Onko laskun perintä aina tarpeen? Näin varmistat laskujen maksun

Jokainen laskulla myyvä yrittäjä kohtaa luultavasti jossain vaiheessa tilanteen, jossa asiakas ei maksa laskuaan. Maksun pieni (ja joskus isompikin) viivästys eräpäivästä on monelle yrittäjälle arkea. Mutta kun maksu venyy ja venyy ja epäluulo hiipii mieleen, on ratkaisevan kysymyksen aika: pitäisikö lasku laittaa perintään perintätoimistolle?

Perinnän perusteet: mitä on luotonhallinta ja saatavien perintä?

Tärkeintä luotonhallintaa on ennalta ehkäisy.

Luotonhallintaa ovat kaikki ne toimenpiteet, joilla pyritään huolehtimaan oman kassan riittävyys ja varmistamaan rahojen saanti.

Mitä enemmän tietoa sinulla on asiakkaan maksukyvystä ja -käyttäytymisestä, sen paremmin pystyt varautumaan mahdollisiin riskeihin. 

Saatavien perintä voi kuulostaa korkealentoiselta, mutta oikeastaan se viittaa niihin toimenpiteisiin, joilla yrität saada asiakkaan maksamaan laskunsa. Siis aina puheluista ja sähköposteista perintätoimiston käyttöön asti.

Luotonhallinta alkaa jo ennen laskun perintää

Erityisesti kun on kyse suurista summista, kannattaa tarkistaa asiakkaan luottotiedot ja mahdolliset maksuhäiriömerkinnät.

Ja aina ei kannata myydä laskulla tai ainakaan laskuttaa työtä vasta sen suorittamisen jälkeen. Suuremmissa projekteissa voit laskuttaa esimerkiksi tietyn prosenttiosuuden kokonaissummasta jo heti alkuun. Työt alkavat vasta, kun etukäteismaksu näkyy tilillä.

Pitkäkestoisissa projekteissa voit myös sopia esimerkiksi laskutuksesta tietyin väliajoin, kun sovitut etapit on saavutettu. Näin et ainoastaan varmista, että asiakas maksaa laskunsa, vaan pidät myös huolta omasta toimeentulostasi. Et luultavasti voi tehdä usean kuukauden projektia saamatta välillä tuloja.

Saatavien perinnällä varmistat omat tulosi ja yritystoiminnan kestävyyden

Jokainen yrittäjä haluaa tietysti saada maksun tehdystä työstä. Siksi on tärkeää seurata loppuun asti, että lähetetyt laskut tulevat myös maksetuksi.

Tärkein syy laskujen perintään on rahan riittävyydestä huolehtiminen. Jos asiakkaasi eivät maksa laskuja, sinä et saa tuloja etkä pysty ylläpitämään yritystoimintaasi ilman ulkopuolista rahoitusta. Ja ulkopuolinen rahoitus on yleensä kallista. 

Ja toiseksi, sisään tulevasta rahasta ei elä pelkkä yritystoiminta vaan myös yrittäjä.

Yrittäjä ei saa itselleen tuloja, jos yritys ei tuota rahaa.

Kolmas tärkeä syy on oikeudenmukaisuudesta ja yrittäjien yleisistä toimintatavoista huolehtiminen. Jos hyväksyt asiakkaasi maksamattomuuden, hän jättää hyvin todennäköisesti myös toisten yrittäjien laskuja maksamatta. Tämä tekee hallaa kaikille.

Pienyrittäjän perintä alkaa ystävällisellä maksumuistutuksella

Perintä ei ole synonyymi perintätoimistolle. Suurin osa laskujen perinnästä on niitä varsin arkisia toimia, joita olet luultavasti jo tehnytkin.

Kaikki alkaa maksumuistutuksesta. Tee muistutus omalla tyylilläsi. Ensin kannattaa lähettää yksinkertaisesti ystävällinen sähköposti tai soittaa asiakkaalle.

Muista olla selkeä. Kehota asiakasta maksamaan lasku tiettyyn päivämäärän mennessä ja ilmoita jo jatkotoimenpiteet, jos asiakas ei maksa laskua muistutuksesta huolimatta. Jämäkästi, mutta ystävällisesti.

