Tulorekisteri astuu voimaan 2019 – mitä se tarkoittaa yrittäjälle?

Tulorekisteri tulee voimaan 1.1.2019 ja sen toiminta laajenee vuoden 2020 alusta alkaen. Mitä se tarkoittaa yrittäjille ja miten varautua siihen?

Mikä on tulorekisteri?

Tulorekisteri on yksinkertaisesti yhteinen tietokanta, johon raportoidaan ansiotulot, kuten maksetut palkat ja luontoisedut. Enää ei siis ole tarpeen tehdä erillisiä ilmoituksia eri viranomaisille, vaan kaikki ilmoitukset kootaan kätevästi yhteen rekisteriin.

Tulorekisteri astuu voimaan vuoden 2019 alussa, ja rekisterin tietoja käyttävät siitä lähtien Verohallinto, Kela, Työttömyysvakuutusrahasto (TVR), työeläkelaitokset ja ETK. Vuonna 2020 tulorekisterin käyttö laajenee ja tiedon käyttäjien mukaan tulee Tilastokeskus, Koulutusrahasto, vahinkovakuutusyhtiöt, työttömyyskassat, TEMin hallinnonala, työsuojeluviranomaiset, Ahvenanmaan kunnat/maakunta ja kunnat.

Itse tiedonsaannin säännöt eivät muutu, eli jatkossakin tiedot näkevät vain ne, joilla on lainmukainen oikeus nähdä tiedot. Eli palkansaaja näkee vain omat tietonsa ja viranomaiset näkevät vain heille kuuluvat tiedot.

Kenelle on luvassa muutoksia?

Luvassa on muutoksia monille osapuolille: palkansaajat voivat katsoa tulorekisteristä omia tietojaan, viranomaiset hakevat sieltä tarvitsemansa tiedot ja tietysti työnantajat tuottavat sinne tietoa.

Yrittäjiä ajatellen suurin muutos koskee työnantajia eli yrittäjiä, jotka työllistävät ihmisiä ja maksavat palkkoja. Jos sinulla on työntekijöitä tai maksat esimerkiksi itsellesi palkkaa, tulorekisteri koskee sinua ja tuo muutoksia palkanmaksun viranomaisilmoituksiin. Jos et työllistä ketään etkä maksa palkkoja, luvassa ei ole sinulle suuria muutoksia.

Ensimmäisessä vaiheessa, eli alkaen vuodesta 2019, tulorekisteriin ilmoitetaan palkkatiedot: itse palkkojen lisäksi luontoisedut, palkkiot, työkorvaukset ja muut ansiotulot. Vuonna 2020 rekisteri laajenee kattamaan myös eläke- ja etuustiedot.

Mitä tulorekisteri tarkoittaa sinulle, yrittäjä?

Tulorekisterin tarkoitus on helpottaa palkanmaksuun liittyvää byrokratiaa. Jatkossa palkat pitää ilmoittaa vain yhteen paikkaan, josta viranomaiset voivat hakea tarvitsemansa tiedot. Tämä on siis yrittäjille helpompaa.

Aikataulu saattaa vähän kiristyä entiseen verrattuna: palkat pitää ilmoittaa tulorekisteriin viimeistään 5 päivää maksupäivän (eli ns. palkkapäivän = kun raha on työntekijällä käytettävissä) jälkeen.

Ilmoituksen voi tehdä kahdella tapaa: suppeammin tai laajemmin. Suppea ilmoitus kuulostaa varmaan helpommalta, eikö? Punnitse kuitenkin tarkasti, mikä on omassa tapauksessasi fiksuinta. Lähtökohtaisesti kannattaa ilmoittaa palkkatiedot saman tien laajemman kaavan mukaan. Näin varmistat, etteivät eri viranomaiset ala myöhemmin kysellä lisätietoja etkä joudu kaivelemaan arkistoista vanhoja palkkatietoja.

Ja vielä selvennys yrittäjän omasta palkasta: jos sinulle maksetaan yrityksestä palkkaa, se ilmoitetaan tulorekisteriin. Jos sinulla on esimerkiksi osakeyhtiö, josta saat palkkaa, ilmoitat nämä palkat tulorekisteriin. Jos sen sijaan sinulla toiminimi, et maksa itsellesi palkkaa. Toiminimen yksityisottoja ei siis tarvitse ilmoittaa tulorekisteriin.

Mikä sitten ei muutu? Eri maksut pitää edelleen tilittää eri paikkoihin omissa kanavissaan ja omissa aikatauluissaan. Palkat työntekijälle, eläkevakuutusmaksut yhteen paikkaan, ennakonpidätykset Verohallintoon. Tulorekisteri koskee vain ilmoittamista, ei itse maksujen tilitystä.

Miten siis varautua tulorekisteriin työnantajana?

1. Päätä, millä tavalla ilmoitat palkkatiedot: laajasti vai suppeasti.
2. Selvitä, miten teet ilmoituksen tulorekisteriin. Teetkö ilmoituksen itse vai tekeekö palkanlaskijasi sen? Meneekö ilmoitus automaattisesti palkanmaksun järjestelmästä? Jos käytät esimerkiksi Holvin ja Palkkaus.fin palkanmaksua, sinun ei tarvitse huolehtia ilmoituksen tekemisestä erikseen.
3. Lopeta vanhojen ilmoitusten teko, mutta jatka tilityksiä entiseen malliin.

Maksa palkat Holvista ja unohda viranomaisilmoitukset

Hyviä uutisia yrittäjille, jotka maksavat palkkansa Holvin kautta Palkkaus.fin palvelulla. Teille ei nimittäin käytännössä muutu oikein mikään. Holvin kautta palkkoja maksaessasi sinun ei tarvitse huolehtia tulorekisterin käyttöönotosta – Palkkaus.fi hoitaa ilmoitukset automaattisesti oikein myös 1.1.2019 alkaen.

Jos et ole vielä tutustunut Holvin palkanmaksuun, tee se nyt. Jos olet palkkaamassa ensimmäistä työntekijääsi, kannattaa osallistua Holvin ja Palkkaus.fin videokurssille, jossa opit kaiken keskeisen työntekijän palkkaamisesta ja palkanmaksusta.

Holvin ja Palkkaus.fin palkanmaksutoiminnolla yrittäjä maksaa palkat helposti. Laitat vain palkat maksuun Holvissa, ja palkat ja palkkakuitti menevät työntekijälle ja asianmukainen ilmoitus tulorekisteriin hoituu itsestään. Ja tietysti palkan sivukulut ja muut vähennykset tilitetään automaattisesti oikeisiin paikkoihin.