Kirjanpitäjäsi saa kuukausittain listan korttiostoista ja tilitapahtumista, jotka täytyy käydä läpi yksitellen: mitä ostettiin, mille tilille tapahtuma kuuluu ja liittyykö kulu tai tulo esimerkiksi tiettyyn tiimiin tai projektiin.
Kun yritys kasvaa, myös maksutapahtumia kertyy enemmän. Useampi yrityskortti, monia projekteja tai eri tiimejä – ja pian onkin vaikea tietää, mihin rahaa oikeasti kuluu.
Holvissa voit nyt lisätä tapahtumiin tilikartan kategoriat ja kustannuspaikat suoraan siellä, missä hoidat maksutkin. Näin kirjanpito helpottuu ja samalla saat tarkemman näkymän yrityksesi kuluihin, tuloihin ja kannattavuuteen.
Tilikartta kertoo kirjanpidolle, mitä on ostettu tai myyty. Se on lista kategorioista, joihin yrityksesi kulut ja tulot jaetaan kirjanpidossa.
Esimerkiksi:
Kun yhdistät jokaisen tilitapahtuman oikeaan kirjanpidon kategoriaan, kirjanpitäjän ei tarvitse selvittää niitä jälkikäteen. Silloin kirjanpitäjä näkee suoraan viennistä, mitä yritys on ostanut ja mihin kategoriaan se kuuluu.
Holvissa voit rakentaa tilikartan itse:
Vinkki: Voit pyytää kirjanpitäjältäsi listan käytössä olevista kirjanpidon tileistä ja rakentaa tilikartan niiden pohjalta.
Kustannuspaikka kertoo, mille tiimille, projektille tai liiketoiminnan osa-alueelle tapahtuma kuuluu.
Esimerkiksi:
Kustannuspaikkoja voi käyttää kulujen lisäksi myös tulojen kohdistamiseen. Jos esimerkiksi haluat seurata tietyn projektin kannattavuutta, voit kohdistaa sekä projektiin liittyvät kulut että tulot samalle kustannuspaikalle.
Näet helpommin:
Holvissa voit liittää kustannuspaikat suoraan korttitapahtumiin, joten tiedot siirtyvät kirjanpitoon automaattisesti ilman erillistä selvittelyä.
Tilikartta ja kustannuspaikat ratkaisevat eri ongelmia:
Tilikartta = mitä tapahtui?
→ esimerkiksi ohjelmistohankinta
Kustannuspaikka = kenelle tapahtuma kuuluu?
→ esimerkiksi markkinointitiimi
Yhdessä tilikartta ja kustannuspaikka antavat selkeän kuvan siitä, miten yrityksen rahat liikkuvat.
Esimerkiksi Holvissa näet yhdellä silmäyksellä, että markkinointi käytti edelliskuussa 3 000 € ohjelmistoihin, myynti 1 500 € matkakuluihin. Näin tiedot oikeasti hyödyttävät yrityksen päätöksentekoa.
Kirjanpitäjä saa tiedot valmiiksi jäsenneltynä sen sijaan, että hänen pitäisi käydä pitkä lista manuaalisesti läpi. Kirjanpidon tekeminen nopeutuu, mikä näkyy myös kirjanpitäjän laskutettavissa tunneissa.
Kustannuspaikkojen ja kategorioiden käyttöönotto Holvissa ei vaadi erillistä ohjelmistoa tai teknistä osaamista. Käyttöönotto vie vain muutaman minuutin.
Kirjaudu sisään: Kirjaudu Holvi-tilillesi ja napsauta vasemmalla olevaa ”Kirjanpito”-painiketta. Valitse sitten ”Kustannuspaikat”. Täällä näkyvät kunkin kustannuspaikan tilitaseet (tulot ja menot).
Siirry kategorioiden hallintaan: Napsauta vasemmalla ”KIRJANPITO” ja valitse sitten ”Kategorioiden hallinta”.
Lisää kategoria: Napsauta ”LISÄÄ UUSI”.
Täytä kategorian tiedot: Voit täyttää seuraavat tiedot:
Luo kategoria painikkeesta ”LISÄÄ” ja se on heti käytössäsi.
Klikkaa tilillä haluamaasi tapahtumaa ja valitse kohdassa ”Maksutiedot” haluamasi "Luokka" (tilikartta) ja "Kustannuspaikka".
Voit viedä kaikki tietosi helposti kirjanpito-ohjelmistoosi: myös kustannuspaikat ja tilikartan. Napsauta vasemmalla ”Raportit”-painiketta, selaa alaspäin osioon ”Vientitiedostot” ja lataa kirjanpito-ohjelmaasi yhteensopiva valmis vientitiedosto.
Alla näet kolme esimerkkiä tyypillisimmistä tilanteista liittyen tiimien ja projektien kulujen hallintaan, ja kuinka voit helposti ratkaista ne Holvissa.
Luo Holvissa kustannuspaikat jokaiselle tiimille, ja jaottele tapahtumat eri tiimeille. Kuun lopussa näet jokaisen tiimin ostot yhdellä silmäyksellä.
Esimerkiksi, kuinka markkinointi on käyttänyt 3 000 € ja myynti puolestaan 1 500 €.
Voit käyttää kustannuspaikkoja projektikoodeina. Merkitse Holvissa jokainen kulu ja tulo oikealle projektille.
Näet heti, mikä projekti pysyy budjetissa.
Aseta tilikarttasi Holvissa vastaamaan kirjanpito-ohjelmistoa. Lisää myös kustannuspaikat.
Holvin vienti sisältää kategorian, ALV-tiedot ja kustannuspaikan. Tiedosto on yhteensopiva esimerkiksi Netvisorin kanssa, joten kuun lopun rutiini lyhenee. Sinulla on valmiina yksi tiedosto, etkä tarvitse ylimääräisiä taulukoita kirjanpitäjälle.
Vinkki: Jos et käytä joitain kategorioita enää, voit aina arkistoida ne.
Kustannuspaikat ja tilikartta löytyvät nyt suoraan Holvista – ilman erillisiä työkaluja tai Excel-taulukoita.
Saat selkeämmän näkymän siihen:
Ja kirjanpitäjälläsi on vähemmän kysyttävää kuun lopussa.
Kustannuspaikat ja tilikartta ovat käytettävissä kaikissa Holvin paketeissa.
👉 Tarkemmat käyttöönotto-ohjeet löydät Help Centeristä.