Muistutuksen on hyvä nojata olettamukseen, että asiakas ei ole saanut alkuperäistä laskua – ei siis syyttelyä tahallisesta maksamattomuudesta. Yleisin syy maksamattomiin laskuihin on puhdas erehdys, joten kannattaa lähestyä asiakasta ystävällisesti.

Muistuttaminen on syytä tehdä vähintään kerran kirjallisena, mutta jos sekään ei tuota toivottua tulosta, puhelinsoitto asiakkaalle on tehokas tapa tavoittaa asiakas.

Asiakas ei maksa laskua vieläkään – milloin ottaa käyttöön perintätoimisto?

Jos ensimmäinen muistutus ei tuota tulosta, on sinulla erilaisia vaihtoehtoja.

1. Jatka perintää itse. Muistuta asiakasta avoimesta laskusta uudestaan, mahdollisesti useita kertoja. Toisista jatkuva muistuttaminen voi kuitenkin tuntua ikävältä ja jankkaaminen tehottomalta.
   
2. Odota kärsivällisesti. Joskus maksun viivästymisen syy ei ole maksuhaluttomuus vaan asiakkaan heikentynyt maksukyky. Jos asiakas kertoo suoraan, että juuri tällä hetkellä rahaa ei ole, tämä keino voi toimia. Älä kuitenkaan odota loputtomiin, vaan kerro asiakkaalle kärsivällisyytesi eräpäivä.
   
3. Ulkoista perintä perintätoimiston hoidettavaksi. Tämä on yleensä viimeinen askel, kun muut toimet eivät tehoa. Saat keskittyä omaan ydintoimintaasi ja heittää perintähuolet omilta harteiltasi. 

Älä pelkää laskujen perintää

Moni pienyrittäjä pelkää perintää ja usein aivan turhaan. Yleisin pelko on asiakassuhteen menettäminen. Toisaalta pienyrittäjiä pelottaa myös oman kassavirran kestävyys: jos rahaa ei tule sisään, miten hoitaa omat menot?

Jos saatavan perintään on selkeä peruste ja perintä hoidetaan tyylikkäästi, ei asiakassuhteen katkeaminen ole todennäköistä. Mieti myös, miksi olisit valmis vaalimaan asiakassuhdetta, jos asiakas jättää laskunsa maksamatta.

Jos laskun perintä etenee perintätoimistolle asti, selvitä perintätoimiston toimintatavat. Perivätkö he puhelimitse? Tämä on yleensä tehokkain tapa. Laskuttavatko he perintäkulut asiakkaaltasi vai osan sinulta ja osan asiakkaaltasi? Kokonaiskulut ovat yleensä paras mittari kertomaan perinnän hinnan.

Voit tehdä paljon itse, mutta valitse tarvittaessa oikea kumppani laskun perintään

Yhteenvetona voidaan todeta, että luotonhallinta on aivan yhtä tärkeää kuin saatavien perintä. Panosta siis ennalta ehkäisyyn.

Kaikkea ei voi kuitenkaan ehkäistä ennalta, eli jossain vaiheessa luultavasti jonkun asiakkaan maksu myöhästyy merkittävästi. Tällöin on hyvä olla varautunut jo etukäteen miettimällä, miten saatavien perinnän hoitaa.

Pienyrittäjä pääsee pitkälle itse ystävällisillä mutta jämäköillä maksumuistutuksilla. Kun nekään eivät tepsi tai oma energia ei vain riitä, kannattaa kääntyä perintätoimiston puoleen.

Muista: perintää ei tarvitse pelätä. Hyvä asiakassuhde ei katkea siihen. Ja huonoa suhdetta ei kannata ylläpitää muutenkaan. 

Kun valitset perintätoimistosi oikein, on yhteistyö hedelmällistä ja he hoitavat laskun perinnän ammattimaisesti huolehtimalla asiaskassuhteesta – ja sinä varmistat kassavirtasi pysyvän plussan puolella.

Holvin yhteistyökumppani Perintäritari on pienyrittäjiin erikoistunut perintätoimisto. Perintäritarin asiakkaat ovat pitkälti pieniä yrityksiä, joille inhimilliset toimintatavat ja olemassa olevat asiakassuhteet ovat tärkeitä. Juha Järvinen on Perintäritarin Myynti- ja markkinointijohtaja ja yrittäjä. Kysy häneltä apua luottoanalyysiin ja perintään liittyvissä kysymyksissä kirjoittamalla osoitteeseen juha@perintaritari.com.