Viele Selbstständige haben mit der Frage zu kämpfen, auf was es denn wirklich ankommt am Anfang. Welche Sachen sind Zeitfresser und auf was solltest du deinen Fokus setzen? Eine der wesentlichen Aufgaben, um ein Geschäft aufzubauen, ist die vorläufige Kostenkalkulation.
Mit ihr weißt du genau, wie viel Einkommen du generieren musst, um deine Ausgaben auszugleichen und was übrig bleibt. Mit Kostenkalkulationen kannst du die Zukunft besser bestimmen, deine Investitionen strategischer einsetzen und hast einen besseren Überblick über deine finanziellen Bewegungen.
Auf welche Art und Weise du dein Geld verdienen willst, hängt ab von deiner Geschäftsstrategie. Grundlage dafür muss sein, dass der Mehrwert all die Ausgaben, die du regelmäßig hast, mehr als deckt, um ihn zu erzeugen.
Der positive Betrag muss genügen, um einen angebrachten Stundenlohn für dich und ggf. deine Mitarbeiter auszuzahlen.
Um herauszufinden, ob dies der Fall ist, sind Kostenkalkulationen ein wesentlicher Bestandteil der Vorbereitung deines Geschäfts. In der Kostenkalkulation werden neben den Kosten auch die Gewinne berücksichtigt, wobei die Kosten hier eine größere Rolle spielen.
Zu deiner Geschäftsstrategie gehört auch, zu entscheiden, welche Rechtsform du wählst. Mit jeder Rechtsform entstehen auch andere Fixkosten, finanzielle Sicherheiten und Ausgaben.
Die Planungsperiode ist in der Regel ein Jahr. Für diese Zeit setzt du eine Kostenkalkulation auf, d.h. du rechnest deine voraussichtlichen Kosten gegen deine erwarteten Einnahmen für die Planungsperiode. Nachdem der Zeitraum vergangen ist, kannst du dann die Zahlen mit deinen realen Kosten vergleichen, hast eine Bewertungsgrundlage und kannst gegebenenfalls den Kurs anpassen.
Das wichtigste an dieser Vorgehensweise ist es, dass du deine Geschäftsstruktur besser einschätzt und siehst, wo Veränderungen notwendig sind und in welchem Moment Investitionen zu planen wären. Wenn etwa eine Ausgabe unverhältnismäßig groß wird, kannst du das direkt sehen und frühzeitig reagieren.
Du hast fixe und variable Ausgaben. Zu Beginn wirst du feststellen, wie viele Ausgaben Monat für Monat eine Rolle spielen werden, die nicht immer offensichtlich sind. Du hast natürlich die Miete für deinen Arbeitsraum zu zahlen und vielleicht auch regelmäßig Rohware für die Weiterverarbeitung einzukaufen.
Aber hinzu kommen auch Versicherungen, Steuern, kleine Events, Ausgaben für das Marketing, Investitionen, die nur aller halben Jahre notwendig sind, Wartungen oder Kosten für die Website.
Je nach Unternehmensart unterscheiden sich die Ausgabenkategorien. Oftmals sind diejenigen zu beachten:
Versicherungen
Steuern
Telefon und Internetverbindung
Raummiete für den Arbeitsraum
Website
Tools und Software
Rohware und Lieferung
Weiterbildungskurse und Seminare
Kosten für Marketing und Kundenakquise (Webseiten, Visitenkarten, Logo, Ausstellungsgebühren usw.)
Löhne potenzieller Mitarbeiter
Mitgliedsbeiträge
Aufwendungen für Buchhalter und Finanzverwaltung
Kurze Zeit nach der Gründung und dem Laufen des Geschäfts wird es deutlich einfacher, konkrete Zahlen zu formulieren. Aber du solltest dir dennoch vorher schon bewusst sein, welche Art von Ausgaben auf dich zukommen und dich zu Beginn mit Recherche und Schätzungen deinem Ergebnis nähern.
Die Quellen deiner möglichen Ausgaben und Einnahmen für dein Unternehmen zu bestimmen, kann zu Beginn schwierig sein. Sobald du begonnen hast, wird der genaue Kostenbereich klarer. Sobald du deine Ausgaben kalkulierst, kannst du dein Geschäftsjahr besser einschätzen und unerwartete Kosten vermeiden.
Deine Ausgaben werden sich im seltensten Fall synchron zu deinem Wachstum verhalten. Manche entwickeln sich stufenartig, andere sinken genau ab einem bestimmten Maßstab deines Unternehmens.
Neben der Kostenverfolgung musst du die Ausgaben für die Buchhaltung verarbeiten und kategorisieren. Dazu gehört auch, dass die Kopie der Quittung zu jedem Betrag zugeordnet wird. Bei Holvi wird dir dieser Schritt der Buchhaltung besonders leicht gemacht. Dein Geschäftskonto bei Holvi ist so eingerichtet, dass du deine Finanzverwaltung direkt mit integriert hast.
Du hast zu deinem Konto immer eine Holvi Business Mastercard kostenlos mit dabei. Auf deinem Smartphone erscheint eine Push Nachricht, sobald du mit der Karte zahlst. So wirst du erinnert, das Foto der Quittung direkt deiner Geschäftsausgabe zuzuordnen. Damit hast du später nicht mehr das Problem, Belege suchen und sortieren zu müssen.
Außerdem gibt es die Funktion in deinem Holvi-Konto, dass du Ausgabenkategorien hinzufügen kannst. Damit vereinfachst du nicht nur dein Leben und das deines Steuerberaters, sondern sparst auch noch Zeit und Geld. Du brauchst nun nicht mehr im Nachhinein deine Buchhaltung strukturieren, sondern kannst direkt nach der Transaktion deine Ausgabe zuordnen.
Bei Holvi kannst du auch Kontoberichte herunterladen. Mit den Kontoberichten, siehst du auf einem Blick, wie viel du in einem bestimmten Abrechnungszeitraum für was bezahlt hast. Damit hast du volle Kontrolle über die Entwicklung deines Unternehmens. Natürlich kannst du selbst über die Abrechnungszeiträume und die Einnahmen- und Ausgabenkategorien entscheiden.