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So einfach schreibst du korrekte Rechnungen

Buchhaltung · 02.03.17 11:52 · Mike Morlock

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Freelancer haben es nicht leicht. Die hiesige Bürokratie verlangt ihnen schon vor dem Beginn ihrer Karriere einiges ab, um den Traum der Selbstständigkeit in die Realität umsetzen zu können. Nachdem nun erste Kunden akquiriert wurden, geht es auch schon weiter mit dem zwanghaften deutschen Ordnungsdrang. Dann gilt es u. a. inhaltlich und formal korrekte Rechnungen zu erstellen. Hier erfährst du nun, auf was es zu achten gilt und wie dir Holvi hierbei einen Haufen Arbeit ersparen kann.

So will es das Gesetz

Gerade zu Beginn der Tätigkeit kann es durchaus passieren, dass Unklarheit darüber besteht, was denn eigentlich in eine ordentliche Rechnung alles rein muss. Der Gesetzgeber will laut § 14 und § 14a UStG seit dem 01.01.2004 Angaben über folgende Informationen erhalten:

  • Name und Anschrift des Rechnungsstellers und des Leistungsempfängers
  • Rechnungsnummer (fortlaufend)
  • Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Genaue Bezeichnung der Dienstleistung und Leistungsdatum
  • Honorar (pro Stunde) netto
  • Die darauf entfallenden Steuerbeträge
  • Zahlungsziel und Konto
  • Datum der Rechnungsstellung und evtl. Unterschrift

Vor dem Hintergrund, dass der Gesetzgeber mittlerweile mehr als ein Dutzend Angaben verlangt, kann einem ohne die nötige technische Hilfe schon mal die Decke auf den Kopf fallen. Werden diese Bestimmungen nämlich nicht beachtet, könnte u. a. der Vorsteuerabzug oder die gesamte Rechnung als Betriebsausgabe vom Finanzamt nicht anerkannt werden. Vorsicht, in diesem Fall drohen Steuernachzahlungen für die bereits verrechnete Vorsteuer!

Die Rechnungsnummer

Selbstständige sind in der Pflicht, Rechnungen mit einer fortlaufenden Nummer zu versehen. Wichtig hierbei ist, dass die Reihenfolge der Rechnungen vom Finanzamt nachvollzogen werden kann. Am gängigsten ist hierbei die Methode, wonach die erste Rechnung des Jahres 2017 mit der Rechnungsnummer 001-2017 versehen wird, die Zweite mit 002-2017 usw…

Bezeichnung der Dienstleistung bzw. die erbrachte Leistung

Natürlich muss auch die erbrachte Leistung näher beschrieben werden. Warenlieferungen müssen in Menge und Art, d. h. in handelsüblicher Bezeichnung, in der Rechnung beschrieben werden. Für Dienstleistungen gilt, dass diese in Art und Umfang definiert werden müssen. Die Beschreibung muss dabei so gewählt werden, dass die Leistung eindeutig zugeordnet werden kann.

Leistungsdatum

Bei einer Dienstleistung ist das Leistungsdatum das Datum, zu dem die Leistung vollendet wurde. Sollte sich die Dienstleistung über einen längeren Zeitraum erstreckt haben, reicht es, wenn der gesamte Leistungszeitraum genannt wird.

Dies ist auch dann notwendig, wenn Rechnungs- und Leistungserbringungsdatum identisch sind.

Das Zahlungsziel

Hier generell bitte immer beachten: So konkret wie möglich!

Am besten vermeidest du Angaben wie „binnen 14 Tagen“ und ersetzt sie mit einer genauen Angabe des Zahlungsdatums, um eventuelle Unklarheiten und Zahlungsausfälle zu vermeiden.

Die darauf entfallenden Steuerbeträge

Die Rechnung muss außerdem klar aufzeigen, zu welchem Steuersatz (19 % oder 7 %) du die Leistung erbracht hast. Des Weiteren ist es wichtig, dass du zwischen Netto- und Bruttobetrag unterscheidest und dass der zu zahlende Gesamtbetrag eindeutig zu erkennen ist.

Solltest du von der Kleinunternehmerregelung gebrauch machen, weise bitte darauf hin, dass es sich um eine steuerfreie Leistung handelt. 

Rechnungserstellung mit Holvi

Das Holvi-Geschäftskonto besitzt mit dem integrierten Rechnungserstellungs-Tool zum Glück ein leistungsstarkes Werkzeug, um euch die hier beschriebenen Probleme so gut es geht vom Hals zu halten. Sofern ihr alle erforderlichen Informationen über einen Kunden parat habt, speichert Holvi diese automatisch ab und fügt sie für euch in die Rechnung ein. Das heißt im Klartext, der Kunde ist mit allen relevanten Informationen im CRM-System von Holvi gespeichert und kann für zukünftige Rechnungen einfach ausgewählt werden.

Sobald dann eine Rechnung bezahlt wurde, bekommst direkt eine Benachrichtigung auf dein Smartphone. Sollte die Zahlung trotz angegebenem Zahlungsziel nicht getätigt worden sein, wird dies ebenfalls direkt in deinem Konto ersichtlich. Selbstverständlich können Rechnungen auch direkt über die Smartphone-App erstellt und verschickt werden, alles mit nur wenigen Klicks und komplett papierlos.

Du möchtest das Holvi-Geschäftskonto nun mit allen Zusatzfunktionen wie dem Rechnungserstellungs-Tool, der automatisierten Buchhaltung und dem mobilen Banking testen? Schau dir am besten hier unsere weiteren Vorteile an und teste unverbindlich und kostenlos!

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