Jeden Monat erhalten Steuerbüros einen Nachweis aller Transaktionen (eingehend und ausgehend) eines Unternehmens. Diese müssen einzeln geprüft werden:
Was wurde gekauft?
Zu welchem Konto gehört die Buchung?
Soll eine bestimmte Ausgabe oder ein bestimmter Ertrag einem speziellen Team oder Projekt zugeordnet werden?
Mit wachsenden Teams und mehr Firmenkarten steigt die Anzahl der Transaktionen. Ohne Struktur kann man schnell den Überblick über die Geldflüsse verlieren.
In Holvi lassen sich Kategorien aus dem Kontenrahmen sowie Kostenstellen direkt dort zuweisen, wo Zahlungen verwaltet werden. Das erleichtert die Buchhaltung und sorgt für einen besseren Überblick über Ausgaben, Einnahmen und Profitabilität.
Ein Kontenrahmen (SKR) gibt der Buchhaltung vor, was gekauft oder verkauft wurde. Es handelt sich um eine Liste von Kategorien, die in der Buchführung genutzt werden, um Einnahmen und Ausgaben voneinander zu trennen.
Beispiele für Kategorien im Kontenrahmen:
Software
Reisekosten
Bürobedarf
Marketing
Umsatzerlöse
Sobald jede Transaktion der korrekten Kategorie zugewiesen ist, entfällt das nachträgliche Sortieren in der Buchhaltung. Es ist sofort ersichtlich, welche Zahlung zu welchem Posten gehört.
In Holvi lässt sich der Kontenrahmen individuell anpassen:
Eigene Kategorien erstellen
Bestehende Kategorien bearbeiten
Alte Kategorien archivieren
Hierarchien von Kategorien nach Bedarf aufbauen – zum Beispiel eine Hauptkategorie „Marketing“ mit der Unterkategorie „Werbekosten“
Eine Kostenstelle zeigt auf, welchem Team, welchem Projekt oder welchem Geschäftsbereich eine Transaktion zugeordnet ist.
Beispiele für Kostenstellen:
Marketing
Vertrieb
Projekt A
E-Commerce
Beratung
Kostenstellen können sowohl für Ausgaben als auch für Einnahmen genutzt werden. Wer beispielsweise die Profitabilität eines bestimmten Projekts verfolgen möchte, weist dessen Einnahmen und Ausgaben derselben Kostenstelle zu.
Dies macht Folgendes sichtbar:
Welche Projekte sind profitabel?
Wie viel Geld geben die einzelnen Teams aus?
Welche Geschäftsbereiche generieren die höchsten Umsätze?
In Holvi können Kostenstellen direkt den Kartentransaktionen zugewiesen werden, sodass die Informationen automatisch und ohne manuelles Sortieren in die Buchhaltung fließen.
Kategorien aus dem Kontenrahmen und Kostenstellen sorgen für eine bessere Übersicht:
Kontenrahmen = Was ist passiert? (z. B. ein Softwarekauf)
Kostenstelle = Wer ist verantwortlich? (z. B. das Marketing-Team)
Zusammen ergeben sie ein klares Bild der Geldbewegungen im Unternehmen.
Beispiel: Im Holvi Banking ist so auf einen Blick erkennbar, dass das Marketing-Team im letzten Monat 3.000 € für Software ausgegeben hat, während der Vertrieb 1.500 € für Reisekosten aufwendete. Diese Erkenntnisse erleichtern zukünftige Geschäftsentscheidungen, da so sämtliche Ausgaben kontrolliert werden können.
Auch die Buchhaltung profitiert: Statt einer langen Liste unsortierter Transaktionen liegen direkt strukturierte Daten vor. Das spart Zeit und kann die Kosten für die Buchführung senken.
Die Nutzung erfordert kein technisches Fachwissen und ist in wenigen Schritten einfach erledigt.
Einloggen: Im Holvi Konto einloggen und links auf „Buchhaltung” klicken. Anschließend „Kostenstellen” wählen. Hier sind die Kontostände (Einnahmen und Ausgaben) der einzelnen Kostenstellen aufgelistet.
Kostenstelle einrichten: Auf „+ NEU HINZUFÜGEN” klicken, Kostenstelle benennen (z. B. „Projekt A” oder „Marketing”) und mit einem Klick auf „HINZUFÜGEN” bestätigen.
Zur Kategorieverwaltung: Links auf „Buchhaltung” klicken und anschließend „Kategorien verwalten” wählen.
Kategorie hinzufügen: Auf „NEU HINZUFÜGEN” klicken.
Daten zur Kategorie ausfüllen: Folgende Informationen können ausgefüllt werden:
Übergeordnete Kategorie(n)
Nummer (siehe Kontenplan des Steuerbüros)
Name
Kategoriengruppe
Mit einem Klick auf „HINZUFÜGEN” ist die Kategorie erstellt und kann direkt genutzt werden.
Im Konto auf die gewünschte Transaktion klicken und im Bereich „Zahlungsinfos” die Kategorie (Kontenrahmen) und Kostenstelle auswählen.
Alle Daten können als Export an die Steuerberatung übermittelt werden. Hierfür links auf „Berichte” klicken, anschließend nach unten scrollen zu „Exporte” und mit einem Klick auf „DATEV” den gewünschten Bericht ausgeben lassen.
Hier sind drei typische Beispiele, in denen Holvi unterstützt:
Es sind 5 Firmenkarten im Einsatz, aber es fehlt die Übersicht über die Ausgaben der Teams.
Lösung: Kostenstellen für jedes Team anlegen. Am Monatsende sind alle Käufe pro Team auf einen Blick sichtbar. Auf einen Blick ist beispielsweise erkennbar, dass das Marketing-Team 3.000 € ausgab, während der Vertrieb 1.500 € aufwendete.
Es laufen 3 Projekte gleichzeitig und die Transaktionen müssen getrennt werden.
Lösung: Kostenstellen zur Unterscheidung von Projekten (z. B. Projekt A, Projekt 01) nutzen. So lässt sich leicht überprüfen, welche Projekte im Budget bleiben.
Die Steuerberatung bittet mehrmals um eine bessere Sortierung der Buchhaltungsexporte.
Lösung: Den Kontenrahmen in Holvi an die genutzte Buchhaltungssoftware anpassen. Der Export ist dann sofort für die Weiterverarbeitung bereit. Die Buchhaltungsexporte von Holvi umfassen
Kategorien,
Daten zur Umsatzsteuer sowie
Kostenstellen.
Die Exporte sind mit Buchhaltungstools wie DATEV kompatibel. Das erreicht die Zusammenarbeit mit der Steuerberatung und beschleunigt die Monatsabschlüsse. Es steht eine fertige Datei zur Verfügung, anstatt zusätzliche Tabellen für das Steuerbüro führen zu müssen.