Schreibst du gerade deine erste Rechnung und bist etwas ratlos, was du dabei beachten musst? Du bist nicht nicht allein – gerade am Anfang ihrer Selbstständigkeit stellen sich viele diese Frage. In diesem Artikel erklären wir dir, wie du eine Rechnung richtig und ordnungsgemäß schreibst.
Wie man eine Rechnung schreibt – der Überblick
- Wann musst du eine Rechnung schreiben?
- Musst du auch Rechnungen an Privatpersonen schreiben?
- Die Pflichtangaben auf der Rechnung
- Die Rechnungsnummer
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID?
- Kleinbetragsrechnungen – was sind die Unterschiede?
- Rechnungen bei Kleinunternehmer*innen
- Rechnungen an Bundesbehörden – nur noch als E-Rechnung
- Rechnungsvorlage downloaden, Rechnungsprogramm oder Rechnungen online schreiben?
Wann musst du eine Rechnung schreiben?
Kurz gesagt: Wenn du eine Leistung oder ein Produkt an ein Unternehmen oder eine juristische Person verkaufst, musst du dafür eine Rechnung schreiben. Die Frist zur Rechnungsstelllung beträgt 6 Monate.
Musst du auch Rechnungen an Privatpersonen schreiben?
Ist dein Kunde eine Privatpersonen, bist du nicht zur Rechnungsstellung verpflichtet – zur Dokumentation der eigenen Einnahmen und Ausgaben für das Finanzamt ist das aber sinnvoll. Außerdem erleichtert es dir die vorbereitende Buchhaltung. Und sollte es sich um Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück handeln, bist du wiederum zu einer Rechnung verpflichtet.
Die Pflichtangaben auf der Rechnung
Bist du selbstständig oder Kleinunternehmer, musst du beim Schreiben der Rechnung an deine Kunden auf ein paar Details achten. Diese Pflichtangaben gehören auf eine Rechnung:
- Vollständiger Name deines Unternehmens und ggf. die Rechtsform
- Anschrift des Unternehmens
- Vollständiger Name und Adresse des Empfängers
- Deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Steuernummer
- Das Rechnungsdatum
- Die Rechnungsnummer
- Menge und Art der Ware oder Umfang und Art der Dienstleistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Dienstleistung
- Entgelt der Lieferung oder Leistung (netto)
- Die anfallende Umsatzsteuer als Betrag
- Der Umsatzsteuersatz (z. B. 7 % oder 19 %, oder die gesenkte Mehrwertsteuer bei Leistungen aus dem Jahr 2020) oder ein Hinweis auf Steuerbefreiung.
- Bei Gutschriften muss der Hinweis „Gutschrift“ vorhanden sein
- Rabatte, Skonti oder Boni müssen ebenfalls vermerkt werden
Neben diesen Angaben, die unbedingt genannt werden müssen, solltest du in deinem eigenen Interesse auch noch das Zahlungsziel, also die Frist zur Zahlung, und deine Kontodaten angeben. Das Zahlungsziel solltest du ruhig so genau wie möglich stellen und nicht mit Angaben wie „binnen 30 Tage‟ versehen.
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Die Rechnungsnummer
Hierbei handelt es sich zum Beispiel um eine fortlaufende Nummer, deren Reihenfolge für das Finanzamt nachvollziehbar sein muss. Diese Nummer darf nur einmal vergeben werden und kann aus Ziffern und Buchstaben bestehen, zum Beispiel 2018-001.
Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID?
Die Steuernummer dient dazu, die Rechnungen einem Rechnungssteller zuzuordnen. Als umsatzsteuerpflichtiger Selbstständiger hast du aber zwei Steuernummern: deine private Steuernummer und deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (Ust.-IdNr.). Aus datenschutzrechtlichen Gründen ist es möglich, statt der Steuernummer die Ust.-IdNr. anzugeben. Eine der beiden Nummern musst du allerdings auf jeden Fall auf der Rechnung verwenden, weil diese sonst nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Deine Umsatzsteuer-Id. besteht aus 9 Ziffern mit dem Länderkürzel vorweg, für Deutschland DE.
Kleinbetragsrechnungen – was sind die Unterschiede?
Bei Beträgen bis zu 250 € handelt es sich um Kleinbetragsrechnungen. Für diese sind die Pflichtangaben ein wenig vereinfacht. Du benötigst:
- Vollständiger Name und Anschrift des Unternehmens
- Datum der Ausstellung
- Name und Menge/Umfang der Leistung bzw. Ware
- Brutto-Entgelt der Leistung (inkl. anfallender Steuer)
- Anzuwendender Umsatzsteuersatz bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung
Was sich allerdings nicht unterscheidet, ist die Aufbewahrungspflicht – die ist bei beiden Rechnungstypen gleich, nämlich 10 Jahre.
Rechnungen bei Kleinunternehmer*innen
Wenn du von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machst, musst du keine Umsatzsteuer ausweisen. Kleinunternehmer ist der, dessen Umsatz im Gründungsjahr weniger als 22.000 € beträgt und im Folgejahr bei unter 50.000 € liegt. Was muss auf einer Kleinunternehmer-Rechnung stehen?
- Vollständiger Name und Anschrift des Unternehmens
- Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Datum der Ausstellung
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Name und Menge der Ware bzw. Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung bzw. Dienstleistung
- Entgelt
- Im Voraus festgelegte Minderungen des Entgelt
Du musst nicht zwangsweise darauf hinweisen, dass du die Kleinunternehmerregelung anwendest. Der Hinweis „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ reicht.
Rechnungen an Bundesbehörden – nur noch als E-Rechnung
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Rechnungsvorlage downloaden, Rechnungsprogramm oder Rechnungen online schreiben?
Wie du siehst, ist es gar nicht so einfach, alle Pflichtangaben beim Rechnungen schreiben im Kopf zu behalten.
- Mit unserer Rechnungsvorlage kannst du dir das Rechnungen schreiben etwas vereinfachen. Eine Rechnung mit Word oder Excel zu erstellen kostet allerdings Zeit.
- Rechnungsprogramme sind die komfortablere Variante: Rechnungen kannst du über so über eine komfortable Weboberfläche erstellen. Das Geschäftskonto von Holvi beinhaltet ein solches Rechnungstool. Du kannst mit wenigen Klicks rechtskonforme Rechnungen als PDF erstellen und versenden.
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