Tervetuloa rahastonhoitajan rooliin! Tai ehkä teillä tehtävää kutsutaan taloudenhoitajan pestiksi. Niin tai näin, alkuun voi olla haastavaa hahmottaa talouteen liittyvää käsitteistöä tai ymmärtää täysin, mitä kaikkea tehtävä pitää sisällään. Mutta älä huoli, tässä blogissa jaamme viisi vinkkiä, jotka auttavat sinua saamaan homman yhdistyksen taloudenhoitajana heti hyppysiin.
Yhdistyksen rahastonhoitajana sinulla on merkittävä tehtävä ylläpitää yhdistyksen taloudellista terveyttä. Varmistat vastuullisen taloudenpidon ja toimit ehkäpä myös sillanrakentajana hallituksen ja jäsenten välillä. Tämä opas tarjoaa sinulle viisi olennaista vinkkiä, jotka auttavat sinua menestymään tehtävässäsi.
Tutustu tarkasti tehtävänkuvaasi ja vastuisiisi rahastonhoitajana. Useimmiten näihin kuuluu muun muassa yhdistyksen talouden suunnittelu, maksuliikenteen hallinta, kirjanpidon ylläpito ja talousraporttien esittely hallitukselle. Tehtäväkenttä kuitenkin vaihtelee yhdistyksestä toiseen ja kannattaakin kysyä edelliseltä taloudenhoitajalta, mitä hän on tehtävässään tehnyt. Keskuste myös avoimesti hallituksen kanssa heidän toiveistaan roolisi suhteen. Kysyvä ei tieltä eksy!
Osittain rooliasi määrittää myös laki. Erityisen tärkeää onkin olla kärryillä yhdistyslain kiemuroista. Kokosimme tämän blogin loppuun roolisi kannalta keskeisimmät yhdistyslain kohdat.
Heti alkuun on hyvä ottaa pieni hetki opiskelua varten – ja perusteista on tietysti paras aloittaa. Vuonna 2023 voimaan astunut yhdistyslain muutos mahdollistaa kevennetyn tilinpitomenettelyn, eli yhdenkertaisen kirjanpidon mikroyhdistyksille. Suurin osa yhdistyksistä tekee kuitenkin edelleen kirjanpitonsa kahdenkertaisena, joten sinunkin on todennäköisesti hyvä tietää ainakin perustasolla, mitä tämä tarkoittaa – vaikka yhdistyksellänne olisikin kirjanpitäjä.
Uutena rahastonhoitajana kirjanpidon sanasto ei ole sinulla välttämättä vielä hallussa. Holvipediasta voitkin opiskella keskeisimpiä käsitteitä.
Ja täältä voit lukea, mitä kahdenkertainen kirjanpito ylipäätään tarkoittaa?
Varsinkin jos tilitapahtumia on vähäisiä määriä vuoden mittaan, on helppo ajatella että tekee kaikki kirjaukset kerralla sitten vähän myöhemmin. Säästät kuitenkin aikaa ja hermoja pitämällä jatkuvaa kirjanpitoa koko kauden ajan. Aikatalutuksen tärkeyttä korostaa myös yhdistyslaki, joka edellyttää tilitapahtumien kirjausten tekemistä ilman aiheetonta viivytystä.
Kirjaa siis tilitapahtumat päiväkirjaan ja pääkirjaan sitä mukaa kun tilitapahtumia tulee – merkitse vaikka kalenteriisi viikottainen puolituntinen tilitapahtumien räknäilyyn. Tilinpäätöksenkin laatiminen kauden päättyessä on huomattavasti helpompaa on hommat on hoidettu oikein ja ajallaan. Tiliotteella näkyvät tiedot eivät nimittäin aina kerro kovinkaan selkeästi, mistä tilitapahtumassa on kyse ja homma menee helposti aikamoiseksi salapoliisityöksi kun näitä aletaan selvittelemään!
Samalla kun varmistat, että tilitapahtumat on merkitty kirjanpitoon oikein, varmista, että kaikista tapahtumista on kuitti tai muu tosite. Kaikki tositteet ja tiliotteet kannattaa arkistoida suoraan vaikkapa Google Drive-kansioihin ja erotella kansiot vähintään tilikausittain, mielummin kuukausittain. Kannattaa myös heti alkuun keksiä selkeä nimeämiskäytäntö kaikille tallennetuille tiedostoille – vuosien mittaan kansiorakenteita tulee lisää ja selkeästi nimetyt tiedostot on huomattavasti helpompi löytää!
Kunnon työkaluilla hommat hoituvat helpommin heti alusta alkaen. Holvin avulla onnistuu kaikki jäsenmaksujen keräämisestä tapahtumalippujen myyntiiin ja laskutuksesta palkkojen maksuun. Holvin avulla voit myös seurata yhdistyksen kassavirtaa reaaliajassa ja helpottaa kirjanpitoa tallentamalla kuitit suoraan Holvi-sovellukseen.
Lue lisää Holvi-yhdistystilistä