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Der Guide zur Umsatzsteuer-Voranmeldung mit Elster-Online

Steuern · 01.09.16, 13:16 · Mike Morlock

In Deutschland ist, bis auf wenige Ausnahmen, jeder gewerbliche oder freiberufliche Unternehmer zur Umsatzsteuer verpflichtet. Das Umsatzsteuergesetz (§18 UStG) schreibt Unternehmern außerdem die Abgabe einer Umsatzsteuer-Voranmeldung vor, welche online über das Elster-Portal erfolgen muss. Wir wollen euch die einzelnen Schritte bis dahin etwas genauer erklären und euch zeigen, wie Holvi euch einen Haufen Arbeit abnehmen kann.

 

Wer ist überhaupt umsatzsteuerpflichtig und was bedeutet sie?

Grundsätzlich ist jeder Unternehmer USt-pflichtig, sofern er jährlich mindestens 17.500 € an Umsatz generiert und nicht von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch macht.

Das Finanzamt hat sich allerdings dazu entschlossen, dies in Teilzahlungen abzuwickeln, welche durch die fristgerechte Umsatzsteuer-Voranmeldung festgelegt und elektronisch übermittelt werden. Durch die monatlichen oder quartalsweisen Zahlungen wird somit sichergestellt, dass jedes Unternehmen regelmäßig Umsatzsteuer bezahlt. Für euch hat es den Vorteil, dass der teilweise recht große Umsatzsteuer-Betrag nicht auf einmal fällig wird, wodurch ein böses Erwachen am Ende des Jahres quasi unmöglich wird.

 

Der Weg zur Umsatzsteuer-Voranmeldung mit Elster

Wie oft muss ich die Voranmeldung abgeben?

Nach welchen Intervallen ihr die Voranmeldung vornehmen müsst, legt das Finanzamt nach eurer Umsatzsteuerzahllast (Umsatzsteuer minus bereits gezahlte Vorsteuer) aus dem vorangegangenen Jahr fest. Beträgt diese mehr als 7.500 €, wird sie monatlich fällig. Liegt die Zahlung aus dem Vorjahr allerdings zwischen 1.001 und unter 7.500 €, reicht die quartalsweise Voranmeldung. Unter 1.001 € genügt die USt-Jahreserklärung.

Bei neugegründeten Unternehmen gilt die Ausnahme, dass diese ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung in den ersten zwei Geschäftsjahren monatlich abgeben müssen, unabhängig von der Höhe ihrer vorangegangenen Steuerschulden.

Woher bekomme ich die relevanten Zahlen?

Natürlich ist es unerlässlich, eine lückenlose Buchhaltung zu führen. Wie ihr das macht, bleibt euch überlassen. Wir von Holvi können euch nur mit auf den Weg geben, dass wir es besser können als ihr. Unser, in die Buchhaltung integriertes, Umsatzsteuer-Konto vergisst nämlich nichts. Es rechnet bei jeder eingehenden und ausgehenden (umsatzsteuerpflichtigen) Transaktion mit und zeigt euch jeweils in Echtzeit an, wie viel ihr dem Finanzamt noch schuldet (oder es euch). Diese Daten können bei der Voranmeldung über Elster dann einfach übernommen werden, wodurch ihr euch sehr viel Zeit sparen könnt.

Die Registrierung bei Elster-Online

Das Online-Portal Elster steht für Elektronische Steuererklärung. Es ist generell für alle Steuerzahler gedacht, um einen möglichst reibungslosen Prozess zur Anmeldung aller Steuern gewährleisten zu können.

Zunächst solltet ihr euch vor der Anmeldung eure Steuernummer oder Identifikationsnummer eurer Organisation (findet ihr oben links auf eurem letzten Einkommenssteuerbescheid) und eine E-Mail-Adresse zulegen. Wenn ihr diese Informationen vorliegen habt, kann es auch schon losgehen.

Zu Beginn der Registrierung auf elsteronline.de müsst ihr euch zunächst ein Elster-Zertifikat aussuchen, welches quasi als digitale Unterschrift dient und die Authentizität eurer Steuerdaten gewährleistet. Grundsätzlich unterscheiden sich die drei Verfahren nach den Kosten und ihrer Komplexität. Was ihr hier auswählt, bleibt euch überlassen, wer es allerdings kostenlos und einfach mag, ist mit dem ELSTERBasis-Paket schon ganz gut bedient. Es deckt eigentlich alle Basisfunktionen des Portals ab und bietet zudem eine hohe Sicherheit.

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Nachdem ihr euch nun für eines der Sicherheitsverfahren entschieden habt, empfehlen wir euch, den optionalen Schritt zur Prüfung der Systemvoraussetzungen. Dauert keine 10 Sekunden und sollte im Normalfall auch positiv ausfallen, but safety first!

Anschließend werdet ihr zur Angabe eurer Daten aufgefordert. Diese Informationen sind unabdingbar und mit größter Sorgfalt einzugeben. Achtung, Steuernummer bereithalten!

Nachdem ihr alle relevanten Informationen eingegeben und bestätigt habt, wird eine Bestätigungs-Mail verschickt, in der ihr dann einen Link für eure persönliche Aktivierungs-ID findet. Es wird außerdem noch eine zweite E-Mail versendet, mit der ihr eure E-Mail-Adresse bestätigen müsst, was ihr direkt tun könnt. Außerdem erreicht euch aus Sicherheitsgründen wenige Tage danach ein Brief mit den Aktivierungsdaten. Ihr könnt die Registrierung erst abschließen, nachdem ihr diesen erhalten habt (solltet ihr in Besitz des neuen elektronischen Personalausweises sein, entfällt die postalische Zusendung).

Im nächsten Schritt öffnet ihr dann einfach die E-Mail mit der Aktivierungs-ID und klickt auf den Link. Hier dann alle offenen Felder ausfüllen und eine sichere Zertifikats-Pin ausdenken. Nachdem ihr auf „weiter“ geklickt habt, wird automatisch eine pfx-Datei erstellt. Diese bitte unbedingt auf eurem Computer speichern.

Nun seid ihr startklar für die erste Anmeldung. Hierfür braucht ihr lediglich die von euch ausgedachte Zertifikats-Pin und die Datei auf eurem Rechner.

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Nachdem ihr nun die Datei ausgewählt habt und euch hoffentlich noch an eure Pin erinnern könnt, werdet ihr zur erneuten Überprüfung eurer Benutzerdaten aufgefordert. Nach einem letzten Klick auf „Übernehmen“ seid ihr dann endlich startklar für die erste Nutzung von Elster und könnt somit eure erste Umsatzsteuer-Voranmeldung einreichen.

Kleiner Tipp am Rande:

Die Pin und das elektronische Zertifikat, also die pfx-Datei, unbedingt an einem sicheren Ort aufbewahren. Am besten auf einem USB-Stick speichern. Im Verlustfall kann diese nämlich nicht wiederhergestellt werden und ihr müsst von vorne beginnen.


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