Richtig ausgefüllte Rechnungen sind mehr als nur Formalität - sie sind deine Visitenkarte, Steuernachweis und Sicherheitsnetz in einem. Kleinunternehmerregelung, Pflichtangaben, individuelle Anpassung, da kann schnell was schiefgehen. Aber mit geprüften Vorlagen wird Rechnungsstellung zum Kinderspiel - sauber, professionell und stressfrei.
Pflichtangaben in deiner Rechnung (kurze Checkliste)
Damit deine Rechnung rechtssicher ist, achte auf:
- Deine vollständigen Kontaktdaten (Name, Adresse, ggf. USt‑ID oder Steuernummer)
- Kund*innen-Daten - inklusive vollständigem Namen und Adresse
- Eindeutige Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
- Ausführliche Leistungsbeschreibung: Was, wann und zu welchem Preis geliefert wurde
- Nettobetrag + Umsatzsteuer (oder Hinweis auf Kleinunternehmerregelung)
- Fälligkeit/Zahlungsziel (z. B. „zahlbar innerhalb von 14 Tagen netto“)
Worauf du achten solltest
Wenn du kostenlose Rechnungsvorlagen nutzt, prüfe:
- Flexibilität: Einfaches Einfügen deiner Daten
- Pflichtangaben: Alles drin - von Steuersätzen bis Kleinunternehmer-Hinweis
- Design: Klar und professionell - nicht mehr, nicht weniger
- Format: PDF + editierbares Format (z. B. Word)
- Update-Fähigkeit: Anpassbar bei Gesetzesänderungen
Anbieter für Rechnungsvorlagen
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Anbieter |
Kostenlos |
Bezahloption |
Besonderheiten |
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Microsoft Office / Google Docs |
✅ |
– |
Einfache Basisvorlagen – ideal für Präzise Anpassung |
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LibreOffice |
✅ |
– |
Open-Source, deutsche Standardvorlagen, flexibel |
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Debitoor |
✅ Basisplan |
✅ Bezahlpläne |
Rechnungsvorlagen plus Verwaltung, gute UX |
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Lexoffice |
✅ gratis Test |
✅ Premium |
Umfangreiche Vorlagen & DATEV-Export |
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sevDesk |
– |
✅ |
Automatisierte Rechnungen & Steuerexport |
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FastBill |
– |
✅ |
Komplettlösung: Erstellung, Versand, Mahnwesen |
Schritt-für-Schritt: So nutzt du die Vorlagen effizient
- Vorlage herunterladen & aufsetzen - z. B. Word oder LibreOffice
- Stammdaten eingeben - deine und Kund*innen-Daten
- Rechnungsnums. definieren - z. B. „2025‑001“
- Leistung beschreiben - wie z. B.:
- Website-Entwicklung (10 Std. à 80 €) = 800 € netto - Steuersatz oder Kleinunternehmer-Hinweis hinzufügen
- Zahlungsziel einfügen - z. B. „14 Tage“
- Als PDF exportieren & versenden
Beispiel‑Rechnung (Kurzfassung)
Max Mustermann
Musterstraße 1 • 12345 Musterstadt
Steuernummer DE123456789
Rechnung Nr. 2025‑003
Rechnungsdatum: 01.06.2025
Fällig: 14 Tage netto
Leistung:
Erstellung einer API-Schnittstelle (5 Std. à 90 €) → 450 €
Nettobetrag: 450 €
Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG
Gesamtbetrag: 450 €
Warum Freelancer*innen auf saubere Vorlagen setzen sollten
- Steuer-Check: Mit allen Pflichtangaben sind Prüfanfragen vom Finanzamt unwahrscheinlich.
- Markenauftritt: Professionell und vertrauenswürdig - das zahlt sich beim nächsten Kunden aus.
- Effizienz: Kein Kopfzerbrechen bei jeder Rechnung - einmal einrichten, fertig.
Foto von Tima Miroshnichenko
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FAQ
Kann ich einfach eigene Word-Vorlagen nutzen?
Ja - solange alle Pflichtangaben enthalten und optisch stimmig sind.
Was gilt für Kleinunternehmer:innen?
In deiner Rechnung reicht ein Hinweis auf § 19 UStG - keine Umsatzsteuer ausweisen!
Muss jede Rechnung einzeln durchnummeriert sein?
Ja - fortlaufende Rechnungsnummern sind Pflicht zur lückenlosen Dokumentation.
Für welche Tools lohnt sich ein Upgrade?
Ab mehreren Rechnungen pro Monat sparst du mit Holvi oder anderen Tools enorm an Zeit und Nerven.
Fazit
Mit geprüften, frei verfügbaren Rechnungsvorlagen bleibt deine Rechnungsstellung rechtssicher und professionell und du gewinnst Klarheit und Zeit für dein Kerngeschäft.
Und mit Holvi gehst du noch einen Schritt weiter: Rechnungen automatisch erstellen, Belege verknüpfen und deine Buchhaltung auf Autopilot stellen.
So funktioniert Rechnungsmanagement smart, schnell und compliant.
Weiterlesen: Rechnungsautomatisierung für Freelancer*innen - So sparst du Zeit & Nerven
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