Tervetuloa tutustumaan yhdistyksen talouden perusteisiin! Tämä blogisarja on suunniteltu erityisesti niille, jotka ovat vasta ottaneet vastuulleen rahastonhoitajan tehtävän eivätkä vielä tunne kirjanpidon saloja tai talouden termistöä. Tässä ensimmäisessä blogissa pureudumme kirjanpidon perusteisiin. Kerromme myös yhdistyslain 2023 voimaan astuneen muutoksen vaikutuksista yhdistysten kirjanpitoon.
Kirjanpito on olennainen osa yhdistyksen taloudenhallintaa. Se kertoo, mistä yhdistyksen rahat tulevat ja mihin ne menevät. Kirjanpidossa seurataan siis tuloja, menoja ja muita rahoitustapahtumia, kuten vaikkapa käteisen rahan siirtoja pankkitilille.
Kirjanpitoon tallennetaan kaikki kuitit ja tositteet (niin paperiset kuin digitaalisetkin) ja pidetään kirjaa yhdistyksen kassan tilanteesta. Tämän lisäksi rekisteröidään tiedot yhdistyksen kaikista tuloista ja menoista, veloista ja näihin liittyvistä kuluista sekä yhdistyksen omaisuus ja varallisuus.
Kirjattujen tietojen pohjalta tehdään tilinpäätös tilikauden loputtua – käytännössä kerran vuodessa. Tilinpäätöksessä selvitetään yhdistyksen varallisuus, velat ja taloudellinen toiminta.
Ennen vuotta 2023 kaikilta yhdistyksiltä vaadittiin kahdenkertaista kirjanpitoa. Vuonna 2023 voimaan astunut lakimuutos mahdollistaa kuitenkin kevennetyn tilinpitomenettelyn, eli yhdenkertaisen kirjanpidon mikroyhdistyksille. Käytännössä pienen yhdistyksen kirjanpito helpottui tämän myötä huomattavasti.
Päivittäisen kirjanpidon lisäksi myös pienen yhdistyksen tilinpäätös helpottui. Kevennetyssä kirjanpidossa varsinaisen tilinpäätöksen sijaan laaditaan vuosilaskelma. Vuosilaskelma pitää sisällään tuloslaskelman sekä liitetietoina omaisuus-, saatava-, velka- ja vastuuluettelon sekä niiden vähennykset ja lisäykset tilivuoden aikana. Jos mikroyhdistyksellä on esimerkiksi poistoja vaativia omaisuuseriä, voi olla edelleen selkeämpää pitäytyä kahdenkertaisessa kirjanpidossa ja laatia tilinpäätös.
Yhdenkertainen kirjanpito on siis mahdollista joillekin yhdistyksille. Tämän kirjanpitotavan perusasiat on kohtuullisen nopea sisäistää. Pelkistetysti: yhdenkertaisessa kirjanpidossa jokainen liiketapahtuma kirjataan sille päivälle, jolloin maksu tapahtuu ja joka näkyy myös tositteesta. Liiketapahtumia ovat yhdistyksen saamat tulot, sekä maksetut menot, mukaan lukien korot ja verot. Kirjanpitoa varten yhdistyksen täytyy antaa lisätietoja tapahtumista. Näitä ovat tapahtuman summa, päivämäärä ja rahan kohde, eli mihin yhdistyksen rahoja on käytetty. Suoritukset merkitään kertaalleen yhdelle kirjanpidon tilille – tästä myös nimi yhdenkertainen kirjanpito tulee.
Työmäärää ja monimutkaisuutta lisäävät eniten erilaisten verojen huomioiminen. Kattavan kirjanpidon tekeminen vaatii lisäksi syvempää tutustumista eri käytäntöihin, ohjelmien opettelua ja kirjanpitolainsäädäntöön tutustumista epäselvissä tilanteissa.
Täältä voit lukea lisää yhdenkertaisesta kirjanpidosta
Kahdenkertainen kirjanpito, eli useimpien yhdistysten kirjanpitotapa, on puolestaan suoriteperusteista. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että jokainen liiketapahtuma kirjataan kyseisellä tapahtumahetkellä. Kirjanpitoon merkitään rahan kohde omalle tililleen ja sen lähde toiselle tilille. Itse maksu voi tapahtua kirjattuna ajankohtana, sitä ennen tai sen jälkeen. Nämä merkitään edelleen erikseen omalle tililleen esimerkiksi saataviin.
Kahdenkertaisen kirjanpidon perusta on kaksipuoleinen tili, jonka vasemman puolen nimi on debet ja oikean kredit. Tilin debet-puolelle merkitään rahan käyttö ja kredit-puolelle rahan lähde. Kassa- ja muulla rahatilillä merkitään rahojen lisäys debet-puolelle, ja rahojen vähennys kredit- puolelle.
Jokaisesta tapahtumasta tehdään siis debet-kirjaus jollekin tilille ja kredit-kirjaus jollekin toiselle tilille. Näin kaikkien tilien debet-puolten yhteissumma on yhtä suuri kuin kaikkien tilien kredit-puolten yhteissumma. Tulo kirjataan rahatilin debetiin ja tulotilin kreditiin.
Kahdenkertaisen kirjanpidon perusidea on siis seurata kahta asiaa: Mihin rahaa on käytetty ja mistä raha on saatu.
Täältä voit lukea lisää kahdenkertaisesta kirjanpidosta
Kun yhdistys ostaa tavaran tai palvelun, tähän liittyvä maksu kirjataan liiketapahtumaksi. Jokainen liiketapahtuma dokumentoidaan tositteisiin, kuten myynti- ja ostolaskuihin, käteiskuitteihin, tiliotteisiin tai matkalaskuihin. Nämä tositteet ovat kuvauksia siitä, mitä tapahtuu kussakin yhdistyksen liiketoimintatapahtumassa, kuten mitä on myyty tai ostettu, mistä on maksettu ja niin edelleen.
Kirjanpitäjä tekee tositteiden perusteella kirjauksia kirjanpitoon. Kirjauksien pohjalta laaditaan tilinpäätös, johon kuuluvat tuloslaskelma ja tase. Kirjanpidossa siis liiketapahtumista tulee tositteita, tositteista kirjauksia ja lopulta kaikkien kirjausten kokonaisuudesta tilinpäätös.
Tämä oli tietysti vasta pieni pintaraapaisu kirjanpidon maailmaan, mutta täältä voit lukea aiheesta vielä vähän lisää.