksellä on tietty määrä kiinteitä kustannuksia, jotka pysyvät kohtuullisen kiinteinä kuukaudesta toiseen. Tällaisia voivat olla vaikka toimipaikan vuokra tai ohjelmistolisenssit.

Kiinteiden kustannuksien lisäksi yrityksellä on muuttuvia kustannuksia, joihin vaikuttaa liiketoiminnan laajuus. Tällaisia voivat olla vaikkapa materiaalikustannukset tai valmiiseen tuotteeseen kuluva työmäärä. On tärkeää muistaa arvottaa mahdollisten työntekijöiden lisäksi oman ajan arvo. Maksat kuitenkin yrityksesi tuloista myös oman palkkasi. 

Yrityksen kohtuullisen pysyvät kiinteät kulut on helppo arvioida budjettiin, koska ne ovat samanlaisia kuukaudesta toiseen. Todennäköisiä myyntimääriä arvioimalla pystytään myös arvioimaan muuttuvia kustannuksia, jotka tämän myyntimäärän tavoittamiseksi tarvitaan. 

Tulojen ja kulujen järjestäminen budjettiin

Kun olet hahmotellut yleisellä tasolla, kuinka paljon tulet myymään ja kuinka paljon kustannuksia sinulle syntyy, on aika aloittaa rahavirtojen jakaminen pienempiin osiin, eli omiin budjettiluokkiinsa.

Yrityksen koosta riippuu, mikä on sopiva laajuus budjetoinnin tarkkuudelle. Jättimäisessä yrityksessä voidaan budjetoida lyijykynätkin erikseen, mutta yksityisyrittäjän tapauksessa voi olla fiksumpaa määritellä budjettiluokaksi yleisesti toimistotarvikkeet. Mitä tarkemmin ja rajatummiksi budjettiluokat on tehty, sen tarkempaa tietoa niistä pystyy kaivamaan.

Budjetin on kuitenkin tarkoitus antaa hyvä kuva taloudellisesta tilanteesta, mikä ei välttämättä aina tarkoita mahdollisimman yksityiskohtaista tietoa. Mikäli tietoa on liian paljon, sen hyödyntäminen on raskasta. Siksi on tärkeä arvioida omakohtaisesti mikä on oikea laajuus, jolla budjettia kannattaa seurata.

Koska kirjanpitoa tehdään kirjanpitotilien mukaan, voi olla hyödyllistä määrittää budjettiluokat kirjanpitoluokkien mukaan. Kirjanpitotilejä tarkkaillessa pystyt seuraamaan yrityksen taloustilannetta ja myös sitä miten yritystoimintasi pysyy suunnitellussa budjetissa.

Budjetin seuranta

Budjetti on yrityksen taloudellinen suunnitelma, jonka tavoitteissa pysymällä yrityksesi pysyy elinvoimaisena jatkossakin. Budjetti antaa raamit ja tavoitteet, joita seuraamalla tiedät, miten oma yritystoiminta sujuu, onko suhde tulojen ja menojen kanssa etenemässä oikeaan suuntaan vai tarvitaanko korjausliikkeitä.

Budjetin seurantaan on monia eri työkaluja. Yksinkertaisimmillaan budjetin voi luoda taulukkolaskentaohjelmassa erittelemällä tulot ja menot omiin sarakkeisiinsa. Tämä tapahtuu manuaalisesti, eli sinun täytyy täyttää tulo- ja menovirrat itse taulukkoon.

Budjetointiin löytyy internetistä monia ohjelmia. On myös olemassa työkaluja, joilla kirjanpitoluokat voidaan jakaa tulo- ja menolähteiden mukaan.

Tässä hyvin yksinkertainen esimerkki taulukkolaskentaohjelmassa tehtävästä budjetista.

Yrittäjänä kaikki aika, joka menee tehottomaan yritysbyrokratian pyörittämiseen on turhaa. On sanomattakin selvää, että ratkaisu joka vie pois tehottomat vaiheet tai vähentää käsin tehtäviä budjetoinnin ja kirjanpidon vaiheita on tervetullut.

Yrityksen taloudellisen tilanteen seuranta on tärkeää, koska yrityksen pyörittämiseen liittyvät ratkaisut perustuvat usein budjetoinnista ja kirjanpidosta saatavaan tietoon. Vaikka kirjanpito ja budjetointi voisivat tuntua tervanjuonnilta, niihin on hyvä etsiä oikeat ratkaisut.

Holvin yritystilissä raportointi seuraa asettamiasi kirjanpitoluokkia. Asettamalla budjettisi näiden tilien mukaan pystyt näkemään budjettitilanteesi yhdellä silmäyksellä Holvin kirjanpitonäkymästä.